Từ đặc điểm hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty, hình thức sổ mà Công ty sử dụng cho công tác hạch toán kế toán là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này hệ thống sổ bao gồm:
Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Các sổ Nhật ký chuyên dùng, Sổ Cái các tài khoản...
Sổ chi tiết: Sổ kế toán nguyên vật liệu, Sổ kế toán thành phẩm...
Công ty áp dung phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING nên việc ghi sổ kế toán trong chương trình được thực hiện từ chi tiết đến tổng hợp. Các chứng từ được nhập dữ liệu một lần chi tiết nhất để lưu vào dữ liệu kế toán là cở sở để ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp.
Sơ đồ 2.5: Trình tư ghi sổ theo hình thức NKC có áp dụng phần mềm 2.1.4.3 . Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
Phần mềm kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng là phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING do Công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kế toán FAST cung cấp. Phần mềm kế toán này với những đặc tính nổi bật được xây dựng theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
Phần mềm kế toán Fast Accounting cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán (tổng hợp và chi tiết) theo hình thức ghi chép mà kế toán sử dụng như: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung… Ngoài ra phần mềm còn cung cấp một loạt các Báo cáo theo yêu cầu của khách hàng như các Báo cáo thống kê, Báo cáo nhanh, Báo cáo bù trừ công nợ giữa đối tượng…
Fast Accounting được thiết kế để có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng mỗi khi có sự thay đổi về quy mô, cách thức quản lý, mô hình kinh doanh, cách hạch toán hay khi khách hàng có những yêu cầu mới. Phần mềm còn tự động xử lý các chứng từ trùng trong quá trình nhập liệu, tự động phân bổ, kết chuyển… một cách chi tiết theo thực tế của Công ty giúp cho việc tổng hợp dữ liệu thuận lợi hơn.
Phần mềm kế toán Fast Accounting được phân thành các nghiệp vụ kế toán riêng biệt, quản lý từ chi tiết đến tổng hợp cho các đơn vị cấp dưới. Đặc biệt là các báo cáo quản trị lùi cho phép truy tìm thông tin, dữ liệu trực tiếp trên các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tới các báo cáo tổng hợp và thậm chí tới các chứng từ ban đầu cấu
Chứng từ gốc,dữ liệu Nhập chứng từ, dữ liệu vào máy Xử lý của phần mềm kế toán trên máy vi tính - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết - Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị - Báo cáo khác
thành nên các báo cáo đó tạo điều kiện cho văn phòng Công ty trong việc quản lý các đơn vị, phòng ban cũng như các dự án.
Hơn thế nữa phần mềm kế toán Fast Accounting được bảo mật chi tiết tới tận các chứng từ, các loại báo cáo, từng danh mục cũng như từng bộ phận, phân quyền cho từng người sử dụng, các số liệu đều được mã hoá và bảo mật để loại trừ khả năng bị lộ số liệu. Fast Accounting còn được thiết kế để người sử dụng có thể xem hoặc in được những dữ liệu đã khoá sổ nhưng không sửa được các dữ liệu.
Phần mềm kế toán Fast Accounting làm việc trong môi trường Mircosoft Windows 95, Microsoft Windows 98, Microsoft Windows NT và hoạt động trên môi trường mạng Windows NT, Novell, Work group.
Ngoài công tác kế toán Fast Accounting còn trợ giúp quản lý tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh vào từng thời điểm hoặc bất cứ lúc nào nhằm đáp ứng yêu cầu về cung cấp thông tin cho lãnh đạo cho điều hành sản xuất kinh doanh. Và ngoài các sổ sách kế toán theo đúng chế độ kế toán phần mềm Fast Accounting còn cung cấp nhiều báo cáo về quản trị và phân tích, đáp ứng được các giải pháp toàn diện trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp.
Hiện tại, phòng Kế toán – Thống kê – Tài chính của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn đã và đang ứng dụng phiên bản Fast Accounting 2006 vào phục vụ cho công tác kế toán của mình. Fast Accounting gồm có các phân hệ:
1. Hệ thống.
2. Kế toán tổng hợp.
3. Kế toán công nợ phải thu. 4. Kế toán công nợ phải trả.
5. Kế toán vốn bằng tiền: Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. 6. Kế toán bán hàng.
7. Kế toán hàng tồn kho.
8. Kế toán chi phí và tính giá thành. 9. Kế toán Tài sản cố định.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán, Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.6: Trình tự kế toán trên máy vi tính
Trước khi sử dụng phần mềm để tiến hành hạch toán kế toán ta phải khai báo các tham số hệ thống và hệ thống các danh mục cho phần mềm. Trong quá trình sử dụng kế toán vẫn có thể khai báo lại cho phù hợp với phần hành kế toán đang thực hiện, phù hợp với chế độ, chính sách của Nhà nước.