b. Kế toán tổng hợp nguyên vậtliệu
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vậtliệu vải tại công ty Cổ phần Bảo Hưng
phần Bảo Hưng
Thứ nhất, lập sổ danh điểm nguyên vật liệu
Như đã nói, công ty sử dụng nhiều loại vải để sản xuất sản phẩm làm cho công tác thống kế và quản lý gặp khó khăn. Cùng với việc mở sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu vải, công ty nên lập sổ “Danh điểm nguyên vật liệu” để cụ thể hoá các quy ước về mã số, tên gọi, quy cách từng loại nguyên vật liệu trong công ty. Sổ được mở và ký hiệu cho từng loại nguyên vật liệu. Lập sổ danh điểm nguyên vật liệu giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, sự kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và kế toán dễ phát hiện sai sót nhầm lẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi từng loại nguyên vật liệu.
Nguyên tắc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu: Sổ danh điểm nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở quy định số liệu các loại vật liệu, căn cứ vào từng loại nguyên vật liệu của công ty: 4 số đầu quy định loại vật liệu, 1 số tiếp theo quy định nhóm vật liệu, hai chữ số tiếp theo chỉ số thứ tự vật liệu.
Để có thể lập được sổ danh điểm nguyên vật liệu thì việc phân chia nguyên vật liệu cần phải chi tiết hơn. Phòng kế toán cần được trang bị máy tính và có phần mềm kế toán vì danh điểm nguyên vật liệu trong kế toán trên máy vi tính sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.
Xây dựng bộ mã nguyên vật liệu dựa vào: - Loại nguyên vật liệu
- Nhóm nguyên vật liệu cho mỗi loại tương ứng - Thứ tự nguyên vật liệu trong mỗi nhóm
Trước hết bộ mã nguyên vật liệu phải được xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp II
Loại Mã số Vật liệu chính : 1521 Vật liệu phụ : 1522 Nhiên liệu : 1523 Phụ tùng thay thế : 1524 Phế liệu : 1525 Vật liệu khác : 1528
Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã số theo từng nhóm; Ví dụ: Trong vật liệu chính ta chia thành các nhóm và đặt mã như sau
Nhóm vải sợi dệt thoi : 1521-1
Nhóm vải sợi dệt kim : 1521-2
Nhóm vải kaki : 1521-3
Nhóm vải mộc : 1521-4
Nhóm vải lót : 1521-5
....
Sau đó trong các nhóm ta lại tiếp tục đánh 1521-1-01, 1521-1-02... cho từng thứ vật liệu. Ví dụ như
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TK 1521: Nguyên vật liệu chính
1521-1 1521-1-01 Vải sợi dệt thoi (60% Cotton và 40% Polyester) Mét 1521-1-02 Vải sơi dệt thoi (100% Cotton) Mét 1521-1-03 Vải sợi dệt thoi (92% Cotton và 8% Polyester) Mét 1521-2 1521-2-01 Vải sợi dệt kim (100% cotton) Mét 1521-2-02 Vải sợi dệt kim (90% Polyester và 10% Spandex) Mét 1521-2-03 Vải sợi dệt kim (82% Polyester và 18% Spandex) Mét 1521-2-04 Vải sợi dệt kim (100 % Polyester) Mét
1521-3 1521-3-01 Vải kaki loại 1 Mét
1521-3-02 Vải kaki loại 2 Mét
1521-4 1521-4-01 Vải mộc loại 1 Mét
1521-4-02 Vải mộc loại 2 Mét
1521-5 1521-5-01 Vải lót T/C-100% Cotton Mét
1521-5-02 Vải lót 100% Nylon Mét
Thứ hai, về hệ thống chứng từ
Đẩy mạnh tốc độ luân chuyển chứng từ, công ty cần từng bước nâng cao dẫn tới đồng đều hoá trình độ của các kế toán viên để giảm bớt những sai sót, nhầm lẫn trong việc phản ánh chứng từ vào các loại sổ. Nhờ thế mà nguyên vật liệu của công ty được phản ánh đúng thời điểm phát sinh. Đối với mọi chứng từ kế toán phát sinh cần thực hiện ngay tránh dồn vào làm một thời điểm. Như thế sẽ hạn chế được những sai sót không đáng có mà lại đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển chứng từ.
Do chứng từ là tài liệu pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của công ty nên công việc thực hiện đầy đủ chứng từ khi phát sinh các nghiệp vụ là một bước quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ để đảm bảo an toàn, không bị mất mát.
Thứ ba, lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu vải
Nguyên vật liệu vải của công ty do để lâu dẫn đến ứ đọng, luân chuyển chậm, bị hư
hỏng, mất phẩm chất làm giảm giá trị của vật liệu vải. Công ty cần tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nhằm bù đắp những thiệt hại thực tế xảy ra do vật liệu bị giảm giá; đồng thời để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện của nguyên vật liệu của công ty khi lập BCTC cuối kỳ.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá thuần có thể thực hiện được của nguyên vậtliệu nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Mứcdự phòng cần Số lượng Đơn giá gốc Đơn giá thuần có trích lập cho = nguyên vật liệu × nguyên vật liệu - thể thực hiện được nguyên vật liệu tại thời điểm lập
Cơ sở: Yêu cầu của nguyên tắc “Thận trọng” trong kế toán. Giá trị tài sản trong BCTC không được phản ánh lớn hơn giá có thể bán được thuần hoặc giá trị lợi ích từ việc sử dụng chúng.
Nguyên tắc lập dự phòng:
- Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải tính cho từng thứ nguyên vật liệu. - Mức dự phòng là chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn
giá gốc.
- Có chứng từ hợp lệ để chứng minh giá gốc của nguyên vật liệu.
- Công ty phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá nguyên vật liệu. Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu và khả năng giảm giá của từng loại nguyên vật liệu để xác định mức trích lập dự phong tính vào chi phí, kế toán ghi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán và ghi Có TK 159: Giảm giá hàng tồn kho
Cuối niên độ kế toán năm sau, tiếp tục tính toán mức cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo. Sau đó so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán của năm trước.
- Nếu số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn so với số đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế toán ghi Nợ TK632: Giá vốn hàng bán và ghi Có TK 159: Giảm giá hàng tồn kho.
- Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn so với số đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi Nợ TK159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
Thứ tư, thay thế phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho từ phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sang phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập
Với phương pháp này, đơn giá đơn vị bình quân được tính như sau:
Giá trị thực tế NVL tồn + Giá trị thực tế NVL nhập Đơn giá bình quân trước lần nhập n lần n
liên hoànsau =
mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn trước lần nhập n +Số lượng NVL nhập lần n Phương pháp này khắc phục được các nhược điểm của phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ: phản ánh được biến động giá cả thị trường của mỗi loại danh điểm vật tư, cung cấp kịp thời về nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất cũng được tập hợp trong kỳ. nhờ đó mà công việc kế toán cũng được dàn trải, không bị ứ đọng vào cuối tháng. Đặc biệt khi có phần mềm kế toán hỗ trợ việc tính giá đơn vị bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập đơn giản và chính xác hơn.
Thứ năm, áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính
Để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán, đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán, công ty nên lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với công ty mình. Các phần mềm kế toán hiện nay có nhiều chức năng ưu việt: tự động kết chuyển số dư, số phát sinh vào các tài khoản tương ứng một cách nhanh chóng. Chương trình tự động toàn bộ quá trình xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ. Nhiệm vụ của kế toán lúc này là nhập số liệu gốc từ chứng từ vào máy, kiểm tra khớp đúng số liệu trong máy và các chứng từ gốc.
Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán nên tiến hành từ từ.