- Phũng TCQU, TCCQ;
3.5. Tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng con dấu của Văn phũng HĐND & UBND quận Tõy Hồ.
quận Tõy Hồ.
Dấu là thành phần thể thức khụng thể thiếu của một văn bản để đảm bảo tớnh hợp phỏp và chõn thực cho văn bản. Mờu dấu của UBND , Văn phũng HĐND & UBND quận được khắc theo đỳng quy định của Nhà nước. Dấu của cơ quan phải được bảo mật nờn việc quản lý và sử dụng con dấu phải thực hiện theo quy định của Nhà nước. Đú là giao trỏch nhiệm cho cỏn bộ Văn thư cất giữ và đúng lờn những văn bản giấy tờ.
Cỏn bộ Văn thư Văn phũng HĐND & UBND quận Tõy Hồ là người chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được Văn thư bảo quản và sử dụng theo quy định của Nhà nước bằng những văn bản sau:
- Nghị định số 62/ CP ngày 22/ 9/ 1993 của Chớnh phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Thụng tư số 32/ TT- LB của Bộ Nội vụ và Ban Tổ chức Cỏn bộ Chớnh phủ ngày 30/ 12/ 1993 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/ CP;
- Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chớnh phủ về quản lý và sử dụng con dấu
- Thụng tư số 07/ 2002/ TTLT- BCA- BTCCBCP ngày 06/ 5/ 2002 của Bộ Cụng an và Ban Tổ chức cỏn bộ Chớnh phủ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP;
- Nghị định 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chớnh phu về Cụng tỏc Văn thư.
Cỏn bộ Văn thư là người cất giữ và bảo quản con dấu chặt chẽ, cẩn thận. Dấu của UBND quận khỏ nhiều, gồm đầy đủ cỏc loại dấu: dấu Quốc huy, dấu Văn phũng, dấu chức danh, dấu tờn, dấu đến, dấu chỉ mức độ “ Mật”, “ Khẩn”…
Dấu được bảo quản trong tủ, đặc biệt là với những con dấu quan trọng chỉ cú Văn thư mới cú quyền cầm chớa khoỏ và vệ sinh con dấu do Chỏnh Văn phong chỉ đạo.
Văn thư là người trực tiếp đúng dấu lờn văn bản giấy tờ, khụng được đưa dấu ra khỏi UBND hoặc giao cho người khỏc giữ.
Dấu chỉ đúng lờn những văn bản đó cú chữ ký của người cú thẩm quyền, khụng đúng dấu khống, đúng lờn giấy trắng hoặc giấy tờ chưa hợp lệ.
Đúng dấu đỳng thẩm quyền:
- Đúng dấu Quốc huy cho những văn bản của UBND ban hành, những văn bản do Chủ tịch, Phú Chủ tịch ký;
- Đúng dấu Văn phũng cho những văn bản của Văn phũng do Chỏnh Văn phũng, Phú Văn phũng ký;
- Văn bản của cỏc đơn vị ban hành thỡ đúng dấu trũn của cỏc đơn vị đú;
- Cỏc loại dấu khỏc cũng được đúng theo quy định, dấu đúng ngay ngắn, đỳng chiều, đỳng mực, dấu trựm lờn 1/3 đến 1/4 chữ ký.
Nhỡn chung, tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tõy Hồ khỏ tốt. Thực hiện theo quy định chung của Nhà nước cũng nh quy chế của Văn phũng. Cỏn bộ Văn thư nắm rừ trỏch nhiệm của mỡnh trong cụng tỏc bảo quản và sử dụng con dấu. Vỡ vậy mà con dấu luụn được bảo mật, được vệ sinh sạch sẽ. Việc đúng dấu lờn văn bản luụn chớnh xỏc đảm bảo tớnh quyền lực của cơ quan.
Là một cơ quan lớn, văn bản đi và đến hàng ngày nhiều. Để giỳp cỏn bộ văn thư thực hiện đúng dấu nhanh chúng, đẹp và thuận tiện thỡ UBND quận trang bị hệ thống dấu xuống mực tự động cho cỏc loại dấu: chức danh của Chủ tịch, Phú Chủ tịch, Chỏnh và Phú Văn phũng.
Qua việc thực hiện đỳng quy định về quản lý và sử dụng con dấu ở Văn phũng UBND đó gúp phần cho hoạt động hành chớnh, nhất là trong việc ban hành và giải quyết văn bản của UBND quận cú hiệu quả.