Căn cứ vào việc sử dụng TSCĐ HH cho hoạt động kinh doanh, đơn vị có nhu cầu về mua sắm TSCĐ HH sẽ lập“ Tờ trình” lên ban Giám đốc trình rõ lý do, loại TSCĐ HH yêu cầu. Tổng Giám đốc sẽ phê duyệt và trình lên HĐQT thông qua. Sau khi được phê duyệt Tổng giám đốc lập thành tổ mở và chấm thầu về gói thầu cung cấp TSCĐ HH. Nhà thầu cung cấp tài sản có giá cạnh tranh và chất lượng tốt nhất thì trúng thầu. Khi nhà cung cấp giao TSCĐ, tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu và bàn giao TSCĐ. Bên bán viết hóa đơn GTGT do công ty và hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. Sau khi nhận TSCĐ và bàn giao cho bộ phận sử dụng, căn cứ vào hợp đồng kinh
tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng và hóa đơn GTGT, phòng Tài chính – kế toán lập tờ kê kế toán và định khoản các nghiệp vụ có liên quan. Sau khi ghi sổ các chứng từ được dính với nhau thành một bộ hồ sơ TSCĐ HH và lưu trữ, bảo quản theo quy định hiện hành.
Thực tế ngày 15/5/2012 căn cứ vào nhu cầu thi công công trình, Công ty tiến hành mua mới 1 máy khoan từ đồng bộ A 200 giá mua chưa thuế 40.540.000, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán 44.594.000. Chi phí lắp đặt chạy thử 500.000 đ. Tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu, chạy thử, đảm bảo các thông số kỹ thuật của xe đúng thiết kế, đủ điều kiện đưa vào sử dụng. Tài sản này được đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển của Công ty
Mẫu 2.03: Hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 15/5/2012
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL QP-/2009B
Số 00085437 Đơn vị bán: Công ty công nghệ kỹ thuật toàn cầu
Địa chỉ: 187 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: 01012238975
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Biên
Địa chỉ: H2A số 471 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Máy khoan từ A200 đồng bộ
Chiếc 1 40.540.000 40.540.000 Cộng tiền hàng: 40.540.000 Thuế suất thuế GTGT:10% 4.054.000 Tổng tiền thanh toán: 44.594.000 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu năm trăm chín mươi bốn nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên)