I. Nội dung của chức năng điều khiển trong quản trị 1 KHÁI NIỆM.
c. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phong cách lãnh đạo.
Mức độ tham gia của người dưới quyền trong quá trình ra quyết định Mức độ tham gia của cấp lãnh đạo
trong quá trình ra quyết định
Như trên đã nói, việc sử dụng phong cách lãnh đạo không phải là cứng nhắc, cho thích hợp. Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu phụ thuộc vào những yếu tố dưới đây:
(1) Chọn một phong cách lãnh đạo phù hợp với từng cá nhân dưới quyền.
Trong công tác lãnh đạo, hàng ngày nhà quản trị thường làm việc trực tiếp với từng cá nhân riêng lẻ, chẳng hạn ra mệnh lệnh hay lắng nghe ý kiến phàn nàn. Vì vậy, cách thức đối xử với từng người quyết định rất lớn đến thành công của hoạt động quản trị. Để quyết định một phong cách lãnh đạo phù hợp với từng nhân viên, nhà quản trị chú ý tới những đặc điểm sau đây của họ:
- Tuổi tác: Nên dùng phong cách lãnh đạo tự do đối với những người cao tuổi hơn mình. Trái lại, đối với những người nhỏ tuổi hơn, tốt hơn là áp dụng phong cách độc tài.
- Giới tính: Mặc dù tất cả phụ nữ đều phản kháng sự “thống trị”, nhưng thường thì họ sẽ làm việc tốt hơn dưới một phong cách lãnh đạo độc tài.
- Kinh nghiệm: Nếu nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp, tốt hơn là sử dụng phong cách lãnh đạo dân chủ và tự do.
- Cần phải độc tài với những loại người này:
* Những người hay có thái độ chống đối:
Họ không thích quyền lực. Họ là người ngang tàng, hay gây gổ. Tuy nhiên thái độ thù địch này phải được trấn áp bằng một sự lãnh đạo khôn ngoan nào đó. Phong cách lãnh đạo độc tài phải được áp dụng để chế ngự tính khí ngang bướng đó, hướng năng lực của họ vào mục tiêu mong muốn.
* Những người không tự chủ:
Loại người này luôn cảm thấy thiếu ý chí và nghị lực. Vì vậy đối với họ, cần phải có những quy định cứng rắn. Bởi vì thiếu tự chủ, họ thường cảm thấy lo âu và bất định nếu không có một nhà lãnh đạo tài ba và đầy quyền uy. Chính nhờ sự chỉ huy cứng rắn này mà họ sẽ có một niềm tin mới.
- Cần phải dân chủ với những loại người này:
* Những người có tinh thần hợp tác:
Sẵn lòng công tác với người khác không có nghĩa là phủ nhận tài năng, phủ nhận cá tính của mình. Tuy nhiên, một nhân viên có phẩm chất này sẽ phát huy năng lực cao nhất của mình nếu được lãnh đạo theo phong cách dân chủ. Một người có tinh thần hợp tác không phải là thiếu năng lực, nhưng cách sử dụng năng lực đó không giống với cách một người hay chống đối thường làm. Anh ta sử dụng năng lực đó để giúp đỡ mọi người. Một người vừa có năng lực, vừa có tinh thần hợp tác, sẽ luôn đi đúng đường lối và cần rất ít sự lãnh đạo
* Những người thích lối sống tập thể:
Những người này thường thích được làm việc trong một tập thể anh em bạn bè đồng nghiệp. Phong cách dân chủ là phong cách đắc sách nhất đối với loại người như vậy. Họ cần rất ít sự giám sát mà vẫn phát huy năng lực tối đa của mình, vì họ
* Những hay có đầu óc cá nhân:
Những người này thường phát huy năng lực cao nhất nếu được lãnh đạo bằng phong cách tự do hoạt động, miễn là họ nhận thức được công việc họ làm. Họ thường thích nhưng lời khen ngợi và được mọi người chú ý đến tài năng của mình. Cứ để họ làm việc theo ý muốn của mình, miễn là những điều họ làm không có hại cho người khác hay cho tập thể.
* Những người không thích giao thiệp với xã hội:
Có một số người không thích quan hệ tình cảm với những người khác. Điều này có nhiều nguyên do. Có thể đây là một tâm trạng thù địch ngấm ngầm. Cũng có thể là một căn bệnh tâm lý, họ không có khả năng tiếp xúc với thế giới thực tại. Dù nguyên nhân gì đi nữa, những người như vậy chỉ có thể làm việc một mình. Phong cách tự do hoạt động tạo ra một bầu không khí tâm lý thích hợp cho họ, tạo điều kiện cho họ làm việc và phát huy tốt năng lực của mình.
(2) Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với mức độ phát triển của tập thể.
- ễÛ giai đoạn đầu của quá trình phát triển tập thể, khi tập thể chưa có sử ổn định, mọi thành viên thường chỉ thực hiện những công việc được giao theo trách nhiệm của mình, thì nhà quản trị nên áp dụng phong cách lãnh đạo độc tài, thiết lập kỷ luật chặt chẽ, đưa ra các yêu cầu cụ thể và kiểm tra kịp thời.
- ễÛ giai đoạn phát triển thứ hai của tập thể, khi mà các thành viên vẫn chưa có sự thống nhất và tự giác trong hoạt động, tính tích cực, sự đoàn kết chưa cao, chưa đều thì phong cách lãnh đạo phải mền dẻo, linh hoạt và cương quyết.
- Khi tập thể đã phát triển ở mức độ cao, có bầu không khí tốt đẹp, có tinh thần đoàn kết, có khả năng tự quản, có tính tự giác cao, nhà quản trị có thể áp dụng phong cách dân chủ hoặc tự do để phát huy tính sáng tạo của tập thể.
(3) Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với tình huống cụ thể.
Những tình huống khác nhau xảy ra thường ảnh hưởng ít nhiều đến sự lãnh đạo trong tập thể. Khi tình huống có những thay đổi lớn, nhà quản trị nên xem xét lại phong cách lãnh đạo của mình. Sau đây là một vài ví dụ về những tình huống có khả năng xảy ra và những phong cách lãnh đạo tương ứng cần áp dụng:
- Những tình huống bất trắc: Có một số tình huống đòi hỏi ta phải hành động khẩn trương, nhanh nhạy và kịp thời. Trong trường hợp xảy ra một vụ hỏa hoạn chẳng hạn, nhà quản trị phải biết điều khiển nhân viên của mình làm gì. Dù cho phong cách lãnh đạo mà ông ta áp dụng hàng ngày trong công ty là gì đi chăng nữa, trong trường hợp như thế này, tự nhiên nhất là phong cách độc tài.
Có nhiều dẫn chứng khác cho thấy tình huống mới đòi hỏi một phong cách lãnh đạo mới. Trong một công ty, khi nhận được mệnh lệnh “hỏa tốc”, mọi người cần phải làm việc khẩn trương và hiệu quả. Mọi nỗ lực cần phải được dốc hết, các ý kiến cần phải được trao đổi nhanh chóng, và công việc đòi hỏi mọi người phải tập trung cao độ. Chính trong những tình huống hết sức cấp bách như vậy, các công nhân sẽ cảm thấy cần có sự lãnh đạo cứng rắn và đầy quyền uy hơn bao giờ hết. Trong lúc có quá nhiều công việc để làm, người ta thường trông, mong thậm chí đòi hỏi, ở một sự lãnh đạo khắt khe. Nhưng khi ít công việc, khuynh hướng thường ngược lại. Tức là, họ không muốn một lối lãnh đạo “nghẹt thở” nữa. Nói chung, trong một tình huống đặc biệt quan trọng, phong cách lãnh đạo được lòng người nhất là phong cách hữu hiệu nhất.
- Bất đồng trong tập thể: Khi có sự bất đồng trong tập thể, trước sự thù địch, ngờ vực, chia rẽ nội bộ, nhà quản trị thường phải áp dụng phong cách lãnh đạo độc tài, sử dụng tối đa quyền lực của mình.
- Những tình huống gây hoang mang:
Thỉnh thoảng, do một sự xáo trộn nào đó trong tập thể (do thay đổi cơ cấu tổ chức, sắp xếp lại nhân sự...), không ai biết phải nên làm gì, mọi người đều hoang mang. Trong trường hợp này, hơn bao giờ hết, nhà quản trị cần tỏ ra gần gũi với nhân viên, thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với họ, và đến với họ bất cứ lúc nào có thời gian rảnh rỗi. Mối quan hệ thân mật để trấn an nhân viên như thế thường đem lại kết quả hơn bất cứ bản thông điệp nào.
(4) Chọn một phong cách lãnh đạo phù với cá tính của mình.
Mọi hành vi của chúng ta, từ cách ăn nói đến đi đứng, đều bộc lộ cá tính của mình. Và tùy thuộc vào cá tính, mỗi nhà quản trị sẽ thích một phong cách lãnh đạo nào đó và sẽ cảm thấy tự nhiên hơn và hiệu quả hơn với phong cách đó.
Tuy nhiên một lối lãnh đạo tài tình đòi hỏi chúng ta đôi khi phải làm ngược lại với sở thích, cá tính của mình, biết sử dụng nhiều thủ thuật và nhiều phương pháp khác nhau phù hợp với những tình huống thực tế khác nhau.
Nói chung, chúng ta nên coi trọng đúng mức cá tính của mình. Trong thực hành nó có thể giúp ta quyết định phong cách lãnh đạo thường dùng ở điều kiện bình thường.
I.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU KHIỂN.
Để điều khiển một tổ chức có kết quả, không chỉ đòi hỏi mục tiêu của tổ chức phải được xây dựng hợp lý, mà còn phụ thuộc vào việc sử dụng các phương pháp quản lý như thế nào.
Các phương pháp quản lý được hiểu là tổng thể các cách thức tác động có thể có của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị để đạt được mục tiêu đã vạch ra trong điều kiện môi trường cụ thể.
Với cách hiểu đó, việc lựa chọn và sử dụng các phương pháp quản trị có tác dụng với một tổ chức ở các khía cạnh sau đây :