Sơ đồ 5: Quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ.
(1) Người xuất khẩu và người nhập khẩu ký kết hợp đồng thương mại với nhau,trong đó phải có điều khoản thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ
(2) Người nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng thương mại lập đơn xin mở L/C tại ngân hàng phục vụ mình
(3) Ngân hàng phát hành sẽ kiểm tra xem đơn mở thư tín dụng đó đã hợp lệ hay chưa. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu Ngân hàng sẽ mở L/C và thông báo cho người xuất khẩu thông qua Ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu về việc mở L/C và chuyển 1 bản gốc cho ngân hàng thông báo
(4) Ngân hàng thông báo chuyển L/C cho người thụ hưởng
(5) Người xuất khẩu khi nhận được 1 bản gốc L/C, nếu chấp nhận nội dung L/C thì sẽ tiến hành giao hàng theo đúng quy định đã ký kết trong hợp đồng. Nếu không họ sẽ yêu cầu Ngân hàng chỉnh sửa theo đúng yêu cầu của mình rồi mới tiến hành giao hàng.
(6a),(6b) Sau khi chuyển giao hàng hoá, người xuất khẩu tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán theo quy định của L/C và gửi đến Ngân hàng phát hành thông qua Ngân hàng thông báo để yêu cầu được thanh toán. Ngoài ra, người xuất khẩu
Ngân hàng phát hành (Issing Bank)
Người yêu cầu mở L/C (Applicant)
Người thụ hưởng (Benificiary) Ngân hàng thông báo
(Advising Bank) (3) (6b) (7a) (2) (8) (9) (4) (6a) (7b) (1) (5)
cũng có thể xuất trình bộ chứng từ thanh toán cho Ngân hàng được chỉ định thanh toán được xác định trong L/C.
(7a),(7b) Ngân hàng phát hành kiểm tra bộ chứng từ thanh toán nếu thấy phù hợp với quy định trong L/C thì tiến hành thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu Ngân hàng thấy không phù hợp thì sẽ từ chối thanh toán (kèm theo lý do) và trả hồ sơ cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo
(8) Ngân hàng phát hành giao lại bộ chứng từ thanh toán cho người xuất khẩu và yêu cầu thanh toán bồi hoàn
(9) Người nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ ,nếu thấy phù hợp với quy định trong L/C thì trả tiền cho ngân hàng,nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền cho ngân hàng
1.2.5.Các tiêu chí phản ánh hiệu quả hoạt động thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ
1.2.5.1.Nhóm chỉ tiêu tài chính
* Doanh số TTQT theo phương thức TDCT
Doanh số TTQT theo phương thức TDCT là tổng giá trị các khoản TTQT theo phương thức TDCT tại ngân hàng:
Doanh số TTQT = Giá trị thanh toán + Giá trị thanh toán theo phương thức TDCT L/C nhập khẩu L/C xuất khẩu
Trong đó :
Giá trị thanh toán = Tổng giá trị mở + Tổng giá trị thanh toán
L/C nhập khẩu L/C nhập khẩu L/C nhập khẩu
Giá trị thanh toán = Tổng giá trị thông báo + Tổng giá trị thanh toán L/C xuất khẩu L/C xuất khẩu L/C xuất khẩu
-Chỉ tiêu cho thấy khả năng hoạt động của ngân hàng trong lĩnh vực TTQT
nhiều, và giá trị món L/C cao, điều đó chứng tỏ khách hàng tin tưởng ngân hàng, điều đó cũng chứng tỏ ngân hàng đã thu hút được thêm nhiều khách hàng.
-Doanh số TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ còn là chỉ tiêu để ngân hàng thu phí thanh toán. Vì thường phí thanh toán theo L/C được áp dụng theo % số tiền thanh toán L/C. Mà mục tiêu của ngân hàng là lợi nhuận thu được. Vì vậy bất cứ ngân hàng nào cũng cố găng tăng doanh số TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ ngày càng cao.
* Doanh thu, chi phí và lợi nhuận thu được từ hoạt động TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ
- Doanh thu từ TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ là số tiền thực tế ngân hàng thu được trong kỳ từ hoạt động TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ, bằng tổng phí thu được từ hoạt động theo phương thức tín dụng chứng từ: phí thông báo L/C, phí mở L/C, phí thanh toán L/C,…
- Chi phí cho hoạt động TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ là tất cả chi phí mà ngân hàng phải bỏ ra để phục vụ, phát triển hoạt động TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ: chi phí điện SWIFT, chi phí trang thiết bị, chi phí cho nhân viên thanh toán…
- Lợi nhuận từ hoạt động TTQT theo phương thức TDCT là chỉ tiêu phản ánh phần giá trị thặng dư hoặc mức hiệu quả kinh doanh mà ngân hàng thu được từ hoạt động TTQT theo phương thức TDCT.
Lợi nhuận thu được từ TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ
=
Doanh thu từ hoạt động TTQT theo phương thức L/C - Chi phí hoạt động TTQT theo phương thức L/C.
Đây là chỉ tiêu định lượng tuyệt đối quan trọng nhất để đánh giá hoạt động TTQT theo phương thức TDCT, nó phản ánh hiệu quả thực tế của hoạt động TTQT theo phương thức TDCT trong ngân hàng.
* Tỷ suất lợi nhuận theo doanh số TTQT theo phương thức TDCT
Đây là chỉ tiêu định lượng tương đối quan trọng, và nó phản ánh một cách chính xác hiệu quả hoạt động TTQT theo phương thức TDCT .
Tỷ suất lợi nhuận theo doanh số TTQT theo phương thức TDCT là phần lợi nhuận thu được trên một đơn vị doanh số TTQT theo phương thức TDCT hay có thể hiểu là một đồng doanh số TTQT theo phương thức TDCT thì đem lại bao nhiêu đồng lợi nhuận.
Tỷ suất lợi nhuận Lợi nhuận TTQT theo phương thức TDCT theo doanh số TTQT =
theo phương thức TDCT Doanh số TTQT theo phương thức TDCT
*Chi phí do rủi ro phát sinh mà ngân hàng phải bồi thường
Các rủi ro phát sinh mà ngân hàng phải bồi thường: nhà nhập khẩu không thanh toán hoặc từ chối thanh toán cho ngân hàng,…làm tăng chi phí TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ của ngân hàng, vì vậy làm giảm lợi nhuận từ hoạt động này của ngân hàng. Vì vậy, trong qua trình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ để đảm bảo có hiệu quả, ngân hàng cần thận trọng và tránh những rủi ro có thể xảy ra.
1.2.5.2. Nhóm chỉ tiêu phi tài chính:
*Số món thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ qua ngân hàng
Một trong những mục tiêu của ngân hàng là có được doanh số thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ ngày càng cao. Để đạt được điều đó, ngân hàng phải đảm bảo số món thanh toán tăng và giá trị món thanh toán cao. Giá trị món thanh toán phụ thuộc vào hợp đồng mua bán. Vì vậy, ngân hàng cần tăng được số món thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ qua ngân hàng. Số món thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ qua ngân hàng tăng phản ánh khách hàng ngày càng tin tưởng vào ngân hàng, và tìm đến với ngân hàng nhiều hơn.
* Phát triển mạng lưới ngân hàng đại lý, phát triển quan hệ đối ngoại Xuất phát từ vai trò của TTQT, chúng ta thấy khi hoạt động TTQT có hiệu quả nghĩa là nó có một hệ thống ngân hàng đại lý phát triển với số lượng lớn và có quan hệ với nhiều quốc gia trên thế giới, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho ngân hàng trong việc phục vụ các nhu cầu về TTQT theo phương thức TDCT của ngân hàng.
Trong thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ cũng có thể xảy ra những tranh chấp, gây đến rủi ro cho ngân hàng, dẫn đến doanh thu từ hoạt động này giảm. Mặt khác, những vụ tranh chấp đó còn làm giảm uy tín của ngân hàng. Vì vậy, số vụ tranh chấp trong thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ phản ánh chất lượng và hiệu quả thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ của ngân hàng.
1.2.6.Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ
a.Nhân tố chủ quan:
- Các quy định và chính sách của ngân hàng đối với nghiệp vụ thanh toán:
Nếu như ngân hàng đưa ra được chính sách hợp lý,vừa đem lại lợi ích cho khách hàng,vừa đảm bảo lợi ích của ngân hàng thì sẽ thu hút được khách hàng và đồng thời cũng gia tăng lợi ích,mở rộng thêm hoạt động của ngân hàng.Và ngược lại,một chính sách không dung hòa được lợi ích cho cả ngân hàng và khách hàng sẽ đánh mất niềm tin của khách hàng đối với ngân hàng,làm giảm lợi ích và tính cạnh tranh của ngân hàng.
Mặt khác, để hoạt động thanh toán có hiệu quả quy trình thanh toán phải hợp lý, chặt chẽ, được áp dụng thống nhất trong ngân hàng nhưng đảm bảo tính linh hoạt trong quấ trình thực hiện của các chi nhánh và phòng giao dịch. Quy trình thanh toán của các ngân hàng phải tuân theo thông lệ quốc tế và pháp luật về thanh toán của nước sở tại, tuy nhiên ở mỗi ngân hàng thì quy trinh thanh toán có sự khác biệt tương đối về mức độ chặt chẽ và tính hợp lý. Quy trình thanh toán mà bao gồm quá nhiều khâu kiểm tra, kiểm soát thì sẽ đảm bảo tính an toàn hơn nhưng lại làm giảm tốc độ thanh toán và ngược lại quy trình mà việc kiểm tra, kiểm soát sơ sài hơn thì lại chứa đựng nhiều loại rủi ro
- Trình độ nghiệp vụ của các cán bộ nhân viên ngân hàng:
Do phương thức thanh toán chứng từ là phương thức thanh toán khá phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận cao, và khả năng ứng phó linh hoạt với các tình huống cụ thể của nhân viên ngân hàng. Do đó, hiệu quả của việc cung cấp các dịch vụ thanh toán phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn trong lĩnh vực thanh toán và sự am hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng của nhân viên ngân
hàng để từ đó đưa ra được những tư vấn, hỗ trợ cho khách hàng, cũng như phát hiện những sai sót trong chứng từ thanh toán để sửa chữa kịp thời đem lại lợi ích tối đa cho khách hàng. Bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự phục vụ tận tâm và nhiệt tình đối với khách hàng của nhân viên ngân hàng cũng là một yếu tố quan trọng trong thu hút khách hàng và cạnh tranh với ngân hàng khác. Hơn nữa, chứng từ giao dịch trong TTQT đều sử dụng ngoại ngữ nên đòi hỏi cán bộ nghiệp vụ một trình độ ngoại ngữ nhất định.
- Sự ứng dụng công nghệ của ngân hàng:
Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ đòi hỏi sự an toàn, nhanh chóng, chính xác cao. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại mà đặc biệt là công nghệ thông tin là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng để nâng cao tốc độ thanh toán, tiết kiệm chi phí, sử dụng vốn kinh doanh hiệu quả và giảm thiểu những sai sót trong quy trình thanh toán cho khách hàng. Như việc ứng dụng hệ thống truyền tin SWIFT vào hoạt động thanh toán quốc tế nói chung và hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ nói riêng đã giảm thiểu được rất nhiều chi phí và tăng tốc độ thanh toán lên nhiều so với việc chỉ dùng truyền thông tin qua thư tín và truyền thông tin qua Telex như trước đây.
b.Những nhân tố khách quan
- Hệ thống chính sách, pháp luật của các nước trong lĩnh vực thương mại và TTQT
Mỗi nước khác nhau có những quy định về thương mại quốc tế khác nhau. Quan hệ thương mại và thanh toán quốc tế chịu ảnh hưởng rất lớn bởi những quy định này. Ví dụ như sự thay đổi hạn ngạch xuất nhập khẩu, thuế xuất nhập khẩu,… sẽ ảnh hưởng đến sản lượng và giá trị xuất nhập khẩu hàng hóa, từ đó ảnh hưởng đến quy trình thanh toán. Hiện tại các ngân hàng chỉ thực hiện theo quy định của UCP 600 là chủ yếu. Trong hoạt động thanh toán quốc tế có nhiều bên tham gia và thuộc các quốc gia khác nhau, mỗi bên tham gia sẽ chịu sự chi phối bởi luật pháp quốc gia của nước mình, chính vì vậy khi tham gia vào quan hệ thanh toán này phải nghiên cứu luật pháp của nước sở tại, phong tục tập quán của mỗi nước.
Khách hàng của ngân hàng trong thanh toán tín dụng chứng từ bao gồm cả các doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu, vấn đề ở đây là đạo đức và năng lực kinh doanh của khách hàng. Họ đã nắm được điểm yếu của thư tín dụng là việc thanh toán tách rời khỏi hàng hóa mà chỉ căn cứ vào chứng từ. Người xuất khẩu có thể giả mạo chứng từ để đòi tiền ngân hàng và người nhập khẩu cũng có thể gây ra rủi ro cho ngân hàng khi cố ý không trả tiền cho ngân hàng hoặc rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán dẫn đến không có khả năng trả tiền cho ngân hàng trong trường hợp ký quỹ dưới 100%. Mặt khác, sự hiểu biết của khách hàng về quy trình thanh toán tín dụng chứng từ cũng giúp cho quá trình thanh toán nhanh chóng và ít sai sót, rủi ro hơn.
- Hệ thống ngân hàng đại lý
Bất kỳ một ngân hàng nào muốn cung cấp cho khách hàng các sản phẩm dịch vụ của mình đều cần phải có một mạng lưới đại lý ở những nơi mà ngân hàng của họ không có chi nhánh. Quan hệ đại lý giữa hai ngân hàng là quan hệ dịch vụ. Trên cơ sở đó, các NHTM có thể tăng được doanh thu nhờ việc thực hiện các dịch vụ uỷ thác của ngân hàng đại lý của mình, mở rộng nghiệp vụ TTQT của mình như: trở thành ngân hàng thu hộ, ngân hàng thông báo, ngân hàng bảo lãnh, ngân hàng chuyển nhượng, ngân hàng chiết khấu...Ngược lại, các NHTM có thể sử dụng mạng lưới ngân hàng đại lý của mình để thực hiện các nghiệp vụ TTQT, giới thiệu thêm các sản phẩm dịch vụ của mình.
Mỗi ngân hàng thương mại đều có hệ thống ngân hàng đại lý đặt ở nhiều nước trên thế giới để thuận lợi cho việc thanh toán,giảm được thời gian và chi phí thanh toán qua ngân hàng trung gian