9. Kết cấu của luận văn
3.1.1. Quy trình xây dựng
Để đảm bảo trong quá trình hoạt động sau này, các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc sẽ mang lại hiệu quả trong tổ chức thì việc phải tuân thủ theo một quy trình là điều hết sức quan trọng. Khi các tổ chức hiểu đƣợc quy trình và đánh giá đúng mục đích của các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thì giai đoạn xây dựng bắt đầu.
Quy trình xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI có thể gồm 11 bƣớc nhƣ sau:
Bảng 3.1: Quy trình xây dựng bộ chỉ số đánh giá công việc KPI
Bƣớc Nội dung Ghi chú
1 Sự cam kết của Ban Lãnh đạo Công ty
2 Thành lập Nhóm dự án thực thi xây dựng bộ chỉ số 3 Xây dựng chức năng nhiệm vụ của bộ phận và cá nhân 4 Giới thiệu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc đến
toàn thể nhân viên
5 Xác định mục tiêu cho Công ty, bộ phận và cá nhân Kết quả cần đạt đƣợc của từng nhiệm vụ cụ thể 6 Lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất
65
Bƣớc Nội dung Ghi chú
7 Xác định các chỉ tiêu đánh giá các mục tiêu quan trọng nhất 8 Mô tả từng chi tiết chỉ tiêu
Đƣa ra các thông số liên quan đến chỉ tiêu: đơn vị, cách thức đo lƣờng 9 Xây dựng khung báo cáo cho các cấp
10 Tập hợp các chỉ tiêu thành hệ thống các chỉ tiêu KPI 11 Điều chỉnh các chỉ số sao cho phù hợp với tổ chức
[15, tr.68]
Bước 1: Sự cam kết của Ban Lãnh đạo cấp cao
Ban Lãnh đạo Công ty phải tận tâm xây dựng và chỉ đạo toàn bộ tổ chức sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc và bất kỳ một thẻ điểm cân bằng nào chứa chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Sự cam kết tham gia của Ban Lãnh đạo sẽ tạo ra một môi trƣờng năng động trong đó các dự án có cơ hội phát triển mạnh mẽ. Ban Lãnh đạo cũng cần phải hiểu rõ khái niệm cũng nhƣ tại sao họ phải giám sát và theo dõi các chỉ số này nhƣ một nhiệm vụ phải làm hàng ngày.
Sự cam kết của Ban Lãnh đạo thể hiện ở chỗ, trong quá trình triển khai dự án, họ phải dành thời gian để đƣa ra ý kiến nhận xét cho các chỉ số đƣợc đề xuất về tiến độ hàng tuần, thăm thực tế các nơi áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI….Việc đội ngũ Ban Lãnh đạo tham gia và cam kết sẽ theo sát dự án sẽ giúp họ hiểu hơn về công việc của mình, phát triển hơn nữa các chiến lƣợc của tổ chức và liên kết đƣợc các hoạt động hàng ngày với những mục tiêu chiến lƣợc.
Bước 2: Thành lập Nhóm dự án thực thi xây dựng bộ chỉ số
Một nhóm dự án gồm từ hai đến bốn ngƣời đƣợc thành lập, những thành viên đƣợc lựa chọn cho dự án đƣợc đào tạo kỹ lƣỡng và họ cần tập trung cho việc xây dựng và báo cáo công việc với Giám đốc. Mọi công việc sẽ đƣợc chuyển cho các bộ phận khác đảm nhiệm, còn nhóm dự án chỉ tập trung cho công việc thực thi xây dựng bộ chỉ số, do đặc thù công việc và có sự liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Phòng hành chính nhân sự nên thƣờng là nhân viên phòng Hành chính - Nhân sự tham gia nhóm dự
66
án là chính. Các Phòng ban khác cũng cử ra một nhân viên luôn theo sát nhóm dự án để có thể hỗ trợ cung cấp thông tin cho từng phòng ban.
Công việc của nhóm sẽ hoàn thành tốt khi có sự ủng hộ của Ban Lãnh đạo để họ có thể chuyên tâm cho công việc xây dựng. Các phƣơng tiện, cơ sở sẽ hỗ trợ cho nhóm tối đa để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Bước 3: Xây dựng chức năng nhiệm vụ của bộ phận và cá nhân
Nhóm dự án kết hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự và các phòng ban chức năng, tiến hành xây dựng bản mô tả công việc cụ thể hoàn chỉnh, chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban, cá nhân.
Công việc xây dựng bản chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban hay từng vị trí công việc cần có thời gian quan sát, phối hợp với các phòng ban chức năng để xây dựng lên cho chi tiết, hoàn chỉnh, xác thực, có thể đo lƣờng đƣợc.
Bước 4: Giới thiệu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo KPI đến toàn thể nhân viên
Nhân viên cần đƣợc chuẩn bị để thay đổi cho nên nhóm dự án và Ban Lãnh đạo cần chia sẻ thông tin cởi mở và trung thực để thuyết phục nhân viên về sự cần thiết phải thay đổi, chỉ ra vai trò đóng góp của các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc đối với chiến lƣợc phát triển, thu hút đƣợc sự hứng thú của nhân viên để họ mong muốn tham gia…
Nhóm dự án sẽ kết hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự tổ chức buổi họp, chƣơng trình định hƣớng vạch ra những thay đổi do áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc vào tổ chức, để họ hiểu và cần hiệu quả để tạo ra những kết quả khác biệt hơn trƣớc đây. Việc phổ biến hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc tới toàn bộ nhân viên sẽ thu hút đƣợc sự quan tâm chú ý của đại bộ phận nhân viên trong tổ chức, từ đó cùng tổ chức kết hợp xây dựng bộ chỉ số xác thực, chuẩn xác.
Bước 5: Xác định mục tiêu cho Công ty, bộ phận và cá nhân
Đối với mỗi tổ chức, xác định mục tiêu cho tổ chức – Công ty quyết định thành công nhận diện các vấn đề xác định tình trạng sức khỏe và sự tồn tại của công ty. Đối với mỗi Công ty, nên hạn chế các quyết định thành công trong khoảng từ 5 đến 8 và để
67
làm đƣợc điều đó nhóm dự án cần nghiên cứu kỹ tài liệu về lập kế hoạch chiến lƣợc trong Công ty và rút ra mục tiêu, yếu tố then chốt. Nhờ có việc tìm ra yếu tố then chốt cho Công ty cán bộ nhân viên có thể tập trung tìm ra các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thực sự mang lại sự khác biệt.
Đối với bộ phận và cá nhân thì xác định mục tiêu chính là đƣa ra kết quả cần đạt đƣợc của từng nhiệm vụ cụ thể đối với từng bộ phận, từng vị trí công việc của cá nhân.
Bước 6: Lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất
Đây là một trong những bƣớc rất quan trọng, khi liệt kê các mục tiêu cần đạt đƣợc cấp Công ty, bộ phận, cá nhân thì việc tìm ra những mục tiêu quan trọng nhất rất cần thiết. Bởi trong tập hợp một nhóm các mục tiêu ấy không thể thực hiện các mục tiêu cùng lúc và nhƣ nhau. Việc xác định mục tiêu nào là quan trọng nhất giúp tổ chức tập trung hoàn thành mục tiêu đó trƣớc để mang lại hiệu quả cao.
Bước 7: Xác định các chỉ tiêu đánh giá các mục tiêu quan trọng nhất
Khi lựa chọn đƣợc các mục tiêu quan trọng nhất Nhóm dự án tiến hành xác định các chỉ tiêu cho các mục tiêu quan trọng nhất. Việc xác định các chỉ tiêu đánh giá sẽ giúp cho các nhóm điều chỉnh hành vi một cách nhất quán vì lợi ích, mục tiêu của toàn bộ tổ chức. Cải thiện đƣợc sự hài lòng đối với công việc của nhóm, cá nhân với các mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức. Tăng cƣờng sự hiểu biết của nhân viên, khuyến khích các hành động kịp thời và liên kết đƣợc các hoạt động hàng ngày của nhân viên với các định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức.
Bước 8: Mô tả từng chi tiết các chỉ tiêu
Mô tả chi tiết các chỉ tiêu là đƣa ra các thông số liên quan đến chỉ tiêu: đơn vị, cách thức đo lƣờng.
Tƣơng ứng với mỗi chỉ số KPI có một đơn vị tính đi kèm đƣợc gọi là đơn vị tính KPI. Tùy thuộc vào nội dung đo lƣờng của chỉ tiêu mà Đơn vị tính KPI rất đa dạng và phong phú, thông thƣờng là VNĐ, %, số khách hàng…
Đặc biệt có một số các KPI không có đơn vị. Ví dụ Chỉ tiêu “Đạt kỳ thi sát hạch trong kỳ” kết quả chỉ có là “Đạt” hoặc “Không đạt”
68
Cách thức đo lƣờng KPI thể hiện phƣơng thức và cách thức đo lƣờng hiệu quả KPI đó. Mỗi KPI có một cách thức đo lƣờng tƣơng ứng đƣợc thống nhất giữa đối tƣợng nhận KPI, đối tƣợng giao KPI và bộ phận hiệu quả tính toán đo lƣờng KPI đó.
Bước 9: Xây dựng khung báo cáo cho các cấp
Khung báo cáo phải đáp ứng đƣợc yêu cầu về các cấp độ khác nhau trong tổ chức và mức độ báo cáo thƣờng xuyên để có thể đƣa ra quyết định kịp thời. Hầu hết các chỉ số phải đƣợc báo cáo hàng ngày, một vài chỉ số báo cáo theo tuần hoặc theo tháng. Nói chung là tùy vào từng mục tiêu, chỉ tiêu mà báo cáo quy định cụ thể. Việc phát triển khung báo cáo sẽ tiến hành ở tất cả các cấp: Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân…
Cơ chế báo cáo nhất quán sẽ đƣợc xây dựng nhờ các phƣơng pháp báo cáo dựa trên quyết định. Cơ chế này sẽ không làm mất thời gian nhiều của Ban Lãnh đạo. Các báo cáo khuyến khích nhân viên tiến hành việc chỉnh sửa ngay lập tức các vấn đề đang ảnh hƣởng nhiều tới chỉ số đánh giá hiệu quả công việc.
Bước 10: Tập hợp các chỉ tiêu thành hệ thống các chỉ tiêu KPI
Sau khi tiến hành xây dựng các chỉ tiêu hoàn chỉnh tiến hành tập hợp từng chỉ tiêu một thành hệ thống các chỉ tiêu KPI theo công việc, bộ phận, cá nhân. Thông thƣờng mỗi vị trí chức năng sẽ có một vài chỉ tiêu hiệu quả mục tiêu công việc đơn lẻ và tập hợp các chỉ tiêu đơn lẻ ấy thành hệ thống có thể đánh giá đầy đủ một Bộ phận, vị trí nhất định hoàn chỉnh.
Bước 11: Điều chỉnh các chỉ số sao cho phù hợp với tổ chức
Trong quá trình thử nghiệm chắc chắn có những chỉ tiêu chƣa thực sự phù hợp sẽ gặp những thử thách với bộ phận, cá nhân trong quá trình sử dụng nên các nhóm, cá nhân sẽ có điều chỉnh và thay đổi một số chỉ số phù hợp theo yêu cầu để duy trì đƣợc tính phù hợp và ứng dụng của chúng.
Với những yếu tố quyết định thành công mới dẫn đến việc cần điều chỉnh các chỉ số đánh giá sẽ đƣợc xác định trong các giai đoạn lên kế hoạch triển khai hàng quý. Các nhóm làm việc cần rà soát và điều chỉnh các chỉ số đánh giá của riêng mình theo định kỳ nhƣng không đƣợc quá sáu tháng một lần. Việc điều chỉnh các chỉ số phù hợp
69
với tổ chức, bộ phận, cá nhân đảm bảo đƣợc chu kỳ liên tục cải tiến quá trình sử dụng các chỉ số.