9. Kết cấu của luận văn
1.3. Ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau. Bởi bất kì một giai đoạn một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nguồn nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể nói từng hoạt động quản trị đều cần phải đƣợc theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc đòi hỏi cần có những chỉ số đo lƣờng riêng, thích hợp và hiệu quả.
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lƣờng. Tuy nhiên, cái tên KPI – Key Performance Indicators, đã cho thấy, KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng, là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị. Cũng chính bởi vậy mà việc đánh giá hiệu quả công việc của ngƣời lao động cũng có thể đo lƣờng và đƣợc ứng dụng KPI. Ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc trong doanh nghiệp là việc đƣa chỉ số KPI vào trong công tác đánh giá hiệu quả công việc thực tế tại một doanh nghiệp, tổ chức. Để ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc cần có những điều kiện cụ thể nhất định nhƣ sau:
1. Mối quan hệ với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt.
29
3. Kết hợp các biện pháp đo lƣờng, báo cáo và tăng cƣờng hiệu quả hoàn thành công việc
4. Mối liên kết giữa các chỉ số đo lƣờng hiệu quả với định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức.
Đối với điều kiện nền tảng mối quan hệ, phải thiết lập đƣợc mối quan hệ cộng tác hiệu quả giữa Ban quản trị, đại diện cho ngƣời lao động trong tổ chức, đại diện các đoàn thể cho ngƣời lao động, ngƣời lao động, khách hàng chủ chốt và những nhà cung cấp chính. Việc tạo nên mối quan hệ cộng tác chính là việc tất cả các bên liên quan đều phải hiểu đƣợc rộng để có đƣợc những thay đổi lớn trong văn hóa, trong doanh nghiệp thì cần phải có sự thấu hiểu lẫn nhau, cùng công nhận sự thay đổi là cần thiết và cùng nhau tiến hành thay đổi. Ban quản trị cam kết với các đoàn thể, đại diện ngƣời lao động, toàn thể nhân viên về việc thiết lập và duy trì cách thức sắp xếp thuyết phục; cùng xây dựng định hƣớng chiến lƣợc cho việc ứng dụng thực tiễn tốt nhất các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Khái niệm cộng tác đƣợc mở rộng bao gồm cả mối quan hệ với khách hàng và những nhà cung cấp chính của tổ chức.
Để có hiệu quả công việc tốt thì trao quyền cho nhân viên trong tổ chức rất quan trọng, đặc biệt là đội ngũ nhân viên “tuyến đầu”. Bởi việc truyền đạt thông tin từ trên xuống dƣới và từ dƣới lên trên đều qua khâu trung gian này. Việc trao quyền cho nhân viên để họ có những hành động kịp thời điều chỉnh những tình huống có ảnh hƣởng xấu đến các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Trong quá trình xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, việc trao trách nhiệm cho các nhóm để họ có thể xây dựng và lựa chọn các chỉ số đánh giá hiệu quả của riêng mình cho phù hợp. Bên cạnh việc trao quyền thì việc nâng cao kiến thức, tổ chức đào tạo cho nhân viên, khắc phục những khó khăn giúp cho việc học hỏi của tổ chức đƣợc diễn ra tốt hơn.
Để có thể ứng dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thì việc kết hợp các biện pháp đo lƣờng, báo cáo và cải tiến hiệu quả rất quan trọng. Ban quản trị cần phát triển một khuôn khổ thống nhất để có thể đo lƣờng và báo cáo. Dựa trên mức độ quan trọng của tổ chức, có thể báo cáo theo các sự kiện theo ngày/tuần/tháng và những báo cáo này cũng phải đề cập đến những thành công của tổ chức. Điều đó có nghĩa trong
30
mỗi báo cáo sẽ thể hiện đƣợc đánh giá sự thành công của công việc, đồng thời thể hiện tính cải tiến, điều chỉnh thay đổi cho phù hợp. Các chỉ số đƣợc điều chỉnh sao cho phù hợp với mức phát triển của các chỉ số cấp nhóm tƣơng ứng. Khi các nhóm đƣợc trao quyền nhiều hơn, họ sẽ có nhiều ý tƣởng mới và phát triển đƣợc nhiều giải pháp mới. Tuy nhiên, các báo cáo cần đƣợc điều chỉnh cho kịp thời để độ chính xác cao và hiệu quả, để từ đó việc ra quyết định đƣợc hiệu quả tốt.
Các thƣớc đo hiệu quả sẽ chẳng có tác dụng gì nếu không đƣợc liên kết với các yếu tố quyết định thành công, các chỉ tiêu của thẻ điểm cân bằng điểm và các mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức. Tổ chức sẽ gặt hái đƣợc thành công nếu dành thời gian xác định và truyền tải đƣợc tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của mình. Bên cạnh đó việc tính toán và hoạch định cụ thể, liên kết đƣợc với 4 viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng sẽ cho thấy yếu tố quyết định thành công của tổ chức. Từ đó tổ chức sẽ xác định đƣợc yếu tố quyết định thành công của tổ chức.
Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc vào một tổ chức, doanh nghiệp không đơn thuần cứ thế áp dụng mà còn liên quan đến rất nhiều các yếu tố xung quanh. Các yếu tố kết hợp lại với nhau tạo nên môi trƣờng phù hợp, có nhƣ vậy việc ứng dụng mới mang lại hiệu quả cao. Các tổ chức, doanh nghiệp muốn áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI trong công tác quản trị của tổ chức mình cần tạo dựng điều kiện cần thiết nhất để đảm bảo tính thành công.
Kết luận Chƣơng 1:
Chƣơng đầu tiên của luận văn, tác giả khái quát những vấn đề cơ bản của đánh giá hiệu quả công việc (khái niệm, phƣơng pháp đánh giá hiệu quả công việc). Bên cạnh đó, tác giả cũng giới thiệu về chỉ số đo lƣờng hiệu suất cốt yếu KPI (định nghĩa, đặc điểm, phân loại) cũng nhƣ các điều kiện cần thiết để có thể ứng dụng bộ chỉ số đo lƣờng hiệu suất – đánh giá hiệu quả công việc theo KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp. Đánh giá hiệu quả công việc là việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ngƣời lao động với các tiêu chuẩn đề ra, phƣơng pháp thực hiện công việc, năng lực và kỹ năng của ngƣời lao động... Đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp việc đánh giá hiệu
31
quả công việc của ngƣời lao động là vô cùng quan trọng; nó là cơ sở để tiến hành các chế độ khen thƣởng, đãi ngộ, đào tạo… cho ngƣời lao động và cũng là động lực để ngƣời lao động cố gắng, phấn đấu hoàn thành tốt công việc đƣợc giao . Để đánh giá hiệu quả công việc của ngƣời lao động có rất nhiều phƣơng pháp nhƣ phƣơng pháp đánh giá theo thang đo đánh giá đồ họa, phƣơng pháp danh mục kiểm tra... Nhƣng việc áp dụng phƣơng pháp nào vào đánh giá hiệu quả công việc là điều không đơn giản, đòi hỏi các nhà quản lý phải tìm phƣơng pháp nào phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của tổ chức mình. Trong những năm gần đây, khi nền kinh tế mở rộng, hội nhập nền tri thức mới thì nhiều học thuyết mới về phƣơng pháp đánh giá hiệu quả công việc đƣợc đƣa vào, một trong số đó là các phƣơng pháp mới đó là chỉ số đánh giá KPI. Chỉ số đánh giá KPI là chỉ số đo lƣờng hiệu quả các hoạt động của tổ chức, đƣợc phân ra làm các loại khác nhau nhƣ nhóm dùng trong các ngành kinh tế lớn, nhóm hoạt động tổ chức, nhóm khung chƣơng trình, nhóm nhận chỉ tiêu, nhóm theo định mức KPI. Đặc biệt KPI đƣợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực nói chung và trong đánh giá hiệu quả công việc nói riêng. Để ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc trong mỗi tổ chức đạt hiệu quả thì các tổ chức cần tạo dựng mối quan hệ với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt. Trao quyền cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu”. Kết hợp các biện pháp đo lƣờng, báo cáo và tăng cƣờng hiệu quả hoàn thành công việc. Bên cạnh đó là việc tạo dựng mối liên kết giữa các chỉ số đo lƣờng hiệu quả với định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức. Chính việc kết hợp, đáp ứng các điều kiện cơ bản trên đã giúp cho việc ứng dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI ở một số doanh nghiệp, tổ chức mang lại những thành công nhất định.
32
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI HÀ VIỆT