MÁY TINH BỘT SẮN INTIME
2.2. Đặc điểm công tác kế toán tại Nhà máy tinh bột sắn Intime
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy
Bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, tức là đơn vị chỉ mở một sổ kế toán tập trung tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán phần hành kế toán. Phòng kế toán của Nhà máy thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử
lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Bộ máy kế toán được khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Tinh bột Sắn Intimex
- Kế toán trưởng: là người phụ trách chung công tác kế toán, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện hạch toán của các kế toán viên, đồng thời là người trợ lý kinh tế cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và nhà nước về mặt quản lý tài chính.
- Kế toán tổng hợp: là người giúp việc cho kế toán trưởng, chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, chịu trách nhiệm hạch toán, lên Báo cáo tài chính và thay mặt kế toán trưởng lúc kế toán trưởng đi vắng.
Kế toán trưởng KT NH và TM KT công nợ phải trả KT nhập xuất Vật tư KT Tài sản cố định Th ủ quỹ Kế toán tổng hợp KT công nợ phải thu KT tiêu thụ TP
- Kế toán Ngân hàng và tiền mặt: Có nhiệm vụ giao dịch và theo dõi các khoản tiền gửi của Nhà máy qua Ngân hàng và tình hình thanh toán cho khách hàng bằng tiền mặt và tiền gửi, đi nhận nợ ngân hàng và các tổ chức tín dụng các khoản vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, đồng thời theo dõi các khoản nợ nội bộ như tạm ứng của CB CNV, thanh toán tiền lương.
- Kế toán công nợ phải trả: Theo dõi các các hợp đồng mua vật tư, nguyên nhiên vật liệu, theo dõi các đơn hàng nhà máy về đúng hay không đúng thời gian theo hợp đồng, đề xuất thanh toán các khoản nợ đến hạn cho khách hàng, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào cho doanh nghiệp vào cuối tháng, thực hiện cân nguyên liệu sắn củ tươi đầu vào cho Nhà máy, cuối quý đối chiếu công nợ phải trả cho khách hàng.
- Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL-CCDC, tính giá vật liệu nhập xuất, phân bổ vào chi phí sản xuất, chịu trách nhiệm kiểm kê vật tư, CCDC, phụ tùng thay thế vào cuối tháng.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính toán trích khấu hao theo quy định và chế độ, hàng quý kiểm kê tài sản cố định, từ đó lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Kế toán công nợ phải thu: Theo dõi đôn đốc thu hồi công nợ các khoản phải thu như bán phân hữu cơ sinh học, các khoản đầu tư trồng mới để mở rộng vùng nguyên liệu, thu từ bán tinh bột sắn, bã sắn, cho thuê phương tiện... Hàng tháng phải báo cáo tình hình công nợ đến hạn, các khoản phải thu quá hạn, hàng quý đối chiếu công nợ phải thu.
- Kế toán tiêu thụ và thành phẩm: Theo dõi bán hàng thành phẩm, phân hữu cơ sinh học, bã sắn, giống sắn, hàng hoá, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra cho doanh nghiệp vào cuối tháng và xác định hiệu quả kinh doanh từng mặt hàng, từng đơn hàng, xác định kết quả tiêu thụ.
- Thủ quỹ: Theo dõi thu và chi, vào sổ quỹ về thu chi tiền mặt tại đơn vị, cuối tháng kiểm kê ngân quỹ tại Nhà máy, hàng ngày lên cân đối thu chi tiền mặt, quản lý két và những giấy tờ có giá trị tại Nhà máy.
Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp còn quy định rõ các loại chứng từ, sổ sách được ghi chép và lưu trữ, trình tự thực hiện và thời hạn hoàn thành công việc của từng người, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán có sự phân công và phối hợp chặt chẽ, đem lại hiệu quả cao.
Hiện nay Nhà máy đang sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính cho việc hạch toán kế toán, phần mềm kế toán được sử dụng là 3A Business. Các báo cáo kế toán được hệ thống hóa bằng máy vi tính và được in đầy đủ toàn bộ hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán.
2.2.2. Chính sách chính sách kế toán áp dụng tại Nhà máy
Chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán, Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam của Bộ Tài Chính và chế độ kế toán hiện hành mà doanh nghiệp đang áp dụng và các quy định pháp lý có liên quan.
Hình thức kế toán áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Việc lập chứng từ được lập trên cơ sở biểu mẫu do Nhà nước ban hành và được lập bằng máy vi tính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được khái quát theo sơ đồ sau:
Bảng tổng
hợp chứng - Báo cáo tài
Phần mềm Chứng từ gốc Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối quý, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Chính sách kế toán áp dụng:
- Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 trong năm. Ngoài ra doanh nghiệp có thêm báo cáo theo quý.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ quy đổi ra đồng tiền Việt Nam (VNĐ) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính trong kỳ.
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: Nguyên tắc ghi nhận HTK được tính theo giá gốc. Nhà máy áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng xuất kho. Giá gốc của HTK mua ngoài gồm giá mua và các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến mua hàng. Giá gốc của HTK do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí mua NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu vật liệu, thành phẩm tinh bột sắn. Phương pháp tính giá trị HTK được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán HTK: Nhà máy áp dụng phương pháp kê khai thường
xuyên để hạch toán HTK.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá HTK: Trích lập dự phòng giảm giá HTK trên cơ sở chênh lệch lớn hơn của giá gốc với trị giá thuần có thể thực hiện được của HTK.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Tài sản cố định được ghi nhận theo Nguyên giá, Hao mòn và Giá trị còn lại. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá là giá mua cộng với thuế nhập khẩu và chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử và các chi phí khác liên quan.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Khấu hao theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng ước tính của tài sản. Tỷ lệ
khấu hao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy đinh tại Quyết định số 206/2006/QB- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay trong kỳ là các khoản lãi tiền vay phải trả của các khoản vay đầu tư xây dựng Nhà máy, mua dây chuyền thiết bị và các khoản lãi vay ngắn hạn phục vụ sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí khác: Chi phí trả trước là
các chi phí đã phát sinh trong các kỳ nhưng được hạch toán vào chi phí trả trước để phân bổ dần vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như CCDC có giá trị lớn, chi phí sửa chữa máy móc thiết bị hoặc tài sản cố định.
- Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: Là các chi phí phát sinh trong kỳ nhưng phải phân bổ vào nhiều kỳ sản xuất kinh doanh của Nhà máy;
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Là những khoản chi phí được ghi nhận
vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phải trả kỳ này.
- Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn
khác của chủ sở hữu;
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng của Nhà máy chủ yếu là từ hoạt động bán tinh bột sắn, bã sắn, giống sắn và phân bón và một số doanh thu khác như khoán xe ô tô. Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở hàng hoá giao cho khách hàng, phát hành hoá đơn và khách hàng chấp nhận thanh toán. Riêng doanh thu tinh bột sắn thì khách hàng trả tiền trước khi nhận hàng, còn các doanh thu khác được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng và các khoản lãi do bán ngoại tệ, được ghi nhận trên cơ sở tiền lãi hàng tháng của các ngân hàng.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính: Là khoản lãi tiền vay dài hạn để hình thành TSCĐ của Nhà máy và lãi tiền vay ngắn hạn phục vụ hoạt động sản
xuất kinh doanh trong kỳ, được ghi nhận trên cơ sở lãi tiền vay ngắn hạn ngân hàng thông báo cuối tháng và lãi vay dài hạn Công ty thông báo.
Nhà máy xác định thuế giá trị giá tăng theo phương pháp khấu trừ. Thuế giá trị gia tăng đầu ra đối với hoạt động xuất khẩu tinh bột sắn là 0%, đối với hoạt động bán tinh bột sắn trong nước, phân bón và bã sắn là 5%, riêng đối với hoạt động bán giống sắn thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị giaatăng. Thuế thu nhập doanh nghiệp là 28%. Các khoản thuế và lệ phí khác nộp theo quy định hiện hành, riêng thuế thu nhập doanh nghiệp được nộp tập trung tại Công ty XNK Intimex.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. Tài khoản của Doanh nghiệp chi tiết đến cấp 3, hệ thống tài khoản áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước theo ngành doanh nghiệp sản xuất. Chi tiết đối với các tài khoản như TK 112, TK 133, TK 311, TK 341, TK 154...
Hiện tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex định kỳ lập Báo cáo tài chính năm. Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của cùng năm dương lịch.
Các Báo cáo tài chính Nhà máy lập bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02- DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DN
- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính Mẫu số B09- DN
Hệ thống Báo cáo nội bộ: Nhà máy Tinh bột sắn Intimex lập Báo cáo nội bộ theo định kỳ hàng quý. Bao gồm:
- Báo cáo tình hình Chi phí sản xuất kinh doanh - Báo cáo tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả - Báo cáo kiểm kê vật tư, CCDC, tài sản cố định.
2.2.3. Hình thức sổ kế toán tại Nhà máy
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm dương lịch.
- Hình thức ghi sổ: Nhà máy áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” Tổ chức bộ sổ kế toán bao gồm:
+ Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản. + Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. 50 Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã được kiểm tra và đã được phê duyệt, được dùng làm chứng từ gốc căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu chính xác số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát