Mô tả hoạt động thu chi tiền tại công ty cổ phần Phụ liệu may nha trang Thu tiền mặt
Khi các nghiệp vụ thu tiền mặt phát sinh, kế toán tiền căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ mà người nộp tiền đem đến (là các nhân viên trong công ty ) để lập phiếu thu, còn khách hàng mua hàng hóa của công ty thì kế toán sẽ căn cứ vào người nhận tiền để lập. Phiếu thu được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt, thủ quỹ...Liên 1 được kế toán tiền mặt lưu giữ để ghi vào sổ quỹ (Nợ TK 1111) rồi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi sổ cái. Liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được chuyển cho kế toán công nợ hoặc kế toán các TK đối ứng giữ để mở sổ theo dõi công nợ cho các đối tượng liên quan. Đồng thời khi phiếu thu đã được duyệt , thủ quỹ nhận tiền và ký vào phiếu thu rồi ghi vào sổ quỹ.
Nhóm tài sản cố định Số năm khấu hao Nhà cửa vật kiến trúc 10-30 Máy móc thiết bị 3-10 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 6-8 Thiết bị, dụng cụ quản lý 3-5
Tiền gửi ngân hàng
Hoạt động thu tiền qua ngân hàng thường diễn ra giữa công ty với khách hàng. Các đơn vị này khi chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng. Sau đó, ngân hàng tiến hành lập Giấy báo có chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi vào sổ chi tiết TGNH ghi nợ TK 112. Đồng thời, ghi vào sổ nhật ký chung để cuối tháng căn cứ ghi vào sổ cái. Kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ của các đối tượng liên quan.
Mô tả hoạt động chi tiền tại đơn vị Chi tiền mặt
Để thuận tiện trong việc kinh doanh, các khoản chi nhỏ được hiện bằng tiền mặt. Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền , kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra tính pháp lý của lệnh chi tiền rồi tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên, sau khi đã được xét duyệt liên 1 chuyển cho kế toán tiền mặt lưu giữ để ghi vào sổ chi tiết tiền mặt (Có TK 1111). Liên 2 chuyển cho người nhận tiền. Liên 3 được chuyển cho kế toán công nợ hoặc các kế toán các TK đối ứng khác theo dõi công nợ. Đồng thời, thủ quỹ tiến hành chi tiền, ký xác nhận vào phiếu chi rồi ghi vào sổ quỹ, trước khi chi tiền thì người nhận tiền phải ký vào phiếu chi.
Chi tiền gửi ngân hàng
Căn cứ vào các chứng từ như Phiếu nhập kho, HĐ GTGT khi mua hàng hóa, dịch vụ, điện nước...kế toán TGNH sẽ lập 3 liên ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để chuyển tiền cho người bán. Sau khi ngân hàng chuyển tiền sẽ chuyển giấy báo nợ về công ty. Dựa vào giấy báo nợ, kế toán tiền ghi vào sổ TGNH, sổ nhật ký chung, sổ cái. Đồng thời kế toán công nợ hoặc kế toán các tài khoản đối ứng sẽ ghi vào sổ chi tiết công nợ hoặc theo dõi vào các tài khoản đối ứng liên quan.
Đối với tiền tồn quỹ
Mọi hoạt động thu chi tiền đều được tập trung về văn phòng công ty, cuối ngày đều tính tổng số tiền thu chi từ hoạt động kinh doanh trong ngày. Kế toán trưởng quy định mứ tồn quỹ định mức là 100.000.000 đồng. Cuối ngày, sau khi tổng hợp mức thu chi, thủ quỹ có trách nhiệm lấy số tiền dư ra của 100.000.000 đồng gửi vào ngân hàng, và nếu trong ngày số tiền chi ra quá lớn thì tiến hành rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt. Trên thực tế, mức tồn quỹ của công ty ít khi đúng ở mức 100.000.000 đồng vào thời
điểm cuối ngày mà có thể dao động hơn hoặc thấp hơn một ít do hoạt động của công ty luôn diễn ra liên tục. Cứ mỗi quý công ty tiến hành kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trưởng, thủ quỹ, kế toán tiền mặt. Biên bản kiểm kê được lập với đầy đủ chữ ký của những người tham gia kiểm kê.
Hàng tháng kế toán tiền sẽ kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng có khớp hay không. Nếu như không khớp thì thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu cũng không tìm ra được nguyên nhân chênh lệch thì sẽ đưa vào khoản phải thu phải trả khác số tiền chênh lệch và tiếp tục tìm ra nguyên nhân.
Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nộ bộ
Để tìm hiểu HTKSNB khoản mục tiền của Công Ty CP Phụ liệu may nha trang thì Vietland tiến hành phỏng vấn kế toán tiền, thủ quỹ và các kế toán liên quan để trả lời bảng câu hỏi được lập sẵn.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN ĐẤT VIỆT
Khách hàng:Công ty Phụ Liệu May Người lập: Mỹ Ngàylập: 15/3/2013- 20/3/2013
Niên độ: 1/1/2012 - 31/12/2012 Người soát xét:Q.Tuấn
Câu hỏi Trả lời:C/KGhi chú
1. Có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền hay không Có
2. Các phiếu thu, chi có được đánh số liên tục hay không? Có
3. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn đóng dấu hay ký xác nhận
lên chứng từ không? Có
4. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước
khi thu chi tiền hay không? Có
5. Có sự mô tả rõ ràng về nội dung hạch toán trong mỗi tài khoản
sổ cái không? Có
6. Khi phát sinh nghiệp vụ thu chi tiền có phản ánh đầy đủ vào
sổ sách có liên quan? Có
7. Những khoản chi lớn có được thực hiện qua ngân hàng không? Có
8. Cuối kỳ có kiểm kê quỹ không? Có
9. Định kỳ có đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ? Có
10. Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ
ngân hàng? Có
Kết luận HTKSNB Tốt x Bình thường Không tốt
RRKS Thấp x Trung bình Cao
Bảng 2.2. Bảng câu hỏi tìm hiểu HTKSNB của khoản mục vốn bằng tiền Đánh giá sơ bộ về Hệ thống kiểm soát là: Hiệu quả.
Trong quá trình kiểm tra vốn bằng tiền trưởng đoàn lưu ý với nhân viên trong đoàn thực hiện kiểm toán khoản mục này về:
Sự đầy đủ của hóa đơn, chứng từ
Sự hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ
Quá trình ghi chép, định khoản có đúng với chuẩn mực kế toán hiện hành không Sự tuân thủ các quy chế tài chính của tổng công ty