b. Trình tự kế toán
2.2.2.1. Hạch toán ban đầu
Chứng từ kế toán sử dụng
Quá trình nhập kho
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm - Biên bản giao nhận - Hóa đơn GTGT
- Các chứng từ khác có liên quan
Đối với nguyên vật liệu vải về nhập kho, trước khi nhập kho phải làm thủ tục kiểm tra về quy cách, số lượng, chất lượng. Những nguyên vật liệu vải đúng theo yêu cầu như đã thoả thuận trong hợp đồng sẽ được nhập kho. Nếu nguyên vật liệu vải đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư sẽ lập biên bản giao nhận và căn cứ vào hoá đơn của người bán (hoá đơn thuế GTGT) để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc.
Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán.
Khi lập phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư sẽ ghi số lượng cần nhập theo yêu cầu vào cột số lượng “yêu cầu”. Khi tiến hành nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào cột số lượng “thực nhập” trên phiếu nhập kho và sau khi nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Kế toán sẽ ghi định khoản, “đơn giá”, “thành tiền” vào phiếu nhập kho sau khi nhận được phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan. Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho được khái quát như sau:
1) Nhân viên KCS kiểm nghiệm nguyên vật liệu vải về chất lượng, quy cách, chất lượng.
3) Cán bộ phòng vật tư lập phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập kho rồi chuyển xuống cho thủ kho.
4) Thủ kho nhập nguyên vật liệu, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán.
5) Kế toán ghi “đơn giá”, tính “thành tiền” vào phiếu nhập kho, định khoản trên phiếu nhập và ghi sổ kế toán
Ví dụ 2: Ngày 3/1/2011 sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra nguyên vật liệu, công ty tiến
hành nhập kho lô nguyên vật liệu vải Cotton mua của công ty dệt Hưng Yên theo hoá đơn GTGT số 1101 công ty ngày 3/1/2011, nhập tại kho nguyên liệu.
Biểu 2.1. Hoá đơn GTGT (Phụ lục 9)
Biểu 2.2. Biên bản kiểm nghiệm (Phụ lục 10) Biểu 2.3. Phiếu nhập kho (Phụ lục 11)
Quá trình xuất kho
- Giấy đề nghị xuất vật tư - Lệnh xuất kho
- Phiếu xuất kho - Các chứng từ khác
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu về nguyên vật liệu vải, thì bộ phận đó viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Phiếu này sẽ được đưa lên cho Phó Tổng giám đốc công ty xem xét và ký duyệt lệnh xuất vật tư. Sau đó, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ.
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư
Khi lập phiếu xuất kho, cán bộ phòng vật tư ghi số lượng xuất theo yêu cầu vào cột số lượng “yêu cầu”. Khi lĩnh nguyên vật liệu vải, thì người nhận phải đem phiếu xuất kho giao cho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất và ký. Sau mỗi lần nhập, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi phiếu xuất kho lên phòng kế
toán (hoặc kế toán xuống lấy) và cuối kỳ kế toán sẽ tính ra đơn giá xuất và ghi vào cột “đơn giá”, “thành tiền”.
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
1) Phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu đề nghị xuất vật tư. 2) Phó Tổng giám đốc công ty ký duyệt lệnh xuất vật tư. 3) Phòng vật tư lập phiếu xuất kho, gửi cho thủ kho.
4) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành giao nguyên vật liệu, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, định kỳ chuyển phiếu xuất kho lên cho kế toán. 5) Cuối tháng, khi tính ra đơn giá xuất, kế toán ghi “đơn giá”, “thành tiền” lên phiếu xuất kho và ghi sổ.
Ví dụ 3: Ngày 10/1/2011 phân xưởng 1 đề nghị xuất vải sợi dệt thoi nhằm phục vụ cho sản xuất tại phân xưởng. Phó tổng giám đốc công ty đã ký lệnh xuất kho. Vật liệu xuất kho thuộc kho nguyên liệu của công ty.
Biểu 2.4. Phiếu xuất kho (Phụ lục 12)