Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn (biểu số 2-1) của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kế hoạch vật tư, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý của hoá đơn, kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2-2) (2 bản), nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó. Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách thì sẽ lập biên bản để bộ phận cung ứng làm thủ tục khiếu nại với bên bán. Tuy nhiên trường hợp này ít khi xẩy ra. Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho (Biểu số 2-3). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2
liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Kế toán xác nhận các khoản này là hợp lí, hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật vào phần mềm kế toán. Thủ kho sau khi lập phiếu nhập kho lưu vào thẻ kho thì sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này lên phòng kề toán để kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa.
Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL.
Ví dụ 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0043512 ngày 7 tháng 12 năm 2010, Công ty mua vật tư của công ty TNHH Việt An.
Phòng kế hoạch vật tư Hội đồng kiểm nghiệm Bộ phận cung ứng vật tư Phòng kế hoạch vật tư Kế toán NVL, kế toán công nợ Thủ kho Kế hoạch sản xuất Hoá đơn mua hàng Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Nhập NVL và ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản
Biểu số 2-1: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG LL/2010B
Liên 2: (Giao cho khách hàng) 0043512
Ngày 07 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt An.
Địa chỉ : 26/B22 Nam Thành Công-Hà Nội.
Điện thoại : 043.8347122 MST: 0100774751-1
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đăng Trình.
Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Thái Bình Dương.
Địa chỉ: Số 1ngõ 281/6 Tương Mai- Hoàng Mai- Hà Nội.
Số TK: 1482101200800469
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST:0101575043
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Xi măng Kg 10,000.00 916,39 9,163,900
2 Thép phi 6 +phi 8 Kg 450.00 11,173.56 5,028,102
3 Thép phi 10 +phi 12 Kg 400.00 11,245.20 4,498,080
Cộng tiền hàng : 18,690,082
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1,869,008
Tổng cộng tiền thanh toán 20,559,090
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu năm trăm năm chín nghìn không trăm chín mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số: 05-VT
Ngày 07 tháng 12 năm 2010 Số: 12
Đơn vị bán: Công ty TNHH Tân Thành. Hoá đơn số: 0043512.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Đỗ Tuấn Anh- chức vụ cán bộ vật tư ( Trưởng ban). 2. Bà: Nguyễn Mai Lan- thủ kho (Uỷ viên).
3. Bà: Trần Lệ Quyên- kế toán vật tư (Uỷ viên).
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Lan, số liệu cụ thể như sau:
STT Mã vật tư
Tên sản phẩm ĐVT SL theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách phẩm chất SLkhông đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 E 1 152_XM Xi măng Kg 10,000.00 10,000.00 2 152_T1 Thép phi 6 +phi 8 Kg 450.00 450.00 3 152_T2 Thép phi 10 +phi 12 Kg 400.00 400.00
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi kiểm tra hàng đạt yêu cầu nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu:
Biểu số 2-3: Phiếu nhập kho.
Số 1ngõ 281/6 Tương Mai- Hoàng Mai- Hà Nội. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: NKC33
Ngày 7 tháng 12 năm 2010. Nợ: 152
Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Đăng Trình.
Địa chỉ (bộ phận): Công ty TNHH xây dựng Thái Bình Dương. Lý do nhập: Mua vật tư thi công CT đường Thành Nam.
Nhập tại kho: Kho tại công trình đường Thành Nam.
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Theo nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng 152_XM kg 10,000.00 916,39 9,163,900 2 Thép phi 6 + 8 152_T1 kg 450.00 11,173.56 5,028,102 3 Thép phi 10 + 12 152_T2 kg 400.00 11,245.20 4,498,080 Tổng cộng tiền hàng 18,690,082
Bằng chữ: Mười tám triệu sáu trăm chín mươi nghìn không trăm tám hai đồng chẵn.
Ngày 7 tháng 12 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Trường hợp 2: Đối với NVL tự chế, NVL thừa nhập lại kho hoặc phế liệu thu hồi.
Các bộ phận đang giữ vật liệu trước khi nhập kho phải lập Phiếu nhập kho thành 3 bản, người chịu trách nhiệm kí vào và mang vật liệu và Phiếu nhập kho đến nhập kho, thủ kho kiểm nhận xong kí vào cả 3 bản: 1 bản giao
cho người nộp, 1 bản chuyển về bộ phận cung ứng và 1 bản là căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Thủ kho sẽ sắp xếp vật tư vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lí cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn.
Trường hợp 3: Đối với NVL thuê ngoài chế biến nhập kho.
Căn cứ vào phiếu giao hàng gia công bộ phận cung ứng cũng lập 3 bản Phiếu nhập kho và xử lí tương tự như vật liệu tự chế.
Trường hợp 4: Nhập kho NVL nhận cấp phát, điều chuyển nội bộ.
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển NVL nội bộ của giám đốc, bộ phận cung ứng phải lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 2 bản. Người di chuyển mang 2 bản đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và kí nhận song giữ lại 1 bản để giao cho kế toán vật liệu, 1 bản đưa cho người di chuyển mang đến nhập kho, thủ tục nhập hàng và kí nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập giảm kho xuất.