2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Chế độ kế toán: Công ty TNHH đầu tư và phát triển Vinawood tổ chức và hoạt động kế toán theo đúng chế độ hiện hành nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý phản ánh kịp thời, cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Cụ thể công ty áp dụng:
• Luật kế toán do Quốc hội khóa IX ban hành ngày 26/06/2003 • Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006
Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng: Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ).
Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung với sự trợ giúp của phần mềm kế toán FAST.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH đầu tư và phát triển Vinawood
Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị sẽ phát huy được vai trò quan trọng của kế toán đối với doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của đơn vị gồm 5 người:
- Kế toán trưởng: là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, giúp Giám đốc công ty trong công tác tham mưu tài chính và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi, tổng hợp nghiệp vụ phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại công ty. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mặt tài chính.
- Kế toán tổng hợp: là người giúp kế toán trưởng trong việc thu nhận tài liệu từ các phần hành kế toán chi tiết tổng hợp, kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ phát sinh sau đó tiến hành kiểm tra để đến cuối kỳ có thể lập các báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán tổng hợp còn giải quyết công việc tại phòng kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt, tổng hợp hoạt động kinh tế phát sinh, lưu báo cáo quyết toán công ty.
- Kế toán tiền: thực hiện ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản thu – chi, số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, các khoản tạm ứng… và thực hiện các giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán vật tư: phụ trách việc thu thập, ghi chép, theo dõi và xử lý kịp thời, chính xác toàn bộ thông tin liên quan đến tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa trong kho.
- Kế toán công nợ: phụ trách việc theo dõi sự biến động và quản lý các khoản công nợ phải trả, phải thu tình hình thanh toán công nợ, đôn đốc thu hồi công nợ từ khách hàng, đưa ra phương án, kế hoạch thu hồi, thanh toán hợp lý với tình hình tài chính của công ty, lập báo cáo thu tiền khách hàng.
2.1.3.2 Ảnh hưởng của cấu trúc bộ máy kế toán đến công tác kế toán tại công ty
Hình thức tổ chức kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty giúp đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán. Với bộ máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh đã đóng góp không nhỏ, giúp công ty tổ chức tốt công tác bán hàng. Bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm của công ty nên việc thực hiện kế toán chi tiết, tổng hợp số liệu từ các cửa hàng nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác hỗ trợ cho công tác quản lý của ban Giám đốc. Đặc biệt là trong công tác bán hàng, kế toán luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ trong việc phản ánh trung thực, cụ thể, chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu… và trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban Giám đốc đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Tuy nhiên, do số lượng kế toán có hạn, lại đảm nhiệm thêm nhiệm vụ phân tích kinh tế vào thời điểm cuối mỗi kỳ kế toán và khi có yêu cầu từ ban Giám đốc nên vào thời điểm cuối kỳ, công việc kế toán nhiều dễ ảnh hưởng đến chất lượng của công việc chuyên môn.