III. Tổ CHứC Bộ MáY Xí NGHIệP.
3. Các mô hình của bộ máy tổ chức.
Bộ máy tổ chức hay cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung. Kinh nghiệm quản trị kinh doanh trên thế giới cho chúng ta 5 mô hình tổ chức cơ bản là: mô hình đơn giản, mô hình chức năng, mô hình trực tuyến hay phân ngành, mô hình hỗn hợp trực tuyến-chức năng và mô hình ma trận.
(1) Mô hình bộ máy đơn giản (Simple Structure).
Stephen Robbins cho rằng mô hình bộ máy đơn giản là một cách tổ chức mà không tổ chức gì cả, không phức tạp, ít tính chất chính thức và quyền hành thì tập trung vào một cá nhân duy nhất. Bộ máy tổ chức đơn giản là một tổ chức “thấp”, và thương chỉ có 2 hay 3 cấp. Mô hình này được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp nhỏ là nơi mà vai trò quản trị gia và người sở hữu chủ doanh nghiệp tập trung vào một người, vừa là chủ, vừa là trực tiếp quản trị. Hiệu may quần áo, tiệm ăn, tiệm bách hóa v.v... là những doanh nghiệp thường chọn mô hình tổ chức đơn giản. Đặc trưng cơ bản của mô hình này được thể hiện ở khâu quyết định: tất cả các quyết định quan trọng trong tổ chức đều do một người làm, ngoài ra vì tất cả quyền hành đều tập trung vào nhà quản trị, người này có một tầm hạn quản trị rộng.
Ưu điểm của mô hình này là nhanh chóng, linh hoạt và ít tốn kém. Nhược điểm của mô hình này là chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ. Khi Doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản sẽ không còn phù hợp. Sự tập trung vào nhà quản trị sẽ gây ra sự tắc nghẽn do quá tải, và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được. Ngoài ra, mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu do một biến cố bất ngờ mà nhà quản trị không còn tiếp tục làm việc được (tai nạn bất ngờ chẳng hạn), thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng.
(2) Mô hình cơ cấu chức năng (Functional Structure).
Theo Ramon Aldag và Timothy Stearns, mô hình cơ cấu chức năng là cách tổ chức căn bản nhất đối với mọi loại doanh nghiệp, trong đó nhân viên được tập trung
Phát huy được tài năng chuyên môn của nhân viên.
Tuy nhiên, mô hình cơ cấu chức năng có nhược điểm là đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà bỏ quên mục tiêu chung của cả tổ chức. Mô hình này cũng đặt trách nhiệm phối hợp nặng nề lên vai các nhà quản trị cao cấp nếu muốn hướng hoạt động của các đơn vị chức năng vào mục tiêu chung. Trong quan hệ, mâu thuẫn cũng thường xảy ra giữa các đơn vị chức năng, vì đơn vị nào cũng chỉ thấy mục tiêu riêng của đơn vị mình. Sau cùng về mặt đào tạo các nhà quản trị tương lai, mô hình này không tạo được điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho các nhà quản trị mới có nhãn quan tổng hợp về toàn bộ tổ chức.
(3) Mô hình cơ cấu phân ngành hay trực tuyến (Divisional Structure hay Line Structure).
Như đã trình bày, mô hình cơ cấu chức năng đòi hỏi vai trò quan trọng của các nhà quản trị cấp cao trong việc phối hợp các “sản phẩm” của các đơn vị chức năng để đưa vào việc hoàn thành sản phẩm chung của tổ chức. Vì vậy, khi tổ chức lớn mạnh, sản xuất nhiều loại sản phẩm hơn, có nhiều khách hàng hơn, hay có thêm nhiều chi nhánh, nhà quản trị cấp cao không còn có thể làm tốt vai trò phối hợp này nữa. Trong trường hợp đó, tổ chức phải thành lập nên những đơn vị tương đối độc lập để tự giải quyết việc thiết kế, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hoàn chỉnh. Những đơn vị đó được gọi là phân ngành (Division), và mô hình tổ chức xây dựng trên những phân ngành đó gọi là mô hình cơ cấu phân ngành. Vì những phân ngành này tự mình thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để làm ra sản phẩm, người ta cũng có thể gọi đây là mô hình trực tuyến với ý nghĩa nhấn mạnh đến vai trò trực tiếp làm ra sản phẩm của đơn vị. Ngoài các đơn vị phân ngành tương đối độc lập trong việc sản xuất và marketing sản phẩm, tổ chức sử dụng mô hình này còn có một văn phòng trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ chung cho các đơn vị phân ngành. Các dịch vụ thường được văn phòng trung tâm cung cấp là tài chánh, pháp lý và thuế vụ.
Theo mô hình này, người ta có thể xây dựng các đơn vị phân ngành theo sản phẩm, theo khách hàng hay theo khu vực địa lý. Công ty xe hơi General Motors tổ chức các đơn vị phân ngành theo sản phẩm, ví dụ nhà máy xe hơi hiệu Buick, Cadillac, Chevrolet, Pontiac, Bugi (AC Spork Plug), khí cụ điện (Delco Electronics) v.v... Một vài công ty sản xuất và kinh doanh máy tính thành lập các đơn vị phân ngành theo khách hàng: Máy tính gia đình, máy tính kinh doanh, máy tính cơ quan nghiên cứu.
Đặc trưng của mô hình tổ chức phân ngành là tổ chức bao gồm nhiều đơn vị tương đối độc lập, tự quyền quyết định và hành động để sản xuất và kinh doanh sản phẩm. Văn phòng trung tâm cung cấp những dịch vụ hỗ trợ đặc biệt và phối hợp - kiểm tra hoạt động của những đơn vị phân ngành nhằm bảo đảm tính thống nhất và hiệu quả chung của toàn công ty thể hiện đặc trưng này, General Motors đã đưa ra khẩu hiệu: “Hoạt động và trách nhiệm phân tán, với sự kiểm soát có phối hợp”.
Trong nội bộ của mỗi đơn vị phân ngành, bộ máy tổ chức thường được xây dựng theo mô hình chức năng. Mỗi đơn vị phân ngành thường có các bộ phận như trong mô hình chức năng.
(4) Mô hình hỗn hợp trực tuyến chức năng.
Trong nhiều trường hợp, các nhà quản trị có thể thấy mô hình chức năng hay mô hình trực tuyến đều không thích hợp với xí nghiệp của họ và họ kết hợp cả hai mô hình trực tuyến chức năng. Trong mô hình này, ngoài các đơn vị trực tuyến được tổ chức (theo sản phẩm, theo lãnh thổ hay theo khách hàng), xí nghiệp còn thành lập
nên những đơn vị chức năng (như kế hoạch, tài vụ, lao động tiền lương v.v...) ở cấp trung ương của xí nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động chức năng cho các đơn vị trực tuyến. Mô hình này có ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên, mô hình này có nhược điểm là thường xảy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị trực tuyến với đơn vị chức năng, chậm đáp ứng với các tình huống đặc biệt, và có thể làm gia tăng chi phí gián tiếp.
(5) Cơ cấu tổ chức ma trận hay tổ chức theo dự án.
Đây là một hình thức tổ chức càng ngày càng được sử dụng nhiều; trong thực chất là sự áp dụng kết hợp hai loại cách thức phân công và thành lập đơn vị, chủ yếu là kết hợp các đơn vị chức năng với các đơn vị được thành lập theo sản phẩm hay theo khách hàng. Ví dụ, một công ty dịch vụ đầu tư có 3 dự án theo 3 loại sản phẩm, là dự án may mặc, dự án nước giải khát và dự án dệt bao PP. Mỗi dự án này đòi hỏi nhiều việc phải làm như nghiên cứu thị trường, làm luận chứng kinh tế-kỹ thuật, làm thủ tục hành chính v.v... Thay vì tổ chức mỗi dự án có đầy đủ các bộ phận để làm các việc đó, nhà quản trị sẽ sử dụng các đơn vị chức năng nghiên cứu thị trường, làm luận chứng, làm thủ tục hành chánh, có sẵn trong công ty, để phục vụ cả 3 dự án đầu tư. Bộ máy tổ chức của mỗi dự án chỉ có một quản trị viên Dự án, nhưng trên thực tế, mỗi dự án đều có những bộ phận để đảm nhiệm các công việc. Điểm đặc biệt là các bộ phận phục vụ cho các dự án đều là những bộ phận có sẵn trong công ty và sẵn sàng để phục vụ tất cả các dự án mà công ty tiến hành.
Cơ cấu tổ chức ma trận là một hình thức tổ chức linh động, ít tốn kém, đáp ứng được với tình hình sản xuất kinh doanh hiện đại, trong đó các sản phẩm thường xuyên thay đổi.