- Trỡnh ký là một khõu nghiệp vụ thuộc cụng tỏc văn thư Vănbản sau kh
SỔ ĐĂNG Kí CễNG VĂN Đ
UBND QUẬN TÂY HỒ
- Loại khụng được búc bỡ là những văn bản gửi đớch danh, gửi cac phũng ban chuyờn mụn.
Cỏch búc bỡ: dồn văn bản về phớa tỏc tỏc giả rồi dựng kộo cắt ở mộp ngoài. Đối với những văn bản cú dấu “Khẩn” thỡ ưu tiờn boc trước và trỡnh Chủ tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thỡ đối chiếu số, ký hiệu và t ỏc giả của văn bản với thụng tin ghi trờn bỡ xem cú chớnh xỏc khụng.
∗ Đúng dấu đến, ghi số và ngày thỏng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khõu nghiệp vụ tiếp theo của cỏn bộ văn thư là đúng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đúng dấu đến của UBND quận.
Cỏch đúng dấu đến:-
Đúng dấu đến vào khoảng trống phớa dưới phần số và ký hiệu đối với những văn bản cú tờn loại, đối với những văn bản khụng cú tờn loại thỡ đúng dưới phần trớch yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trớch yếu của cụng văn quỏ nhỏ thỡ dấu đến được đúng vào khoảng trống bờn phải dưới phần địa danh ngày thỏng văn bản.
Số đến và ngày thỏng đến ghi trờn dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Đỏnh số liờn tục bằng chữ số ả rập.
Mẫu dấu đến:
UBND QUẬN TÂY HỒ
CễNG VĂN ĐẾN Số:…….
Ngày:…/…/200…
+ Ưu điểm của đúng dấu đến: Dấu đến được đúng đỳng vị trớ, ngay ngắn và rừ ràng theo quy định. Hầu hết cỏc văn bản đến đều được đúng dấu, ghi số và ngày đến
đầy đủ. Giỳp thống kờ số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo dễ tỡnh theo số đến khi cần để giải quyết cụng việc cú liờn quan.
+ Nhược điểm: Việc đỏnh số và ghi ngày thỏng liờn tục lờn dấu đến cho tất cả cỏc văn bản đếnlàm khú khăn trong việc xỏc định tờn loại và tỏc giả văn bản, khú tỡm vănbản đến theo sổ đăng ký.
3.3.3. Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cỏn bộ văn thư ở đõy được thực hiện trờn mỏy tớnh theo phương phỏp mới. Tuy nhiờn, mẫu sổ và cỏch đăng ký bằng sổ trước đõy vẫn được ỏp dụng vào phần mềm.
Thụng thường cỏn bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối buổi, sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày.
Văn bản đến được đăng ký riờng theo 03 sổ khỏc nhau:
+ Sổ đăng ký cụng văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBND Thành phố, Chớnh phủ, cỏc Bộ, cỏc Sở, Ban, Ngành Thành phố.
+ Sổ đăng ký cụng văn đến Quận: gồm văn bản của cỏc cơ quan và cỏc phưồng trờn địa bàn quận.
+ Sổ đăng ký cụng văn đến Đơn vị khỏc: gồm những văn bản của cỏc cơ quan khỏc khụng thuộc địa bàn quận.
Mẫu bỡa sổ đăng ký văn bản đến: