(Theo quy định, NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT)
+ Chứng từ sử dụng: Ngoài những chứng từ như trong trường họp trên, kế toán sử dụng thêm Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn, Phiếu đề nghị nhập kho...
+ Thủ tục tiến hành:
Thủ kho yêu cầu cán bộ vật tư lập phiếu đề nghị nhập kho, ghi rõ họ tên và đơn vị mua, ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền.
Nếu cán bộ vật tư không lập “Phiếu đề nghị nhập kho”, thủ kho không cho phép vật tư đó vào kho.
PHIẾU NHẬP KHO , Mấu số: 01-ỵr
, 7 7 , O I V Theo QĐ số: 1141/TCỈQĐ/CĐKT
Ngày 18 tháng 06 năm 2007 Ngày 01-11-1995 của BTC
Sô : 63
NỢ: 1331:2087213 1521:41744278 CÓ: 331:43831491
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thi Chuyên
Theo: Hoá đơn hàng số 0069377 ngày 12 tháng 06 năm 2007 của: Cty TNHH XNK và đầu tư xây dựng
Nhập tại kho: Đội - Nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Đơn vị: Cty CPXD số 9
Đội XDCT số 3
SỐ
TT cách, phẩm chất vật tưTên nhãn hiệu, quy (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số Đơnvi
tính
Số lượng Đơn giá Thành
tiền. Theo chứng từ Thực nhập A B c D 1 2 3 4 1. Thép 4> 8 Kg 358 8857 3170806 2. Thép 4> 22 Kg 2127 9143 19447161 3 Thép 4> 10 Kg 1083 10190.5 11036311 4. Thép (|) 20 Kg 809 10000 8090000 CỘNG TIÊN HÀNG: ...41744278 THUẾ SUẤT THUẾ GTGT: 5% TlÌỀN THUẾ GTGT:
...
2087213TỔNG CỘNG TIỀN THANH TOÁN: ...43831491 TỔNG CỘNG TIỀN THANH TOÁN: ...43831491
SỐ tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
CH số 11 - BI - ĐH KĨQD Chuyên Photocopy - Đánh mây - In Luận văn, Tiểu ìuận S: 6.280.688
CH số 11 - BI - ĐH KĨQD Chuyên Photocopy - Đánh mây - In Luận văn, Tiểu ìuận S: 6.280.688
Như vậy, khi hàng đã nhập kho, thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán.
Ngoài trường hợp mua bằng hình thức trả chậm hoặc trả ngay bằng tiền, NVL thường được mua bằng phương thức tạm ứng. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty hoặc tại các tổ đội, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường dùng cho nhiều lần mua hàng. Khi NVL về, người mua phải viết giấy “Giấy đề nghị thanh toán”, sau đó kế toán thanh toán tại các tổ đội sẽ lập “Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng” đính kèm theo Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (trường hợp giá trị hàng hoá lớn hơn 10 triệu đồng) sau đó nộp lên phòng kế toán.
Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, số lần mua vật liệu.. .kế toán vật tư tại công ty sẽ trừ dần vào số tiền tạm ứng cho tổ đội đó. Khi hết số tiền tạm ứng, mỗi tổ đội sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư sang tháng mới.
Ví dụ 5: Mua vật liệu với giá có thuế GTGT 5% là 78.393.000 đ, nhập kho với số phiếu nhập kho số 23 ngày 24/05/2007, người mua viết giấy đề nghị thanh toán, kế toán tại tổ lập giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng và chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ kiểm tra chứng từ và tiến hành định khoản nghiệp vụ như sau:
NợTK 152 : 74.660.000
Nợ TK 1331: 3.733.000
Có TK 141:78.393.000
Dưối đây là mẫu giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng do kế toán tại các tổ đội lập:
CÔNG TY CP XÂY DỤNG số 9 Số :...14
ĐỘI XÂY DỤNG SỐ 3 Ngày 30/ 06/ 2007
GIẤY HOÀN CHỨNG TỪ THANH TOÁN, TẠM ÚNG.
Họ và tên người TT/TƯ: Trần Tuấn Ninh...NợTK: 1331 3733000
Địa chỉ : cr Nhà Hát ca múa nhạc VN...NợTK... 152....74660000
Nội dung TT/TƯ:Hoàn chứng từ mua máng, cáp,
Nắp, nối máng, tháng cáp, nối thang cáp...Có TK:...3311 ...78393000