- Trỡnh ký là một khõu nghiệp vụ thuộc cụng tỏc văn thư Vănbản sau kh
SỔ ĐĂNG Kí CễNG VĂN Đ
3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đến:
Hàng ngày UBND quận nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là cỏc văn bản hành chớnh, đơn thư, kiến nghị… do Chớnh phủ, UBND Thành phố, cỏc Bộ, cỏc Sở, Ban, Ngành Thành phố và cỏc phường trờn địa bàn và cỏc cỏ nhõn gửi đến.
Là một cơ quan cú chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi cụng việc về hành chớnh và Kinh tế- xó hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong cụng tỏc văn thư cú đảm bảo thỡ mọi cụng việc mới được hoàn thành nhanh chúng, chớnh xỏc, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phũng HDDND & UBND quận và ỏp dụng cơ chế “Một cửa” vào cụng tỏc văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND quận đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khõu nghiệp vụ đầu tiờn của cỏn bộ văn thư trong quy trỡnh tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phũng Văn thư, cỏn bộ Văn thư cú trỏch nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dự văn bản đú đến cơ quan bằng con đường nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem cú đỳng là gửi cho cơ quan mỡnh hay khụng. Nếu văn bản cú kốm theo phiếu gửi thỡ Văn thư ký và đúng dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đó gửi văn bản cho mỡnh để bỏo là cơ quan mỡnh đó nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm phỏp luật, văn bản hành chớnh từ cấp trờn gửi xuống. Văn thư cũn nhận được những văn bản khỏc nh: đơn thư, khiếu nại, tố cỏo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
3.3.2 Kiểm tra, phõn loại, búc bỡ và đúng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi cú đỳng địa chỉ khụng. Kiểm tra bỡ văn bản và những thụng tin trờn bỡ để đối chiếu với ngày gửi văn bản.
∗ Phõn loại văn bản : văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và loại khụng phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phũng UBND quận; - Loại khụng phải đăng ký: gồm sỏch bỏo, tạp chớ, thư riờng gửi cho lónh đạo hoặc cỏc phũng, ban, cỏ nhõn trong UBND quận.
∗ Búc bỡ văn bản : Việc búc bỡ cũng được chia làm 02 loại: loại khụng được búc bỡ và loại được búc bỡ.
- Loại được búc bỡ là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phũng