2.2.2.1 Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ
- Phiếu xuất kho: dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên Phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi tiền. Phiếu xuất kho là căn cứ để xuất hàng và ghi số lượng hàng xuất vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan. Cuối ngày, kiểm kê số lượng hàng tồn để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: lưu tại quyển
+ Liên 2: lưu giữ để ghi vào thẻ kho
- Hóa đơn GTGT: Khi bán hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT có ghi tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, và được lập thành 3 liên, viết 1 lần qua giấy than
+ Liên 1 màu tím được lưu tại quyển gốc + Liên 2 màu đỏ để giao cho khách hàng
+ Liên 3 màu xanh được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ nội bộ công ty - Phiếu thu: được lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán vào các tài khoản liên quan
- Phiếu chi: được lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế phát sinh phải chi liên quan đến bán hàng, là căn cứ để xác định chi phí bán hàng
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có: là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của công ty với khách hàng
- Một số chứng từ khác: chứng từ khác được kế toán lập theo yêu cầu quản lý và hạch toán của công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Chứng từ hợp lệ sẽ được chuyển đến phòng Tài chính – kế toán và các bộ phận có liên quan. Kế toán có trách nhiệm nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và lưu chứng từ theo đúng nội quy của công ty.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng và vận dụng tài khoản
Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: kế toán mở sổ chi tiết cho TK 511 để theo dõi tình tình hình tiêu thụ cho từng mặt hàng, nhóm hàng
- Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng
- Tài khoản 156 – Hàng hóa: theo dõi tình hình biến động của các loại mặt hàng đồ gỗ nội thất trong công ty
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: phản ánh giá trị của hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ
- Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: phản ánh số thuế GTGT đầu ra phát sinh từ hoạt động bán hàng công ty phải nộp cho Nhà nước
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như: TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng,
Vận dụng tài khoản
- Kế toán bán buôn hàng hóa
Công ty sử dụng chủ yếu hình thức bán buôn qua kho. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT ghi tăng tiền Nợ TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng hoặc ghi Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán, ghi Có TK 511 – Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế, ghi Có TK 333 ( 3331) – Thuế GTGT đầu ra phải nộp ( hầu hết các mặt hàng công ty bán ra đều chịu thuế GTGT ở mức 10%).
Đồng thời kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán cho hàng hóa đã xác định là tiêu thụ bằng cách ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán, ghi Có TK 156 – Hàng hóa theo giá trị hàng xuất kho. Công ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước nên trị giá hàng hóa xuất kho được xác định theo giá trị của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng nếu công ty chịu, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi nhận chi phí bán hàng: ghi Nợ TK 642 ( 6421) – Chi phí bán hàng, ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ để tăng thuế đầu vào đồng thời giảm tiền – Có TK 111 – nếu thanh toán bằng tiền mặt, Có TK 112 – nếu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng hoặc tăng các khoản phải trả - Có TK 331. Còn nếu chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng do bên mua chịu thì công ty sẽ tạm chi sau đó thanh toán với khách hàng bằng cách ghi Nợ TK 138 (1388) – Phải thu khác, Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, Có TK 111, 112.
VD1:
Ngày 01/02/2012, công ty bán cho công ty TNHH Mê Công Thái Lan ( phường Đồng Quang – Thành phố Thái Nguyên ) với đơn hàng có hóa đơn GTGT số 0000786 ( Phụ lục 2.1 ) như sau:
+ 01 bàn học sinh NT BHS 01 với giá bán 1.454.000 đồng/cái + 05 ghế gấp G01 Inox DO2 với giá bán 236.400 đồng/cái + 01 bàn khách sạn BKS – 02 với giá bán 445.500 đồng/cái + 02 ghế khách sạn GKS – 02 với giá bán 590.900 đồng/cái + 20 ghế gấp G01 Sơn – D02 với giá bán 140.900 đồng/cái + 58 ghế gấp G01 Mạ - D02 với giá bán 220.900 đồng/cái + 02 tủ tài liệu CAT 984 – 2L với giá bán 1.836.400 đồng/cái
+ 01 bàn máy tính NT – BMT 1200SK với giá bán 1.418.200 đồng/cái + 01 tủ tài liệu CAT 986 – 3K với giá bán 3.163.600 đồng/cái
+ 01 tủ tài liệu CAT 984 – 3K với giá bán 2.736.400 đồng/cái + 10 ghế xoay 550H với giá bán 370.900 đồng/cái
Thuế GTGT cho tất cả các mặt hàng là 10%, công ty chiết khấu 1% cho khách hàng. Tổng cộng tiền hàng của đơn hàng này là 34.248.100 đồng, thuế GTGT là 3.424.810 đồng, tổng tiền thanh toán là 37.672.910 đồng. Khách hàng thanh toán theo hình thức chuyển khoản nên sau khi nhận được hóa đơn GTGT của đơn hàng trên, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 37.672.910đ Có TK 511: 34.248.100đ Có TK 333(3331): 3.424.810đ
Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về việc thanh toán tiền của công ty TNHH Mê Công Thái Lan thì kế toán ghi nhận tiền thu được:
Nợ TK 112: 37.672.910đ Có TK 131: 37.672.910đ
VD2:
Ngày 01/02/2012, công ty thực hiện đơn hàng số 0000787 ( Phụ lục 2.2 ) với công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Liên Phát ( Khu 7, phố Yên – Tiên Phong – Mê Linh – Hà Nội ) cụ thể như sau:
+ 01 tủ văn phòng với giá bán 2.063.600 đồng/cái + 01 tủ văn phòng với giá bán 2.018.200 đồng/cái + 02 ghế văn phòng với giá bán 740.000 đồng/cái + 10 ghế văn phòng với giá bán 370.900 đồng/cái + 01 tủ văn phòng với giá bán 1.290.900 đồng/cái + 02 két sắt với giá bán 1.509.000 đồng/cái
+ 01 két sắt với giá bán 1.745.500 đồng/cái
Chiết khấu công ty dành cho mặt hàng két sắt 4% là 190.800 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Như vậy, tổng cộng tiền hàng sau khi đã trừ chiết khấu là 15.134.600 đồng, thuế GTGT đầu ra phải nộp là 1.513.460 đồng, tổng cộng tiền thanh toán là 16.648.060 đồng khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Khi có đầy đủ căn cứ để ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 16.648.060 đ Có TK 511: 15.134.600đ Có TK 333(3331): 1.513.460đ
Khoản tiền chiết khấu được thực hiện ngay khi bán hàng, chưa ghi nhận doanh thu nên không cần hạch toán qua TK 521 – Chiết khấu thương mại.
VD3:
Ngày 20/03/2012, công ty cổ phần đầu tư Chemwood ( số 10 đường Yên Sơn – thị trấn Chúc Sơn – Chương Mỹ - Hà Nội ) đặt hàng qua điện thoại một đơn hàng là gỗ dán làm từ gỗ rừng trồng 7mm * 1220mm * 2440mm với số lượng 93,352 m3. Công ty bán với giá 4.150.000 đồng/ m3. Tiền hàng của đơn hàng là 387.410.800 đồng, thuế GTGT 10% là 38.741.080 đồng, tổng cộng tiền thanh toán là 426.151.880 đồng. Đơn hàng được thực hiện với hóa đơn GTGT số 0000089 ( Phụ lục 2.3 ) hình thức thanh toán chuyển khoản. Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 426.151.880đ Có TK 511: 387.410.800 đ Có TK 333(3331): 38.741.080đ
Sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về việc thanh toán của công ty cổ phần đầu tư Chemwood, kế toán ghi nhận tiền thu được:
Có TK 131: 426.151.880đ - Kế toán bán lẻ hàng hóa
Hình thức bán lẻ cũng phát sinh khá thường xuyên tại công ty. Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng của công ty để mua hàng. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi khách hàng đến mua lẻ, nhân viên bán hàng sẽ thực hiện việc giao hàng và thu tiền ngay đồng thời lập bảng kê bán lẻ hàng hóa hoặc viết luôn hóa đơn GTGT. Định kỳ, bảng kê được chuyển về cho phòng Kế toán – tài chính để lập hóa đơn GTGT làm căn cứ ghi để ghi sổ kế toán.
VD1:
Ngày 05/12/2011 công ty bán mặt hàng gỗ dán ép cho công ty cổ phần sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu ( Km9 đường Ngọc Hồi – Hoàng Liệt – Hoàng Mai – Hà Nội ) với hóa đơn GTGT số 0000075 ( Phụ lục 2.4 ). Cụ thể như sau:
+ 49,005 m3 gỗ dán ép loại 11mm * 900mm * 1800mm với giá bán 4.500.000 đồng/m3
+ 49,434 m3 gỗ dán ép loại 8,2mm * 910mm * 1820mm với giá bán 4.700.00 đồng/m3
Thuế GTGT 10%, tổng cộng tiền hàng mà khách hàng phải trả là 498.148.530 đồng. Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Căn cứ vào chứng từ thu thập được, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 498.148.530 đ Có TK 511: 452.862.300 đ Có TK 333(3331): 45.286.230đ
Sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về việc thanh toán tiền hàng của công ty cổ phần sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu, kế toán ghi nhận tăng tiền gửi:
Nợ TK 112: 498.148.530 đ Có TK 131: 498.148.530 đ
VD2:
Ngày 12/07/2011, công ty bán cho công ty TNHH thương mại và sản xuất Thiên Phú ( số 188 – thị trấn Cầu Diễn – Từ Liêm – Hà Nội ) một số mặt hàng bao gồm:
+ 6870kg giấy in trang trí một mặt dạng cuộn khổ 1m28 với đơn giá 11.000 đồng/kg
+ 400 tấm ván dăm 18mm * 1220 * 2440 ( TTR ) với đơn giá 128.000 đồng/tấm
+ 535 tấm ván dăm 18mm * 1220 * 2440 ( TS ) với đơn giá 128.000 đồng/tấm + 300 tấm ván dăm 18mm * 1220 * 2440 ( B ) với đơn giá 144.000 đồng/tấm + 449 tấm ván dăm 15mm * 1220 * 2440 với đơn giá 114.000 đồng/tấm
Hóa đơn GTGT số 0000057 ( Phụ lục 2.5 ), thuế GTGT 10%. Như vậy, tổng tiền hàng của hóa đơn này là 289.636.000 đồng, tiền thuế là 28.963.600 đồng, tổng cộng tiền thanh toán 318.599.600 đồng. Khách hàng thanh toán theo hình thức chuyển khoản. Khi nhận được đầy đủ chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 318.599.600đ Có TK 511: 289.636.000đ Có TK 333(3331): 28.963.600đ
Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về việc công ty Thiên Phú thanh toán tiền hàng , kế toán ghi nhận tăng tiền:
Nợ TK 112: 318.599.600đ Có TK 131: 318.599.600đ
- Ngoài ra, để tận dụng lợi thế về mặt hàng đồ gỗ nội thất đồng thời mở rộng thị trường, công ty đã liên kết với một số bạn hàng ngoài nước để thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
VD:
Ngày 07/01/2012, công ty xuất khẩu một đơn hàng cho công ty Sangwoo INC ( địa chỉ Seo-Gu, Busan, Korea ) với hóa đơn xuất khẩu số 0000053 ( Phụ lục 2.6 ) bao gồm:
+ 46,48m3 gỗ dán ép 70mm * 1200mm * 2400mm B với giá 4.227.834đồng/m3
+ 95,26m3 gỗ dán ép 80mm * 1200mm * 2440mm B với giá 4.122.664đồng/m3
Tổng cộng tiền hàng của đơn hàng này là 590.080.264 đồng. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu, kế toán ghi nhận doanh thu xuất khẩu: Nợ TK 131: 590.080.264đ
Có TK 511: 590.080.264đ
Ngoài ra, kế toán đồng thời phải ghi nhận thuế xuất khẩu và các chi phí liên quan khác.
2.2.2.3 Tổ chức sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán FAST. Hằng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Từ việc nhập dữ liệu, phần mềm kế toán sẽ xử lý và in được các sổ theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:
- Sổ nhật ký bán hàng ( Phụ lục 2.7 ) - Sổ nhật ký thu tiền ( Phụ lục 2.8 ) - Sổ cái tài khoản 511 ( Phụ lục 2.9 )
Chương 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VINAWOOD