- Phũng TCQU, TCCQ;
3.4. Lập hồ sơ hiện hành:
Lập hồ sơ hiện hành là cụng việc của cỏn bộ Văn thư cơ quan sau khi văn bản được giải quyết. Nhằm tập trung lại cỏc văn bản cú liờn quan đến một vấn đề. Nếu
Văn thư lập hồ sơ hiện hành sẽ lưu giữ đầy đủ văn bản, giỳp cỏn bộ Lưu trữ cơ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hỡnh thành trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của cơ quan mỡnh.
Đú là yờu cầu cụng việc đối với cỏn bộ Văn thư cơ quan. Nhưng trờn thực tế thỡ ở nhiều cơ quan, Văn thư vẫn chưa đỏp ứng theo yờu cầu này. ở UBND quận Tõy Hồ cũng vậy, cú lẽ do đặc điểm tỡnh hỡnh cụng việc nờn cỏn bộ Văn thư khụng lập hồ sơ cho văn bản tại phũng mỡnh.
Hầu hết, văn bản sau khi giải quyết xong, Văn thư chỉ thực hiện thao tỏc sắp xếp bản gốc theo số ký hiệu hoặc ngày thỏng vào một cặp ba dõy ở dạng bú gúi để lưu lại. Chớnh vỡ vậy, trong thời gian văn bản cũn ở phũng văn thư vỡ chưa được lập hồ sơ nờn gõy khú khăn khi tra tỡm tài liệu. Điều này cũng gõy khú khăn cho cỏn bộ lưu trữ khi nhận những cặp văn bản này vào kho. Mặc dự đó sắp xếp cú trỡnh tự về số ký hiệu, ngày thỏng ban hành văn bản theo tờn loại văn bản do UBND quận làm ra hoặc số đến. Nhưng khi chuyển lờn lưu trữ, cỏn bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản và đảm bảo tra tỡm nhanh chúng.
∗ Qua khảo sỏt tỡnh hỡnh cụng tỏc Văn thư tại Văn phũng HĐND & UBND quận Tõy Hồ thỡ ở đõy khụng cú danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Chớnh vỡ thế, ở mỗi phũng ban căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mỡnh để ban hành cỏc văn bản theo yờu cầu giải quyết cụng việc hàng ngày. Cũng do vậy nờn cỏc đơn vị và cỏ nhõn cú liờn quan đến tài liệu khụng tiến hành lập hồ sơ cụng việc. Sau khi giải quyết xong, họ xếp văn bản vào cặp ở tỡnh trạng rời lẽ, lộn xộn.
Đõy là khõu cần làm và cú ảnh hưởng đến hiệu quả cụng việc tiếp theo của cỏc đơn vị, cỏ nhõn. Nhưng vẫn chưa cú nguyờn tắc để thực hiện nờn cứ thế trở thành một tồn tại thiếu sút của UBND quận Tõy Hồ trong cụng tỏc văn thư. Làm cho cỏn bộ lưu trữ gặp nhiều khú khăn khi tiến hành chỉnh lý tài liệu.
Việc khụng lập hồ sơ cụng việc tại đơn vị mỡnh khụng được thực hiện, nờn cứ mỗi khi cần tài liệu thỡ cỏc cỏn bộ lại lờn kho lưu trữ yờu cầu tra tỡm lại, cú khi cũn khụng nhớ rừ số, ngày thỏng và trớch yếu nội dung văn bản cần tỡm nờn gõy khú khăn cho cỏn bộ lưu trữ khi tỡm.
Mong rằng những cụng việc này sẽ được chỳ trọng hơn, cú sự chỉ đạo và quy định cụ thể để cụng tỏc văn thư và cỏc cụng việc giải quyết văn bản giấy tờ được hoàn thiện hơn.