Sơ đồ 3 : Quy trình công nghệ sản xuất Nguyên liệu Lò điện ( nấu luyện) Đúc thép thỏi Xử lý tháo gỡ khuôn Nhập kho bán thành phẩm Sàn làm nguội
Cán tinh Cán thô Cán thỏi Lò nung
1. Quản lý dự trữ
1.1. Tình hình dự trữ
Do nguyên vật liệu phục vụ sản xuất rất đa dạng nên Công ty có những quy định về dự trữ cụ thể cho từng loại và có thể chia thành các nhóm như sau :
+ Nguyên liệu chính là thép phế do ngày càng cạn kiệt phải chịu sự cạnh tranh trong thu mua, cho nên thu mua, dự trữ được càng nhiều càng tốt.
+ Nguyên vật liệu phải nhập khẩu (than điện cực, vật liệu chịu lửa …) thì được phép dự trữ gối đầu một quý.
+ Các nguyên vật liệu thu mua trong nước, không khan hiếm thì đợc phép dự trữ gối đầu một tháng.
+ Một số nguyên vật liệu do các đơn vị trong công ty cấp (gang, fe rô các loại, đá vôi …) thì chỉ được phép dự trữ gối đầu từ 15 đến 30 ngày.
Tuy nhiên thực tế việc dự trữ của Công ty còn chưa hợp lý, còn gây lên sự lãng phí, ứ đọng vốn. Tính đến cuối năm nguyên vật liệu tồn kho là trên 11 tỷ đồng.
1.2. Tình hình bảo quản vật tư
Tuỳ theo yêu cầu về kỹ thuật mà nguyên vật liệu được bảo quản trong các điều kiện khác nhau cho phù hợp. Hiện có 2 bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản vật tư đó là :
+ Xưởng nguyên liệu : Với diện tích ≈ 5.000 m2 có nhiệm vụ tập kết, gia công và bảo quản thép phế, gang thỏi, quặng sắt.
+ Phòng KHKD (bộ phận vật tư) với diện tích kho bãi trên 2.000 m2 có nhiệm vụ bảo quản các nguyên vật liệu còn lại và các phụ tùng bị kiện, các công cụ dụng cụ sản xuất … được phân thành các kho riêng biệt : Kho chính, kho đúc, kho vật liệu chịu lửa, kho hợp kim, kho phụ tùng bị kiện, kho dầu mỡ.
1.3. Tình hình cấp phát nguyên vật liệu :
Căn cứ vào kế hoạch, tác nghiệp và yêu cầu của sản xuất, của phân xưởng Công nghệ nguyên vật liệu sẽ đựơc cấp cho phân xưởng Công nghệ tại ngay gian xưởng chính (gian công nghệ) với các chỉ tiêu chất lượng rõ ràng, được cân đong đo đếm, có ký giao nhận bằng sổ hai đầu. Phế thép, gang, quặng được chuẩn bị, phối liệu vào giá liệu đưa sang gian xưởng chính bằng đường goòng và cầu trục.
2. Công tác lập kế hoạch điều độ sản xuất
2.1. Về công tác thu mua vật tư phụ tùng bị kiện
- Công ty chủ động thu mua vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đảm bảo kế hoạch.
- Số lượng vật tư mua về chỉ đủ cho sản xuất không để tồn kho lưu kho, không để chậm chễ ách tắc cho sản xuất.
- Việc mua vật tư nguyên liệu duy trì đúng lưu trình quản lý của Công ty, bám sát thị trường để điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi.
- Chất lượng phụ tùng, thiết bị, vật tư mua vào đều được thực hiện đúng lưu trình quản lý của Công ty đảm bảo phục vụ cho sản xuất. Trong năm chỉ có một lượng gạch Mg của PHI nhập vào tháng 5/2009 kém chất lượng.
- Trong năm 2009 Công ty tổ chức kiểm tra tất cả các kho vật tư của Công ty, kho các đơn vị sản xuất và các phòng, phế thép, phôi thỏi và giao cho 1 uỷ viên HĐQT.
- Phó tổng giám đốc phụ trách vật tư thiết bị làm trưởng ban trực tiếp chỉ đạo công tác kiểm tra toàn bộ thiết bị, vật tư tài sản, kho thép phế, kho thành phẩm... xác định giá trị sử dụng, giá trị còn lại không sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉ huy sản xuất và quản lý được hoạch toán được chính xác hơn, giúp cho công tác kế hoạch dự báo dự phòng, tránh dư thừa, tránh lãng phí trrong quá trình sản xuất. Công tác đó được thực tốt vì thế các vật tư tồn đọng đó được đưa vào sản xuất giải quyết vấn đề khó khăn về vốn.
2.3. Lập kế hoạch điều độ sản xuất:
Để có thể cung cấp đủ sản phẩm cho thị trường, mỗi doanh nghiệp, mỗi Công ty đều phải lập kế hoạch điều độ sản xuất. Kế hoạch điều độ sản xuất là kế hoạch sản xuất được lập cho từng tuần, từng tháng, căn cứ vào đó để sản xuất cho kịp tiến độ, đảm bảo có đủ hàng để cung cấp cho thị trường.
- Theo tháng: Chuẩn bị kế hoạch phân công cho các xưởng, bộ phận để tiếp nhận vật tư nguyên vật liệu.
+ Trực xuất bán hàng
+ Kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng thiết bị định kỳ, sửa chữa thường xuyên.
- Theo tuần: Kế hoạch đột xuất khi thay đổi kế hoạch tháng, phải điều động nhân lực cho các bộ phận thiếu lao động.
- Theo ngày :
+ Điều động đột xuất khi sự cố thiết bị phải sửa chữa, mua sắm vật tư dự phòng thay thế khi dự trữ trong kho hết.
+ Kế hoạch bán hàng, xuất hàng khi nhu cầu của khách hàng tăng.
3. Phương pháp dự báo của Công ty
Việc xác định nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của Công ty trong một kỳ sản xuất chủ yếu phụ thuộc vào sản lượng kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Với sản lượng kế hoạch đưa ra trong năm 2010 thì nhu cầu sử dụng vật tư của Công ty trong năm 2010 là :
Nhu cầu vật tư = Sản lượng KH x Định mức vật tư j
Từ nhu cầu sử dụng vật tư thì Công ty có cách dự báo mức sử dụng nguyên vật liệu như sau:
- Phương pháp tính toán được áp dụng cho một số loại vật tư có thể xây dựng mức tiêu hao bằng cách tính toán qua các chỉ tiêu liên quan. Ví dụ như định mức tiêu hao nguyên vật liệu ở mẻ đúc ( gạch xây , bột xây …) được tính theo công thức:
- Phương pháp kinh nghiệm được áp dụng cho các loại vật tư không thể xây dựng mức tiêu hao bằng cách tính toán và dựa vào các căn cứ sau: Mặt hàng kế hoạch, mức hao phí vật tư đó tại thời điểm hiện tại của Công ty, điều kiện sản xuất trong kỳ tới, tình hình thực hiện triển khai các đề tài khoa học, giải pháp kỹ thuật, sáng kiến cải tiến đang và sẽ được áp dụng, các chỉ tiêu định mức của các doanh nghiệp có hoàn cảnh tương tự.
Hao phí vật tư j cho 1 đơn vị SP kế
hoạch
= Lượng vật tư j cần cho 1 mẻ đúc Sản luợng kế hoạch bình quân 1
Nhận xét về Công ty
Hiện nay tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty là tương đối tốt thể hiện: Công ty có hệ thống đại lý trên toàn quốc, ngoài ra còn xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản, Mỹ, EU… Hệ thống kênh phân phối của Công ty thường chủ yếu là phân phối trực tiếp nên giảm được rất nhiều chi phí vận chuyển, bán hàng… Nhưng nhược điểm là thiếu thông tin về nhu cầu của khách hàng do Công ty chưa có phòng marketing và Công ty khắc phục nhược điểm này bằng cách thường xuyên cử đoàn thanh tra đi thanh tra thị trường và nghe ý kiến phản ánh của khách hàng và tìm hiểu thêm nhu cầu của khách hàng.
Để kích thích tiêu thụ sản phẩm Công ty cũng đã đưa ra các hình thức khuyến khích như chiết khấu giá khi mua với số lượng lớn. Tuy Công ty chưa có phòng marketing riêng và công tác marketing còn ít do không có nhiều kinh phí nhưng tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty qua các năm vẫn tăng. Chứng tỏ Công ty đã tìm ra sản phẩm mà hiện nay thị trường đang rất cần và nhu cầu rất nhiều. Công ty còn có thể mở rộng sản xuất trong các năm tới tuy nhiên cần đẩy mạnh hoạt động marketing, nên thành lập phòng marketing và dành nhiều kinh phí cho hoạt động này vì như vậy thì Công ty mới có thể mở rộng thị trường hơn nữa không những trong nước mà còn mở rộng thị trường ra nước ngoài.