chia thành 3 tổ sản xuất, vừa đảm bảo yêu cầu tiến dộ, dễ dàng trong khâu quản lý, chuyên môn hóa công việc hơn cho tổ sản xuất.
Đề xuất mô hình cấu trúc tổ chức mới:
Sơ đồ 3.1. Mô hình cấu trúc tổ chức của Doanh nghiệp tư nhân Trường Thiềm (Đề xuất)
Căn cứ vào mô hình đề xuất, em xin đưa ra đề xuất nhân sự cho các phòng ban như sau: Giám đốc: 1 Phòng kinh doanh: 7 Phòng kỹ thuật: 3 Phòng kế toán - hành chính tổng hợp: 2 Phòng Marketing: 2
Với đề xuất đưa ra mô hình mới và cơ cấu nhân sự mới, cần có đề xuất mới về phân quyền sao cho phù hợp. Em xin đưa ra một số đề xuất về phân quyền như sau:
Giám đốcPhòng kỹ Phòng kỹ thuật Phòng kế toán hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh Phòng Marketing
Giám đốc: Bao quát tình hình chung, quản lý chung các phòng ban và nhận thông tin báo cáo từ các trưởng phòng
Phòng kinh doanh: Tiếp tục mở rộng tập khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ.
Phòng kỹ thuật: Quản lý nhóm sản xuất dựa trên báo cáo của nhóm trưởng, quản lý về mặt sản xuất, xuất nhập máy móc, kho bãi.
Phòng kế toán - hành chính tổng hợp: Quản lý Tài chính – Kế toán cho doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp như: Kế toán tiền mặt, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí, kế toán giá thành, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương,…. Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến. Tham mưu cho Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời. Soạn thảo và biên tập hợp đồng.
Phòng marketing: Tìm hiểu các yếu tố bên ngoài tác động đến doanh nghiệp, tìm hiểu cà phân tích các yếu tố nội tại bên trong doanh nghiệp, đưa ra các chính sách phát triển doanh nghiệp nhưu Chăm sóc khách hàng, phát triển sản phẩm….Đưa ra các chiến dịch kinh doanh và quảng cáo cho sản phẩm và hình ảnh doanh nghiệp, Thực hiện công việc liên kết với đối tác và đại lý, tạo dựng các mối quan hệ cho doanh nghiệp nhằm thực heienj mục tiêu mở rộng thị trường và phát triển doanh nghiệp.
Nhóm sản xuất: Chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất theo đúng thiết kế, đúng quy cách, chất lượng và đảm bảo đúng tiến độ và phòng kỹ thuật đề ra để giao cho khách hàng. Bố trí phân công công nhân phù hợp để chuyên môn hóa công việc, an toàn, tổ chức sản xuất theo ca để đảm bảo tiến độ giao hàng.
Các trưởng phòng: Nhận nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn từ ban giám đốc về chức năng mình phụ trách, lập kế hoạch thực hiện, phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên cấp dưới triển khai thực hiện, phân quyền (nếu cần), đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc đã giao và báo cáo lại với giám đốc. Tham mưu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến phòng phụ trách.
Doanh nghiệp nên có quy định nêu rõ ràng, phân định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của mỗi phòng ban, từng phòng ban chức năng phải nhận thực rõ vai trò, nhiệm vụ chính của mình, mỗi phòng ban cần tự lập kế hoạch cho mình, nâng cao tính tự chủ trong công việc, có ý thức tự chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình, sử dụng quyền hạn đúng mực nhằm mục đích phục vụ cho công việc.
Doanh nghiệp cần có sự phối hợp nhịp nhàng và thống nhất giữa các phòng ban. Do doanh nghiệp đang có sự chồng chéo về chức năng nhiệm vụ cửa các phòng ban, thông tin cho đến các phòng ban và phản hồi đến giám đốc còn chậm nên chưa đáp ứng được đúng tiến độ công việc. Do đó lãnh đạo doanh nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra các phòng ban chức năng, các trưởng phòng cũng cần phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ các công việc của các nhân viên đồng thời nâng cao chất lượng của hệ thống thông tin giữa các phòng ban và lãnh đạo cũng như các phòng ban với nhau để nắm bắt một cách nhanh chóng
3.3.1.3. Nâng cao trình độ nhân viên trong doanh nghiệp
Đào tạo và phát triển là hoạt động đảm bảo sự thành công trong đổi mới quy mô, mục tiêu và công việc của doanh nghiêp. Vì vậy, khi tiến hành đào tạo phát triển nhân sự doanh nghiệp phải đảm bảo cho người lao động được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn, được cập nhật hóa kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để hoàn thành công việc được giao. Dựa vào định hướng chung trong công tác đào tạo trên, doanh nghiệp nên có những điều chỉnh và triển khai theo các nội dung sau:
Phòng kế toán - hành chính tổng hợp cần kết hợp với các phòng ban chức năng để xác định nhu cầu và tổ chức triển khai đào tạo nhân sự trong phòng ban.
Tổ chức các buổi hội thảo, giao lưu học hỏi kinh nghiệm lao động sản xuất trong doanh nghiệp để thực hiện đào tạo với lượng nhân viên lớn mà chi phí không cao.
Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên toàn bộ doanh nghiệp, đặc biệt chú trọng đến nhân viên phòng kinh doanh. Bởi lẽ doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường ra nước ngoài, mà nhân viên trong doanh nghiệp chưa có khả năng ngoại ngữ.
Đội ngũ nhà quản trị doanh nghiệp nên tập trung nghiên cứu và hướng dẫn nhân viên mình các phương pháp tiến hành công việc, phương pháp bố trí sắp xếp thời gian hợp lý; phương pháp phối hợp công việc với các bộ phận và các cá nhân liên quan. Nội dung đào tạo này giúp nhân viên trong doanh nghiệp có cách thức làm việc tốn ít thời gian, công sức mà thu được hiệu quả cao.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp nên tăng cường công tác đánh giá kết quả học tập của nhân viên thông qua phỏng vấn, trắc nghiệm hay báo cáo dưới dạng một chuyên đề, dự án. Và đặc biệt chú trọng đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên sau đào tạo qua các tiêu chí về năng suất lao động, chất lượng lao động, tinh thần trách nhiệm, hiệu suất sử dụng máy móc, tinh thần hợp tác, hành vi ứng xử, ….
3.3.1.4. Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc và các điều kiện làm việc cho nhân viên tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp vẫn chưa đưa ra quy định làm việc cụ thể, đánh giá nhân viên còn dựa trên cảm tính. Chính vì thế, doanh nghiệp cần xây dựng lại bảng nội quy công việc, tiến hành họp định kỳ hàng tuần vào sáng thứ 2.
Doanh nghiệp cần hoàn thiện chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước, thực hiện tốt các quy định về mức lương, có sự điều chỉnh lương kịp thời khi có các văn bản hướng dẫn. Thực hiện tốt các quy định về các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên để họ yên tâm công tác.
Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích công tác của nhân viên từng bộ phận trong doanh nghiệp một cách cụ thể để có quyết định khen thưởng phù hợp, khích lệ nhân viên làm việc đạt hiệu quả cao nhất.
Khi thực hiện công tác đánh giá nhân viên các nhà quản trị cần linh hoạt trong từng trường hơp: nếu nhân viên có khuyết điểm thì việc đánh giá cần tế nhị phê bình hoặc gặp riêng nhắc nhở và tạo điều kiện cho họ sửa chữa, rèn luyện, có cơ hội phát triển công bằng với các nhân viên khác. Còn nếu nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ cần tuyên dương một cách công khai làm gương cho các nhân viên khác trong doanh nghiệp.
Thường xuyên tổ chức các cuộc thi trình độ chuyên môn giữa các phòng ban nhằm khuyến khích họ giao lưu học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và tăng cường sự hợp tác trong công việc, tình đoàn kết trong doanh nghiệp.
3.3.2. Kiến nghị với nhà nước
Trong quá trình nghiên cứu đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp tư nhân Trường Thiềm em đã tìm ra được thực trạng mà doanh nghiệp đang gặp phải. Để doanh nghiệp tư nhân Trường Thiềm nói riêng và các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam nói chung có sự phát triển tốt trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như hiện nay em xin đề xuất một số kiến nghị đối với cơ quan nhà nước.
Nhà nước cần bổ sung và hoàn thiện các chính sách về Luật lao động đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong quá trình làm việc tại các Doanh nghiệp.
Các chính sách của nhà nước cần thường xuyên hoàn thiện, xóa bỏ các thủ tục hành chính phức tạp, chính sách chống hàng giả, hàng nhái, hàng nhập khẩu gây khó khăn cho doanh nghiệph hoạt động sản xuất kinh doanh chân chính, có các chính sách khuyến khích các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh chân chính phát triển, đặc biệt là những doanh nghiệp chủ yếu là sản xuất như Doanh nghiệp tư nhân Trường Thiềm.
Xây dựng các chính sách về phát triển nguồn nhân lực cho đất nước và cho doanh nghiệp. Chính phủ cần có những chương trình đào tạo, bồi dưỡng, phát triển đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao nhằm cung cấp các kiến thức về quản lý doanh nghiệp mới trong môi trường toàn cầu hóa. Cần có những chính sách khuyến khích mạnh mẽ việc cử thanh niên đi du học và làm việc trong và ngoài nước.
Nền kinh tế Việt Nam chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa so với các doanh ngiệp trong khu vực và trên thế giới. Do đó khi hoạt động đơn lẻ các doanh nghiệp tư nhân nói chung và doanh nghiệp Trường Thiềm nói riêng gặp rất nhiều khó khăn và khả năng cạnh tranh còn yếu kém. Sự hỗ trợ của các cơ quan chức năng còn rất ít và không đáp ứng nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp. Nên nhà nước cần đưa ra các biện pháp hỗ trợ, trợ cấp hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn để doanh nghiệp có thể phát triển trong tình hình khó khăn này.