NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN INTIME
3.2. Một số giải giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intime
trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
3.2.1. Lợi ích của việc tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
KSNB đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Và trong đó, công tác kiểm soát chu trình HTK đặc biệt có nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Bởi lẽ, hoạt động của chu trình này tác động mạnh đến cả đầu vào chính của DN - NVL và đầu ra là Thành phẩm, hàng hóa sản xuất được. Kiểm soát tốt được chu trình này xem như là đã thành công một phần đáng kể, góp phần rất lớn trong mọi công tác cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị. Và đây cũng chính là bàn đạp tạo niềm tin và uy tín thương hiệu cho thị trường tiêu thụ và người tiêu dùng.
3.2.2. Một số đề xuất nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
a. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Nâng cao nhận thức của BGĐ về tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với thành
công của DN
Nhận thức và quan điểm điều hành BGĐ là nhân tố quan trọng, ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động của đơn vị. Thực tế tìm hiểu cho thấy, Nhà máy cũng đang nỗ lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của mình, tuy nhiên chưa thật sâu sắc và
chú trọng. Mọi sự kiểm soát chỉ mang tính kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực sự nhận thức được vai trò chính yếu và tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện các mục tiêu của Nhà máy. Khắc phục những khiếm khuyết trên, BGĐ cần có những giải pháp tích cực trong quản lý để tăng cường công tác kiểm tra kế toán, giám sát các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị để kết quả đạt được tốt hơn.
Thiết lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Việc kiểm soát những rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến các mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp không thể chỉ thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trên được. Do đó, cần phải có một bộ phận chuyên môn để đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát, đó là bộ phận KTNB.
HTTT kế toán tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex ngày càng tổ chức phù hợp về
mọi mặt: Bộ máy kế toán; Hệ thống chứng từ; Hệ thống sổ sách; Hệ thống tài khoản; Hệ thống báo cáo; Qui trình hoạch toán theo phần mềm kế toán;… Tuy nhiên, chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra và đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả về HTTT kế toán. Điều này là cần thiết để giúp cho HTTT kế toán được thực hiện hoàn thiện hơn. Chính vì vậy nếu có bộ phận KTNB thì yêu cầu này sẽ được đáp ứng.
Nhu cầu cấp thiết đặt ra là Nhà máy cần thiết lập một bộ phận hệ thống KSNB rõ
ràng - Phòng KTNB chẳng hạn, đó là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành - quản lý, có chức năng hỗ trợ cho BGĐ Nhà máy, giám sát mọi hoạt động trong đơn vị, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế, những chính sách và các thủ tục của đơn vị.
Ban hành chính sách, quy đinh rõ ràng bằng văn bản về các thủ tục KSNB tại Nhà
máy
Quy trình này cần được đưa ra dưới dạng quyết định, được Giám đốc ký duyệt và các bộ phận liên quan ký cam kết thực hiện.
Nâng cao trình độ, năng lực tự kiểm soát của cán bộ công nhân viên
Đội ngũ CBCNV trong đơn vị hiện nay nhìn chung ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, không thể vì vậy mà không cần tổ chức hướng dẫn hay đào tạo thêm. Ngày nay công nghệ thông tin càng thay đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng càng đa dạng hóa, phong phú hơn…thì càng đòi hỏi lực lượng nhân sự của Nhà máy nâng cao năng lực, học hỏi thêm để theo kịp sự phát triển và đạt hiệu quả hơn trong công việc. Ví dụ như nâng cao tay nghề, trình độ kỹ thuật cho bộ phận công nhân ở phân xưởng sản xuất… Có thể thường xuyên hay định kỳ tổ chức các buổi ngoại khóa mà mục đích cuối cùng là nhằm nâng cao nhận thức đối với công việc, thấy được trách nhiệm bản thân trong công việc, trung thực, hết mình và gắn kết lợi ích bản thân với lợi ích công việc.
b. Hoàn thiện HTTT phục vụ KSNB chu trình HTK
Đổi mới phương pháp hạch toán và tính giá HTK
Theo nhu cầu của sản xuất và đặc điểm của quá trình hạch NVL, hàng hóa tại Nhà máy thiết nghĩ Nhà máy có thể đổi mới phương pháp hạch toán HTK cho phù hợp với công tác kế toán.
Nâng cấp hoặc đổi mới phần mềm kế toán
Thời đại thông tin với công nghệ máy tính dần dần đã giảm thiểu rõ rệt các thao tác thủ công. Công việc kế toán cũng vậy, với sự ra đời hỗ trợ của các phần mềm kế toán, công việc kế toán đã đơn giản đi rất nhiều mà lại còn chính xác, nhanh chóng hơn.
Công nghệ thông tin càng phát triển, con người càng cố gắng tạo ra các phần
mềm tối ưu hơn, đáp ứng tốt hơn cho công việc.Tuy nhiên, một phần mềm dù có được đánh giá là tốt đến đâu thì chắc chắn đó cũng chưa phải là phần mềm tốt nhất, bởi lẽ không có gì là hoàn hảo, và đối với lĩnh vực công nghệ thông tin thì điều đó càng đúng.
Hàng ngày hàng giờ nó luôn thay đổi và tạo ra cái mới đẹp hơn, bền hơn, chất lượng hơn và tất nhiên cũng tiến bộ nâng cấp hơn.
Hiện nay, Nhà máy Tinh bột sắn Intimex đang sử dụng phần mềm 3A Bussiness,
phần mềm tuân thủ khá tốt các yêu cầu chuẩn mực về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, phương pháp kế toán, sổ kế toán và hệ thống các báo cáo theo quy định của chế độ tài chính. Phầm mềm còn có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm Kế toán trưởng và các kế toán phần hành. Mỗi vị trí sử dụng đều có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. Đây là phần mềm được đa số người dùng đánh giá là tốt về các chức năng sử dụng hay những hiệu quả của nó mang lại. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà dừng lại ở đây, và yêu cầu đặt ra là đơn vị cần phải luôn nâng cấp phần mềm, cập nhật thường xuyên, và nếu có thể tìm hiểu được một phần mềm nào khác ưu điểm và hoàn hảo hơn phần mềm hiện tại, Nhà máy có thể thay đổi và đưa vào sử dụng để công tác kế toán được thực hiện dễ dàng hơn và hữu hiệu hơn.
Thay thế phần mềm mới hay nâng cấp phần mềm cũ đều nhất thiết xem xét đến các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính đối với phần mềm kế toán về việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, khả năng bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu, về các điều kiện kỹ thuật áp dụng phần mềm về con người và tổ chức bộ máy kế toán. Bên cạnh, cũng cần tạo điều kiện để phát huy tốt vai trò của kế toán quản trị trong việc phục vụ chức năng quản lý nội bộ, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị, giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, tối ưu nhất.
Bên cạnh đó, Nhà máy nên kết nối phần mềm kế toán với phần mềm cân sắn để rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm bớt chứng từ thu mua sắn nhập kho và tăng cường quá trình kiểm soát chu trình hơn.
Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà các doanh nghiệp có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán:
- Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay,… cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa
- Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người co trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó.