CHƯƠNG 4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐA PHƯƠNG & LỄ NGHI TRONG GIAO DỊCH
4.1.2 Kỹ năng giao tiếp trong nhóm
Như trên đã trình bày, các nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu chung của nhiều người hoặc do tính chất công việc. Nhóm được hình thành khi hiệu quả giải quyết vấn đề và lợi ích đem lại cao hơn là mỗi cá nhân riêng lẻ hoặc từng cá nhân riêng lẻ không thể giải quyết được. Các nhóm cùng có lợi ích chung và lợi ích riêng của từng cá nhân tham gia. Do đó vấn đề điều phối lợi ích và giải quyết các mâu thuẫn lợi ích trong nhóm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nguyên tắc là đặt lợi ích chung của nhóm lên trên lợi ích cá nhân và điều hòa lợi ích chung nếu mâu thuẫn có nguy cơ làm tan vỡ nhóm. Các cá nhân tham gia nhóm có thiên hướng quy tụ phục vụ mục đích của nhóm là công việc và duy trì sự tồn tại. Nhóm có thủ lĩnh do mọi người suy tôn hoặc tự nhiên do tính nổi trội của một người nào đó. Người lãnh đạo nhóm có vai trò quan trọng trong việc tạo đồng thuận trong công việc và duy trì sự tồn tại của nhóm. Do nhóm bao gồm nhiều dạng người khác nhau, khả năng và trình độ không đồng nhất nên có thể dẫn tới những địa vị khác nhau trong nhóm. Một số người trội hơn những người khác sẽ có vai trò lớn trong các quyết định của nhóm. Hãy quan sát một nhóm mà trong đó có thành viên là người lãnh đạo một tổ chức, một đơn vị. Các thành viên của nhóm này có khuynh hướng nhắm các nhận xét, đánh giá của họ vào người này. Khi người này phát biểu, các thành viên có xu hướng tán thành, ủng hộ. Con người có khuynh hướng giao tiếp một cách ngang hàng với các đồng nghiệp cùng cấp, song lại có khuynh hướng nhún nhường khi giao tiếp với cấp trên và mạnh mẽ khi giao tiếp với cấp dưới. Tất nhiên sự bình đẳng trong một nhóm vê' địa vị cao hơn trong một tổ chức, Một nhóm có đông người tham gia và không cùng trong một hệ thống tổ chức thì tính bình đẳng
và dân chủ chi phối bầu không khí giao tiếp, xu hướng thoải mái, tự do trong giao tiếp sẽ tăng lên. Dừ nhóm kiểu gì thì sự nhận thức chung và tự nhận thức của mỗi cá nhân trong nhóm cố ảnh hưởng lớn tói hoạt động của nhóm và khả năng đạt được mục tiêu của nhóm. Nhận thức chung đưa mọi người đến mục tiêu và sự thống nhất. Mỗi thành viên tự nhận thức vể bản thân mình, về vai trò và vị trí của mình đối với nhóm qua đó thể hiện trách nhiệm cá nhân trong nhóm. Mỗi người thường bộc lộ cá tính của mình khi tham gia giao tiếp trong nhóm và không dễ dàng gì thay đổi. Nhiều khi cá tính nảy sinh mạnh mẽ và không hợp lý với cá nhân khác sẽ phát sinh xung đột, mâu thuẫn trong nhóm. Tính kiềm chế sẽ phát huy tác dụng và sự điều hòa chung của thủ lĩnh trong trường hợp này là rất quan trọng. Do đó để bảo đảm thực hiện mục tiêu của nhóm và tránh xung đột, phải xây dựng các quy tắc của nhóm. Tất cả các nhóm đều có nhũng quy tắc chung được thống nhất. Địa vị của các thành viên trong nhóm phụ thuộc rất nhiều vào các quy tắc chung mà nhóm đề ra. Một số quy tắc chung thường được nêu ra trong giao tiếp nhóm là:
* Quy tắc hành đông của nhóm: Ai tham gia, hành động vì lợi hay vô vị lợi * Quy tắc về thời gian và địa điểm tập hợp, sinh hoạt nhóm.
* Nội quy của nhóm. Quy tắc này thường có khi nhóm có quy mô lớn, hoạt động trong thời gian dài, yêu cầu tổ chức chặt chẽ.
* Quy tắc hành xử cá nhân và phát ngôn
Nếu mọi người đều tự giác thực hiện tốt quy tắc của nhóm sẽ cảm thấy thoải mái và được tôn trọng. Nếu có thành viên nào không tuân thủ quy tắc của nhóm sẽ làm cho người khác bực mình và cảm giác thiếu sự tôn trọng. Quy tắc chung của các nhóm khác nhau không giống nhau, có thể đơn giản hay phức tạp tuỳ thuộc vào tính chất nhóm. Quy tắc không bất biến mà có thể được điểu chỉnh qua thực tế hoạt động của nhóm.
Vấn đề giao và nhận thông tin trong nhóm có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Hình thức giao tiếp trong nhóm xuất phát từ yêu cầu công việc, thời gian và địa vị của các thành viên. Có 5 hình thức giao tiếp cơ bản trong nhóm.
Giao tiếp hình sao: Hình thức giao tiếp này một người sẽ đóng vai trưởng nhóm và có thể giao tiếp vói tất cả các thành viên khác trong nhóm. Các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau mà chỉ có thể giao tiếp được vói trưởng nhóm.
Giao tiếp vòng tròn: Mỗi thành viên có thể giao tiếp với hai thành viên khác gần mình.
Giao tiếp theo chuỗi dây chuyền: Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với một thành viên gần mình nhất.
Giao tiếp theo mạng lưới đan chéo: Tất cả các thành viên nhóm có thể giao tiếp trực tiếp với nhau.
Giao tiếp phân nhóm: Hình thức này tượng trưng cho tình huống các thành viên trong nhóm phân chia bè phái ngay trong nội bộ nhóm. Rõ ràng sức mạnh của nhóm sẽ bị suy yếu.
Mỗi hình thức giao tiếp đều có mặt tích cực và mặt hạn chế. Tất nhiên các thành viên trong nhóm càng được giao tiếp nhiều với nhau thì hiệu quả của nhóm càng cao. Nhu cầu của các cá nhân càng được thoả mãn thì khả năng duy trì nhóm càng tốt và càng vượt trội so vối từng cá nhân. Sự giao tiếp đa chiều, thông tin càng phong phú thì sự hứng thú của các cá nhân càng được khuyếch trương và mọi người cảm thấy thoải mái. Tuy nhiên thời gian phải nhiều hơn và trong một số trường hợp để đi đến sự thống nhất ý nguyện chung không đơn giản.
Sự giao tiếp đa phương cũng làm tăng khả nàng linh hoạt và chủ động của con người. Mỗi người sẽ nhận được nhiều hơn cái mà mình bỏ ra. Đa chiều, đa ý kiến bảo đảm tính dân chủ trong các quyết định của nhóm và mọi người sẽ tham gia một cách nhiệt tình hơn vào việc thực thi các quyết định chung của nhóm.