- 76 -
Mụ hỡnh tổ chức hệ thống đại lý của Cụng ty đƣợc thực hiện theo 2 cấp: Đại lý- Nhúm kinh doanh và đến thời điểm hiện nay thỡ mụ hỡnh này vẫn đang hoạt động khỏ hiệu quả. Tuy nhiờn, theo xu thế phỏt triển chung của ngành bảo hiểm cũng nhƣ thực tế phỏt triển của Cụng ty thỡ số lƣợng đại lý sẽ tăng lờn. Khi đú sẽ đũi hỏi phải phỏt triển hệ thống tổ chức sao cho việc kinh doanh và quản lý đạt hiệu quả hơn. Mụ hỡnh tổ chức hệ thống đại lý trong những năm tới sẽ phải thực hiện theo 3 cấp theo đề xuất nhƣ sau: Đại lý- Nhúm kinh doanh- Ban kinh doanh.
Hỡnh 3.1: Sơ đồ định hướng tổ chức hệ thống đại lý BHNT
Mụ hỡnh này sẽ phự hợp với xu hƣớng phỏt triển nhanh của lực lƣợng đại lý, đũi hỏi cú sự quản lý phự hợp, phõn quyền cho cỏc cấp dƣới, giảm bớt sự quỏ tải cho cỏn bộ quản lý cũng nhƣ phự hợp với nhu cầu, động cơ phấn đấu thăng tiến của hệ thống đại lý và phự hợp với định hƣớng chỉ đạo của Tổng Cụng ty. Để mụ hỡnh quản lý này đạt đƣợc hiệu quả cao phải đũi hỏi
Ban Giỏm đốc
Phũng Phỏt triển kinh doanh
Nhúm kinh doanh Đại lý Nhúm kinh doanh Nhúm kinh doanh
Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý
- 77 -
phỏt huy tốt đƣợc vai trũ của cỏc trƣởng ban, trƣởng nhúm trong cụng tỏc quản lý và hỗ trợ đại lý trong ban nhúm.
3.2.1.2 Tăng cường cụng tỏc tuyển dụng đại lý
Hiện nay, tuyển dụng đang là một vấn đề tồn tại trong cụng ty. Số lƣợng đại lý hiện cú cũn thấp do với tiềm năng của thị trƣờng. Kết quả tuyển dụng trong những năm qua chƣa đạt đƣợc so với kế hoạch đặt ra. Tỷ lệ đại lý mới nghỉ việc lớn. Để hƣớng tới xõy dựng một hệ thống tƣ vấn viờn lớn mạnh, Cụng ty cần phải đẩy mạnh cỏc hoạt động sau:
- Cần xõy dựng những tiờu chớ đỏnh giỏ cụ thể, phự hợp nhất để tuyển dụng. Chỳ trọng đến cỏc đối tƣợng tuyển viờn trong độ tuổi trung niờn, những ngƣời đó hoặc đang làm những cụng việc cú tớnh chuyờn mụn, chuyờn về hoạt động giao tiếp cộng đồng. Đõy là những ứng viờn tiềm năng và thực tế đó chứng minh xỏc suất thành cụng với nghề và năng suất khai thỏc của họ luụn cao hơn những ứng viờn khỏc. Bờn cạnh đú, cần tập trung tiến hành cụng tỏc tuyển dụng đại lý ở cỏc thị trƣờng tiềm năng nhƣ, khu vực nội thành, cỏc trung tõm kinh tế cửa khẩu, trung tõm thị trấn và thị tứ để đảm bảo tuyển dụng đƣợc những đại lý thực sự cú chất lƣợng, hiệu quả cao. Đõy đƣợc gọi là cỏch thức tuyển đại lý trờn chớnh thị trƣờng của họ.
- Tăng số lƣợng đại lý tuyển dụng bằng việc sử dụng nhiều hỡnh thức tuyển dụng, định kỳ thụng bỏo trờn cỏc phƣơng tiện thụng tin đại chỳng để giới thiệu về nghề tƣ vấn bảo hiểm nhõn thọ. Định kỳ hàng thỏng tổ chức cỏc buổi giới thiệu cơ hội nghề nghiệp và kết hợp với cỏc cơ quan đoàn thể, xó hội nhƣ hội nụng dõn, hội cựu chiến binh, hội phụ nữ để tỡm kiếm và tuyển dụng những ứng viờn phự hợp, đỏp ứng yờu cầu của cụng việc. Đặc biệt, đối với cỏc khu vực nhƣ: Văn Lóng, Bỡnh Gia, Chi Lăng, Đỡnh Lập lực lƣợng đại lý cũn ớt, Cụng ty cần tăng cƣờng nguồn lực về con ngƣời, chi phớ để thỳc đẩy tuyển dụng; Yờu cầu cỏn bộ Phỏt triển kinh doanh phụ trỏch địa bàn cần phối hợp, hỗ
- 78 -
trợ cỏc Trƣởng nhúm liờn hệ với cỏc cơ quan ban ngành trong thị trấn, cỏc xó để lấy đƣợc danh sỏch cỏc ứng viờn phự hợp với những tiờu chớ đặt ra. Sau đú tổ chức buổi giới thiệu Cơ hội nghề nghiệp, cho họ biết những quyền lợi khi tham gia làm đại lý, những cụng việc mà đại lý cần thực hiện... Những ứng viờn nào cảm thấy mong muốn và phự hợp với cụng việc này sẽ đƣợc đăng ký làm đại lý, hoàn thiện hồ sơ và tham dự đào tạo Bảo Việt Lập nghiệp (nờn tổ chức những lớp học Lập nghiệp ngay tại địa phƣơng để tạo điều kiện cho ứng viờn tham dự đƣợc thuận lợi)
- Phỏt huy chớnh sỏch “Đại lý tuyển đại lý” vỡ đõy là phƣơng thức tuyển dụng mang lại hiệu quả cao nhất. Để làm đƣợc điều này, Cụng ty cần phỏt huy hơn nữa vai trũ của ngƣời Trƣởng ban, Trƣởng nhúm trong cụng tỏc tuyển dụng. Đặc biệt là với đặc điểm cỏc Trƣởng nhúm của Lạng Sơn đều do cơ chế bổ nhiệm trờn cơ sở từ kết quả khai thỏc cỏ nhõn, do đú kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tuyển dụng chƣa cao. Hầu hết, cỏc Trƣởng nhúm đều thời gian, cụng sức vào cụng việc khai thỏc cỏ nhõn là chớnh nờn cụng tỏc tuyển dụng và hỗ trợ đại lý trong nhúm chƣa thực sự đƣợc chỳ trọng. Chớnh vỡ vậy, một mặt cụng ty phải truyền thụng thƣờng xuyờn, liờn tục về vai trũ, nhiệm vụ cũng nhƣ quyền lợi của Trƣởng nhúm trong cụng tỏc tuyển dụng và hỗ trợ đại lý; mặt khỏc Cụng ty cần tiếp tục tổ chức cỏc khúa đào tạo về chuyờn đề tuyển dụng nhằm cung cấp cho Trƣởng ban, Trƣởng nhúm cỏc kỹ năng tuyển dụng và quy trỡnh tuyển dụng hiệu quả. Bờn cạnh đú, Cụng ty cũng nờn tiếp tục hoàn thiện và nõng cao chế độ thự lao cho hoạt động tuyển dụng. Chế độ thự lao hợp lý và hấp dẫn sẽ khuyến khớch cỏc Trƣởng nhúm và đại lý cũ giới thiệu tuyển viờn mới và thu hỳt tuyển viờn mới đồng thời tạo động lực cho họ trong cụng việc. Đõy là điều kiện quan trọng để thu hỳt tuyển viờn khi mà trờn thị trƣờng lao động hiện nay tại Lạng Sơn, sự cạnh tranh về nguồn nhõn lực ngày càng khốc liệt.
- 79 -
3.2.1.3 Cụng tỏc đào tạo nõng cao trỡnh độ, kỹ năng cho đại lý
Đào tạo là cụng việc quan trọng vỡ đõy là một quỏ trỡnh. Với đặc điểm của mỡnh, hoạt động kinh doanh bảo hiểm luụn đũi hỏi đại lý phải cú những kiến thức chuyờn mụn cần thiết và kỹ năng bỏn hàng chuyờn nghiệp. Cú đƣợc nhƣ vậy, ngƣời đại lý mới cú thể thành cụng trong cụng việc của mỡnh. Chớnh vỡ vậy, cụng tỏc đào tạo phải đƣợc coi là trọng tõm và đƣợc tiến hành định kỳ đối với đại lý. Với mỗi giai đoạn phỏt triển, ngƣời đại lý cần bổ sung những kiến thức và kỹ năng phự hợp để phỏt triển bền vững với nghề.
- Ngay đăng ký nguyện vọng làm đại lý bảo hiểm, cỏc ứng viờn cần đƣợc yờu cầu phải tham dự đầy đủ, nghiờm tỳc chƣơng trỡnh đào tạo Bảo Việt- Lập nghiệp để đƣợc trang bị những kiến thức cơ bản nhất; bao gồm 02 giai đoạn, mỗi giai đoạn tối thiểu là 24 giờ đào tạo:
+ Giai đoạn đào tạo cơ bản bao gồm cỏc nội dung chớnh: Kiến thức chung về bảo hiểm (nguyờn lý bảo hiểm, cỏc loại hỡnh nghiệp vụ bảo hiểm); Trỏch nhiệm của đại lý, đạo đức hành nghề đại lý; Phỏp luật về kinh doanh bảo hiểm; Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, chi nhỏnh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhõn thọ nƣớc ngoài và đại lý bảo hiểm trong hoạt động đại lý bảo hiểm.
+ Giai đoạn đào tạo về sản phẩm bảo hiểm gồm cỏc nội dung chớnh: Kỹ năng bỏn bảo hiểm; Thực hành nghề đại lý bảo hiểm; Cỏc sản phẩm bảo hiểm mà đại lý mới sẽ đƣợc triển khai.
- Sau khi hoàn thiện chƣơng trỡnh Bảo Việt- Lập nghiệp, đại lý mới đủ điều kiện ký hợp đồng đại lý với Cụng ty và bắt đầu cụng việc tƣ vấn của mỡnh. Giai đoạn 90 ngày làm việc đầu tiờn là giai đoạn cực kỳ quan trọng đối với ngƣời đại lý mới. Chớnh vỡ vậy, trong giai đoạn này, đại lý mới cần phải đƣợc quan tõm, động viờn, hỗ trợ rất lớn từ việc đƣợc hỗ trợ, kốm cặp đi tƣ vấn thực tế với Trƣởng nhúm đến cỏc chƣơng trỡnh huấn luyện của Cụng ty
- 80 -
nhằm bổ sung thờm những kỹ năng cơ bản nhƣ kỹ năng tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng, kỹ năng tiếp xỳc, kớch thớch và gợi mở nhu cầu của khỏch hàng, kỹ năng xử lý từ chối của khỏch hàng, kỹ năng chăm súc và phục vụ khỏch khỏch hàng…
- Đối với đại lý đó qua giai đoạn 06 thỏng, Cụng ty cần phõn loại đại lý để phối hợp với phũng Quản lý đào tạo Tổng Cụng ty xõy dựng hoặc liờn hệ để xõy dựng cỏc chƣơng trỡnh đào tạo nõng cao cho cỏc đại lý cấp 2, cấp 3 nhƣ cỏc chƣơng trỡnh đào tạo về kiến thức đầu tƣ, kiến thức về sản phẩm bảo hiểm Liờn kết chung... cũng nhƣ cỏc chƣơng trỡnh nõng cao kỹ năng, kinh nghiệm cho tƣ vấn viờn nhƣ: kỹ năng giao tiếp khỏch hàng VIP, kỹ năng khai thỏc khỏch hàng VIP, nghệ thuật bỏn hàng chuyờn nghiệp ….
- Đối với lực lƣợng trƣởng ban, trƣởng nhúm: để cỏc trƣởng ban, trƣởng nhúm tăng thờm kiến thức và sự tự tin cần thiết nhằm giảm bớt cụng việc khai thỏc cỏ nhõn, chỳ trọng và đầu tƣ hơn trong cụng tỏc tuyển dụng, kốm cặp và quản lý đại lý, Cụng ty cần phải xõy dựng và tổ chức thƣờng xuyờn cỏc chƣơng trỡnh trau dồi thờm kiến thức và kỹ năng nhƣ: kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tuyển dụng, kỹ năng đào tạo, huấn luyện, kỹ năng giỏm sỏt, động viờn…
- Về phƣơng phỏp đào tạo và cỏch thức đào tạo, cụng ty nờn thay đổi phƣơng phỏp đào tạo hƣớng tới học viờn, tăng cƣờng cỏc hỡnh thức đào tạo hƣớng dẫn thực hành và huấn luyện thực tế tại thị trƣờng của chớnh học viờn. Để từ đú chứng minh đƣợc cho học viờn là cỏc sản phẩm bảo hiểm nhõn thọ là cú thể bỏn đƣợc trờn chớnh thị trƣờng của họ.
Đẩy mạnh đào tạo theo phƣơng phỏp nghiờn cứu tỡnh huống: đõy là phƣơng phỏp đào tạo mới đƣợc triển khai ở hầu hết cỏc trung tõm đào tạo trờn thế giới. Thụng qua kỹ thuật đào tạo theo tỡnh huống thỡ cú thể rỳt ngắn giữa lý thuyết và thực tế, học viờn khụng cũn dố dặt, e ngại những vƣớng mắc cần
- 81 -
trao đổi, thỏo gỡ để làm việc tốt hơn. Thành cụng của phƣơng phỏp đào tạo này đƣợc ghi nhận từ thụng tin phản hồi của ngƣời tham dự lớp học và ý kiến của nhiều lónh đạo cỏc cụng ty thành viờn.
Yếu tố thành cụng chủ yếu của phƣơng phỏp đào tạo mới này dựa trờn cỏc tỡnh huống thực tế của cả học viờn và giảng viờn. Mục đớch chớnh của cỏc tỡnh huống là để miờu tả, trao đổi kinh nghiệm về cỏch thức giải quyết vấn đề và những mõu thuẫn trong khi thực hiện cụng việc đƣợc giao. Bằng những tỡnh huống khỏc nhau cần phải giải quyết trong khoảng thời gian định sẵn cựng với nguồn lực cú hạn, ngƣời học đặt vào vị trớ cần đƣa ra quyết định hoặc kờu gọi sự hỗ trợ của cỏc thành viờn cựng đội để tỡm hƣớng giải quyết hợp lý. Sự đa dạng của cỏc tỡnh huống đƣợc đƣa lờn khụng chỉ khuyến khớch ngƣời học phỏt huy tớnh chỉ động, úc sỏng tạo mà cũn đem đến sự thoải mỏi, sảng khoỏi về mặt tinh thần khi tham dự lớp. Yếu tố này làm ngƣời học cú thể tiếp thu nội dung kiến thức, bài giảng dễ dàng, sõu và nhớ lõu hơn cỏc phƣơng phỏp giảng dạy truyền thống.
Qua tỡnh huống, vấn đề đƣợc trao đổi tại lớp. ngƣời học khụng những cú đƣợc kiến thức căn bản về nội dung giảng viờn muốn truyền tải mà cũn cú thể vận dụng ngay kiến thức đó đƣợc nhận dạng, phõn tớch và giải quyết vấn đề vào thực tế cụng việc đang làm. Một trong những điểm lƣu ý với giảng viờn thực hiện đào tạo theo phƣơng phỏp này cần xỏc định mục tiờu cụ thể và định trƣớc cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ kiến thức thu nhận đƣợc từ ngƣời tham gia. Tại lớp học giảng viờn cần tiến hành phõn tổ, nhúm để thực hiện hoạt động tranh luận với cỏc tỡnh huống đó đƣợc chuẩn bị. Kết thỳc buổi trao đổi thảo luận giữa cỏc cỏ nhõn, giảng viờn cú thể mời một số thành viờn cú những ý kiến hay lờn đúng vai, trao đổi trƣớc lớp. Những ý kiến chia sẻ đƣợc minh hoạ lại một lần nữa sẽ làm ngƣời học nhớ lõu, thành thạo và tự tin hơn so với cỏc phƣơng phỏp truyền thống trƣớc đõy.
- 82 -
Phƣơng phỏp đào tạo theo tỡnh huống cũn đem đến cho ngƣời học những kiến thức tổng hợp trong việc phõn tớch, giải quyết vấn đề.Cỏc cõu hỏi, cõu trả lời của mỗi tỡnh huống đƣợc lƣu ý là những kiến thức cơ bản cần thiết để phỏt triển kỹ năng nghề nghiệp trong tƣơng lai. Tớnh hữu ớch của phƣơng phỏp này đƣợc coi nhƣ là chiếc gƣơng phản chiếu thực tế kinh doanh để ngƣời tham gia nhận định, phõn tớch, ra cỏc quyết định, làm việc theo nhúm hay chớ ớt cũng là thực hành giao tiếp với cỏc cỏ nhõn trong một tổ chức.
Từ việc phõn tớch hậu quả của cỏch làm và những lỗi nhỏ, ngƣời học cú thể nhận thấy một quyết định hiệu quả cú tầm quan trọng thế nào trong hoạt động kinh doanh.
Học bằng tỡnh huống cũng là học thụng qua kinh nghiệm thực tế của những ngƣời đó gặp và giải quyết vấn đề. Tổng quan của việc học thụng qua tỡnh huống là một quỏ trỡnh gồm 3 bƣớc: Chuẩn bị cỏ nhõn, thảo luận nhúm nhỏ và thảo luận cả lớp học. Mỗi bƣớc đều cú vai trũ đúng gúp theo nhiều cỏch khỏc nhau để tiến tới mục tiờu chung của toàn khoỏ học. Dƣới đõy là bảng túm tắt đơn giản về vai trũ của giảng viờn và học viờn thụng qua lớp học tỡnh huống.
Khi thực hiện đào tạo theo phƣơng phỏp nghiờn cứu tỡnh huống, giảng viờn đúng vai trũ là ngƣời điều phối, ngƣời hƣớng dẫn chƣơng trỡnh và tổng kết lại kinh nghiệm giải quyết vấn đề của ngƣời học đƣa ra.
- 83 -
Bảng 3.1: Vai trũ của giảng viờn và học viờn trong lớp học tỡnh huống
Thời điểm
Giảng viờn Học viờn
Trƣớc khoỏ học
Nghiờn cứu tỡnh huống
Chuẩn bị cỏc tỡnh huống cỏ nhõn Chuẩn bị trũ chơi
Tham khảo đồng nghiệp
Trong khoỏ học
Giảng giải về lý thuyết chung Nghe và tiếp nhận ý kiến
Giao tỡnh huống và tài liệu Nờu tỡnh huống , nhập tỡnh huống và bài tập của đội bạn
Hƣớng dẫn thảo luận tỡnh huống và mục tiờu cần đạt tới
Tham gia thảo luận tỡnh huống đảm nhận theo nhúm
Cuối khoỏ học
Đỏnh giỏ và ghi nhận sự tham gia của học viờn
So sỏnh phõn tớch ý kiến của bạn học cựng lớp
Phõn tớch làm rừ vấn đề đƣợc trao đổi, thảo luận
Nhận thức vấn đề và cỏc nội dung quan trọng đó học trờn lớp
( Nguồn: Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn)
Bờn cạnh đú, Cụng ty cũng nờn tăng cƣờng tổ chức cỏc buổi giao lƣu, chia sẻ kinh nghiệm giữa cỏc đại lý đặc biệt là giữa đại lý mới với đại lý giỏi
- 84 -
và thành cụng trong hệ thống. Những buổi giao lƣu này cú thể tổ chức xen kẽ vào cỏc chƣơng trỡnh đào tạo của đại lý. Việc làm này khụng những giỳp đại lý cú thờm kinh nghiệm làm việc tốt hơn mà cũn giỳp động viờn, khớch lệ tinh thần của những đại lý đang cú kết quả khai thỏc thỏc thấp.
Về lực lƣợng giảng viờn cơ sở: hiện nay cụng tỏc giảng dạy tại cụng ty là cụng tỏc kiờm nhiệm. Do vậy, trong thời gian tới, Cụng ty cần xõy dựng và bồi dƣỡng lực lƣợng giảng viờn cơ sở chuyờn nghiệp và đủ mạnh để đỏp ứng nhu cầu đào tạo đại lý mới với một số chuyờn đề đũi hỏi nhiều kinh nghiệm và kỹ năng khai thỏc trực tiếp.
Cần tập trung đào tạo và phỏt huy tối đa vai trũ tham gia cụng tỏc đào tạo của Trƣởng ban, Trƣởng nhúm, nhất là tham gia huấn luyện thực tế. Vỡ bản