MÁY TINH BỘT SẮN INTIME
2.2. Thực trạng chu trình hàng tồn kho và công tác kiểm soát chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intime
hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
2.2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex
a. Đặc thù về quản lý
Nhà máy hoạt động sản xuất kinh doanh và luôn chú trọng công tác xây dựng thương hiệu, quảng bá, tiếp thị nhằm nâng khả năng cạnh tranh. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ được Nhà máy đặt lên hàng đầu, tạo được niềm tin nơi khách hàng; tạo nguồn vốn đầu tư thông qua việc hợp tác với các đối tác chiến lược trong và ngoài nước là nhân tố quan trọng đưa Nhà máy đi lên trong giai đoạn hội nhập sâu kinh tế quốc tế. Công tác quản lý theo nguyên tắc nhất quán từ trên xuống, cố gắng đạt được mục tiêu đã đặt ra và đồng thời luôn tự hoàn thiện và phát triển.
Ban quản lý của Nhà máy có năng lực và đầy tâm huyết, am hiểu hoạt động của đơn vị, quyền lực không chỉ tập trung vào một các nhân duy nhất, mà phân tán cho nhiều thành viên, điều này tạo sự kiểm soát lẫn nhau và khi bất kỳ một phương án, quyết định nào đưa ra cũng đều có sự tham mưu, góp ý của nhau và điều đó làm cho quyết định của họ càng có giá trị. Các nhà quản lý có quan điểm:
- Kinh doanh phải trung thực (chẳng hạn việc mua hàng và thanh toán các khoản nợ với NCC phải thực hiện theo đúng như hợp đồng đã ký kết).
- Cạnh tranh thì phải lành mạnh, không dùng những thủ đoạn tiêu cực gây thiệt hại đến quan hệ kinh doanh của đối tác và đối thủ cạnh tranh, Nhà máy tiến hành mở rộng thị trường dựa trên chính năng lực của mình.
- Coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính được thể hiện qua các kỳ kiểm toán hàng năm do Công ty Kế toán Kiểm toán độc lập AASC thực hiện, nhằm kiểm toán tất
cả các hoạt động của Nhà máy thông qua các thông tin trên BCTC và đánh giá việc tuân thủ các nguyên tắc và phương pháp kế toán được áp dụng tại Nhà máy để sau đó có những biện pháp tối ưu phù hợp hạn chế tối đa những rủi ro trong kinh doanh.
- Đồng thời, yếu tố đoàn kết, đồng tâm đồng lòng toàn cán bộ công nhân viên trong tổ chức cũng được Ban lãnh đạo quan tâm chú trọng.
b. Cơ cấu tổ chức
Là một doanh nghiệp với quy mô vừa nên cơ cấu nhân sự khá đông đảo cả về lượng cán bộ nhân viên quản lý và lượng công nhân viên lao động. Theo đó, quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia giữa các bộ phận phòng ban... luôn tạo sự rõ ràng và thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị và không có sự chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận. Các bộ phận có chức năng đặc trưng khác nhau nhưng luôn tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ và có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Ở mỗi phòng, ban chức năng tại Nhà máy thì người trưởng phòng chức năng đó có trách nhiệm về các hoạt động của phòng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên.
c. Chính sách nhân sự
Nhà máy có chính sách tuyển dụng đào tạo, chế độ lao động về thời gian làm việc hay chính sách tiền lương… được quy định rõ ràng và hợp lý, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và quyền lợi cho người lao động, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động, vệ sinh môi trường cũng như luôn tạo điều kiện cho người lao động phát huy, phát triển năng lực.
Nhà máy đảm bảo toàn bộ công nhân viên của Nhà máy được đào tạo có đầy đủ năng lực chuyên môn cần thiết để làm việc với các khóa huấn luyện và đào tạo do Nhà máy tổ chức. Đặc biêt, Nhà máy đặc biệt chú trọng đến chính sách an toàn lao động:
xây dựng môi trường làm việc an toàn, trang bị áo quần bảo hộ lao động đầy đủ, kịp thời tùy theo tính chất của từng công việc đòi hỏi. Bên cạnh đó, Nhà máy cũng luôn thực hiện các quy định của Nhà nước về lương, thưởng, đảm bảo mức thu nhập phù hợp tùy theo năng lực, năng suất, tính chất công việc... Ngoài ra, Nhà máy còn tổ chức bữa ăn cơm ca miễn phí cho toàn bộ công nhân viên, và có những chính sách khác cho người lao động như cúng viếng đám tang, chúc mừng đám cưới…
d. Công tác kế hoạch
Thường xuyên xây dựng chương trình hoạt động hàng quý, hàng năm và phân
công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên giám sát, kiểm tra mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, hàng quý BGĐ Nhà máy đều họp để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quý và đề ra giải pháp để thực hiện kế hoạch quý tiếp theo.
Hiện tại, Nhà máy có Phòng kế hoạch nông vụ (trách nhiệm tham mưu cho BGĐ
về công tác thu mua nguyên liệu sắn củ tươi, đầu tư trồng mới mở rộng vùng nguyên liệu, thu hồi công nợ đầu tư trồng mới, bán phân bón cho bà con nông dân và có kế hoạnh phát triển vùng nguyên liệu trong tương lai) và Phòng kinh doanh (trách nhiệm tham mưu cho BGĐ về tồn trữ hàng tinh bột sắn, tìm kiếm thị trường xuất khẩu tinh bột sắn và bán nội địa, có chiến lược đầu tư mở rộng Nhà máy).
e. Bộ phận KTNB
Hiện tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex chưa có bộ phận KTNB nhưng trong
tương lai nếu quy mô hoạt động không ngừng được lớn mạnh thì nhất thiết cần phải lập một bộ phận KTNB để thực hiện công việc kiểm toán tất cả các hoạt động trong Nhà máy, kể cả hoạt động KSNB. Bộ phận này là một bộ phận độc lập, có vai trò đặc biệt
quan trọng đối với hệ thống KSNB, chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống KSNB được tuân thủ:
- Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống KSNB của công ty;
- Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
- Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
KTNB báo cáo trực tiếp lên Giám đốc Nhà máy. Do đó, với một KTNB làm việc
hiệu quả, hệ thống KSNB của Nhà máy sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
g. Ủy ban kiểm soát
Hiện nay, Nhà máy chưa có Ban Kiểm soát tuy nhiên Tổng Công ty đã có Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát là do Đại hội đồng Cổ đông bầu, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên), thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty nói chung và Nhà máy Tinh bột sắn Intimex nói riêng. Công việc của Ban Kiểm soát là luôn giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính của Tổng Công ty đảm bảo đúng nguyên tắc và nhiệm vụ. Mỗi quý họp một lần để kiểm tra tình hình hoạt động của các Công ty, Nhà máy trực thuộc.
h. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong như đã kể trên, Nhà máy còn chịu sự ảnh hưởng của
các nhân tố bên ngoài, những nhân tố này có sự tác động không ít đến môi trường kiểm soát tại đơn vị:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu đầu vào có sự biến động tăng và bất thường do sự biến động của giá dầu trên thế giới, dẫn đến tăng chi phí giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Nhà máy.
- Sự ảnh hưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế thế giới cũng có sự tác động không nhỏ đến môi trường kiểm soát của công ty (đặc biệt là nền kinh tế Mỹ không ổn định như hiện nay).
- Sự thay đổi liên tục của thời đại công nghệ thông tin dẫn đến những thay đổi về máy móc thiết bị hay những quy trình vận hành trong quá trình sản xuất.
- Sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh làm tác động đến giá cả cũng như thị phần của đơn vị.
- Sự ảnh hưởng của các cơ quan chức năng: Nếu các cơ quan chức năng thay đổi về chính sách tài chính tiền tệ thì sẽ làm thay đổi quan điểm và hành động của các nhà quản lý, như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát tại Nhà máy.
2.2.2. Thực trạng chu trình HTK và công tác kiểm soát chu trình tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
a. Một vài đặc điểm về HTK tại Nhà máy và bộ mã được sử dụng liên quan
Một vài đặc điểm về HTK tại Nhà máy
HTK tại nhà máy bao gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu, hình thành nên thực thể sản phẩm tinh bột sắn chính là nguyên liệu Sắn củ tươi.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với NVL chính nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật đối với Nhà máy là những nguyên liệu như bao bì đựng tinh bột sắn,
phèn chua, lưu huỳnh, chỉ khâu bao bì, chỉ bò, phốt pho rít, vi lượng, phân supe, men vi sinh, bột deo lai...
- Nhiên nguyên liệu : Là những nguyên nhiên liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất, kinh doanh đối với Nhà máy là: than đà, dầu FO củi đốt lò, dầu Diezen, dầu nhiệt, các loại dầu mỡ khác,…
- Phụ tùng thay thế : Là những vật tư dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải đối với Nhà máy là vòng bi các loại dùng sửa chữa, dây cu roa các loại, át tô mát, các loại dây đẫn điện, các loại bóng điện thắp sáng, lươi B 40, sơn chống rỉ, sơn trắng…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,…) được sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa các hạng mục xây dụng cơ bản bị hỏng cần nâng cấp như xi măng, sỏi, gạch, đá, cát…
- Phế liệu: Là những vật liệu thu được trong qúa trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như sắt vụ là các vật liệu thay thế bị hỏng, bã sắn thu hồi từ sản xuất...
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các loại vật liệu chưa kể trên như: các loại dầu mỡ bôi trơn động cơ, rỉ đường, than bùn, phân hữu cơ sinh học, đam URE, nước hóa chất, phụ gia...
- CCDC: bao gồm các loại tu vít, mỏ lết, cà lê, kìm điện, máy khoan, cưa sắt, cân phân tích, chổi sắt, kéo cắt, quần áo BHLĐ, áo, giày bảo hộ...
- Thành phẩm: ngoài sản phẩm chính là Tinh bột sắn loại 1 thì Nhà máy còn có các loại thành phẩm như NPK 6-4-8, Phân hữu cơ sinh học, Phân NPK 8-10-3.
- Hàng hóa: chỉ có một loại hàng hóa là Tinh bột sắn hàng hóa.
Đặc biệt, NVL tại Nhà máy thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự
trữ và sử dụng NVL có ý nghĩa rất lớn trong việc tiếc kiệm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm...Các tính chất của NVL sử dụng tại Nhà máy:
+ NVL chính không thể dự trữ để quá trình sản xuất được ổn định vì nguyên liệu chính là sản phẩm của nông dân chi có thể lưu kho được 48 giờ sau khi thu hoạch, hơn nữa nó không có nguyên liệu khác để thay thế nên thời gian sản suất phụ thuộc rất lớn vào kế hoạch thu mua nguyên liệu của phòng kế hoạch nông vụ.
+ Nguyên liệu chính là sản phẩn của nông dân nên nó mang tính thời vụ cao, nguyên liệu sắn chỉ thu hoạch từ tháng 8 đến tháng 4 năm sau nên một năm Nhà máy chỉ có nguyên liệu sản xuất ổn định được trong chín tháng.
+ Các NVL phụ chủ yếu đặt hàng cho các đối tác thông qua các hợp đồng và ĐĐH nên nó thường dễ mua và nhận hàng đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
+ Đặc điểm chính NVL trong quá trình sử dụng sau khi thu hoạch 48 giờ phải đưa vào sản xuất nến không nguyên liệu sắn sẻ bị chảy mủ, gây mùi hôi, làm giảm hàm lượng bột trong sắn gây ô nhiễm môi trường sản xuất không có hiệu quả ảnh hưởng để chất lượng sản phẩm của Nhà máy.
Các bộ mã được sử dụng trong chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
Các bộ mã được sử dụng là các bộ mã liên quan đến NCC, NVL, CCDC, thành phẩm, hàng hóa được mã hóa tương đối rõ ràng, dễ sử dụng. Độ dài tối đa cho một mã là 8 kí tự.
Được đánh theo cú pháp gồm 2 phần trong đó:
- Phần ký tự trước là đặc điểm chung của nhóm NCC, khách hàng, hay HTK - Phần số theo sau là số thứ tự của NCC, khách hàng, loại HTK đó trong danh mục. - Bộ mã liên quan đến NCC, khách hàng
Một số ví dụ:
AES00001 AES Carbon Exchange Ltd AS000001 Lê Thị Hoa
CC000001 Hồ Minh Nhân CC000002 Lang Văn Chín DL000001 Đào Văn Thành DL000002 Nguyễn Đình Huệ HT000001 Hoàng Công Dũng HT000002 Hoàng Văn Hồng
INT000CT Công ty CP Intimex Việt Nam
INT00CNQ CN Công ty CP Intimex Việt Nam tại Quảng Ninh INT0CHHN CN Công ty CP Intimex Việt Nam tại Hà Nội INT0CNNA Chi Nhánh Cty CP Intimex Việt Nam tại Nghệ An INT0CNTH CN Công ty CP Intimex Việt Nam tại Thanh Hóa KH000001 Doanh nghiệp Tư nhân Hòa Thắng
KH000002 Võ Văn Đình
KH000003 Bưu điện Thanh Chương Nghệ An XKTBS001 Công ty TNHH Mậu Dịch XNK Mỹ Hạnh
XKTBS002 Công ty TNHH MD Lương Dầu Hằng tiêu Bằng Tường XKTBS003 Công ty TNHH Mậu dịch XNK Hi Lai Phúc
XKTBS004 Công ty TNHH XNK Xi Lai Fu
XKTBS005 Namning Hai Shengda Trading Co., LTD - Bộ mã liên quan đến vật tư, hàng hóa
Một số ví dụ về danh mục vật tư, CCDC, thành phẩm, hàng hóa: + CCDC CCDC0063 Đồng hồ vạn năng CCDC0064 Biến áp hàn ngắn mạch CCDC0065 Pa mê 0-25 mm CCDC0066 Thước cặp 0-300 mm + NVL chính
MT0001 EM sơ cấp xử lý môi trường MT0002 Hoá chất đo COD (0-1500mg) MT0003 Caliumhypochlorite
NL0001 Dầu cầu 140xP1.8 NL0002 Dầu Diezel
NL0003 Dầu LCP 220 (PLC ANGLA 220)
SAN Sắn củ tươi
TBUOT Tinh bột ướt VTXB0001 Xi măng VTXB0002 Cát vàng VTXB0003 Cát đen
+ Phụ liệu
PB0001 Bao bì đóng phân HCSH
PB0002 Bao bì Hữu cơ sinh học khoáng PB0003 Bao đóng phân NPK 6-4-8 VB0015 Vòng bi NU 213 VB0016 Vòng bi 22212 VB0017 Vòng bi 22219 VB0018 Vòng bi 22313 VLP0002 Lưu huỳnh
VLP0003 Phèn chua công nghiệp
VLP0004 Bao PP+PE
VLSC0001 Núm lọc loại dài (L=240) VLSC0002 Bạc dao cạo bột
+ Thành phẩm
TP0001 NPK 6-4-8
TP0002 Phân Hữu cơ sinh học TP0003 Tinh Bột Sắn loại 1 TP0004 Phân NPK 8-10-3 TP0005 Tinh bột sắn hàng hóa + Hàng hóa TP0005 Tinh bột sắn hàng hóa 60
b. Thực trạng HTTT phục vụ cho quá trình KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex
Các tài khoản liên quan được sử dụng trong chu trình HTK
- TK 15211: Nguyên liệu than cám, dầu FO.
+ TK 15212: Nguyên liệu dầu Diezen. + TK15213: Nguyên liệu sắn củ tươi.
+ TK 15214: Nguyên liệu các loại dầu mỡ khác. - TK 1522: NVL phụ.
+ TK 15222: NVL bao bì PP + PE. - TK 15223: NVL chỉ khâu.