Để việc hoạch định được tốt đẹp, nhà quản trị phải quan tâm đến những điều sau:
1. Việc hoạch định nên được nhiều người tham gia:
Nhân viên trong xí nghiệp càng được tham gia nhiều chừng nào trong việc hoạch định họ càng thông hiểu và gắn bó với việc hoàn thành kế hoạch bấy nhiêu. Hơn nữa, khi có nhiều người tham gia vào tiến trình hoạch định, sẽ có nhiều thông tin, nhiều ý kiến, nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra xem xét để kế hoạch được xây dựng một cách tốt nhất. Vì vậy, trong việc hoạch định, các xí nghiệp, cơ quan, nên tạo điều kiện cho các nhà quản trị ở mọi cấp (tức là cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở), được tham gia vào tiến trình này.
2. Các kế hoạch nên đơn giản:
Mặc dù hoạch định là một tiến trình phức tạp và phải giải quyết nhiều vấn đề khó khăn, bản thân các kế hoạch khi được soạn thảo và công bố nên trình bày các mục tiêu và các hành động cần được thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu và cụ thể. Điều này sẽ khiến mọi người hiểu được đầy đủ những việc sẽ phải thực hiện và qua đó khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ lớn hơn.
3. Các kế hoạch nên linh động:
Do bản chất của kế hoạch là dự trù các hành động cho tương lai, và bởi lẽ tương lai có thể xảy ra khác với sự dự báo, cho nên kế hoạch không nên cứng nhắc. Điều quan trọng và cần thiết là phải nhắc nhở các nhà quản trị cấp dưới rằng kế hoạch có thể phải thay đổi để thích nghi với những hoàn cảnh mới không dự kiến được. Tuy nhiên, cũng phải lưu ý rằng các nhà quản trị cấp dưới không thể tự ý thay đổi những kế hoạch giao phó cho họ nếu không có sự trao đổi trước với nhà quản trị cấp trên.
4. Sự thực hiện kế hoạch phải được tiến hành trên cơ sở của sự thông hiểu lý do hành động, những mục tiêu cần phải đạt tới, và chiến lược chung của cả tổ lý do hành động, những mục tiêu cần phải đạt tới, và chiến lược chung của cả tổ chức.
Khi làm việc với sự thông hiểu đó, nhân viên trong xí nghiệp luôn luôn sẽ làm việc tốt hơn là với sự thiếu hiểu biết.
Ngoài ra, các nhà quản trị phải luôn luôn quan tâm theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch để giúp giải quyết những vấn đề có thể phát sinh.
CâU HỏI ôN TậP
1. Bạn hiểu thế nào về tính ưu tiên của hoạch định?
2. Hoạch định là dự trù trước các hoạt động trong tương lai nhưng kế hoạch lại phải linh động. Hai việc này có mâu thuẫn với nhau không?
chương vi Chức năng Tổ chức Chức năng Tổ chức
I. KHáI NIệM Và NGUYÊN TắC XÂY DựNG CƠ CấU Tổ CHứC CủA DOANH
NGHIệP. 1) Khái niệm.
Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu (các bộ phận chức năng) và các cấp (cao, trung và cơ sở) tức là quan hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
Mục tiêu của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh vấn đề tổ chức cần được các nhà quản trị lưu ý. Dick Cacsson, một nhà quản trị nổi tiếng của Mỹ nhận xét, có từ 70 đến 80% những khiếm khuyết trong quá trình thực hiện mục tiêu là do ảnh hưởng của công tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Trong tiến trình thực hiện chức năng tổ chức cần lưu ý các vấn đề sau đây.
2) Các nguyên tắc của tổ chức quản trị. - Thống nhất chỉ huy: - Thống nhất chỉ huy:
Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.