2.2.2.1 Mụ hỡnh tổ chức hệ thống đại lý tại Cụng ty
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng, vai trũ quyết định của mạng lƣới phõn phối sản phẩm cho nờn ngay từ ngày đầu mới thành lập, Cụng ty đó đặc biệt quan tõm chỳ ý tiến hành xõy dựng một hệ thống đại lý sao cho cú hiệu quả nhất. Vỡ vậy trong suốt những năm qua, cụng ty đó khụng ngừng đổi mới, hoàn thiện hệ thống đại lý trong cụng ty. Tớnh đến ngày 31/12/2013 cụng ty đó xõy dựng đƣợc hệ thống đại lý gồm 15 nhúm kinh doanh phủ khắp cỏc địa bàn trong tỉnh với tổng số 268 đại lý. Hiện nay, mụ hỡnh tổ chức hệ thống đại lý đang đƣợc cụng ty ỏp dụng nhƣ sau:
Hỡnh 2.2: Sơ đồ tổ chức hệ thống đại lý tại Cụng ty BVNT Lạng Sơn
(Nguồn: Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn)
Theo mụ hỡnh trờn, ta thấy rằng hệ thống đại lý bảo hiểm nhõn thọ của cụng ty đƣợc tổ chức theo 02 cấp:
Ban Giỏm đốc
Phũng Phỏt triển kinh doanh
Nhúm kinh doanh Đại lý Nhúm kinh doanh Nhúm kinh doanh
- 56 - - Cấp1: Đại lý
- Cấp 2: Nhúm kinh doanh (nhúm đại lý)
Phũng Phỏt triển kinh doanh sẽ chịu trỏch nhiệm Phỏt triển và quản lý toàn diện hoạt động của hệ thống đại lý.
Bảng 2.7: Danh sỏch cỏc nhúm đại lý tại Cụng ty BVNT Lạng Sơn
STT Tờn nhúm Số ĐL Khu vực hoạt động
1 Chi Lăng 14 Thành phố Lạng Sơn
2 Đổi Mới 17 Thành phố Lạng Sơn
3 Phỏt Lộc 25 Thành phố Lạng Sơn 4 Sao Việt 25 Thành phố Lạng Sơn 5 Thành Cụng 12 Thành phố Lạng Sơn 6 Tiờn Phong 24 Thành phố Lạng Sơn
7 Xứ Lạng 7 Thành phố Lạng Sơn
8 Bảo an 16 Thành phố Lạng Sơn
9 Bỏn chuyờn 14 Thành phố Lạng Sơn 10 Sao Sỏng 15 Đồng Đăng- Cao Lộc 11 Chi Lăng 1 14 Huyện Chi Lăng
12 Hữu Lũng 16 Huyện Hữu Lũng
13 Thắng Lợi 24 Huyện Lộc Bỡnh+ Đỡnh Lập 14 Đoàn Kết 22 Huyện Tràng Định + Văn Lóng
15 Bắc Sơn 23 Huyện Văn Quan+ Bỡnh Gia+ Bắc Sơn
Tổng cộng 268
- 57 -
Cỏc nhúm kinh doanh chịu sự quản lý giỏm sỏt trực tiếp của phũng Phỏt triển kinh doanh. Hiện tại, cụng ty cú 15 nhúm kinh doanh phủ khắp cỏc địa bàn huyện thị trong tỉnh. Cỏc vị trớ trƣởng nhúm kinh doanh hiện tại hầu hết là do Cụng ty bổ nhiệm trờn cơ sở tuyển chọn từ cỏc đại lý giỏi, đƣợc phũng Phỏt triển kinh doanh giới thiệu và ban giỏm đốc Cụng ty quyết định bổ nhiệm.
Theo quy định của Cụng ty, trƣởng nhúm kinh doanh ngoài nhiệm vụ bỏn hàng cỏ nhõn nhƣ một đại lý cũn cú nhiệm vụ phỏt triển nhúm, quản lý hoạt động của nhúm, hỗ trợ cỏc đại lý khai thỏc, mở rộng thị trƣờng và quản lý, giỏm sỏt hoạt động của đại lý trong nhúm mỡnh quản lý.
Trong mụ hỡnh này phũng Phỏt triển kinh doanh quản lý trực tiếp cỏc nhúm kinh doanh nờn tạo đƣợc mối thụng tin hai chiều liờn tục với cỏc đại lý, qua đú thấu hiểu đƣợc tõm tƣ, nguyện vọng của từng ngƣời, mọi tranh chấp sẽ đƣợc giải quyết một cỏch hợp lý, san sẻ bớt cụng việc với cấp trờn.
2.2.2.2 Cụng tỏc tuyển dụng đại lý
Tuyển dụng đại lý luụn là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong cỏc hoạt động của Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn. Căn cứ vào chiến lƣợc kinh doanh của Cụng ty và bỏo cỏo dự kiến tỡnh hỡnh số lƣợng đại lý, cơ cấu và số lƣợng thiếu hụt của cỏc trƣởng nhúm kinh doanh, phũng Phỏt triển kinh doanh sẽ lập kế hoạch tuyển dụng cho năm tới bỏo cỏo giỏm đốc Cụng ty và trỡnh Tổng Cụng ty phờ duyệt. Sau khi đó đƣợc Tổng Cụng ty phờ duyệt, Cụng ty sẽ tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng. Yờu cầu chung của cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn với một tuyển viờn là:
- Là cụng dõn Việt Nam, từ đủ 18 tuổi trở lờn, cú năng lực hành vi dõn sự đầy đủ; cú đủ sức khỏe để đảm nhận cụng việc đại lý;
- 58 -
- Cú hộ khẩu thƣờng trỳ hoặc đăng ký tạm trỳ dài hạn tại địa phƣơng nơi đăng kớ làm đại lý (trƣờng hợp đặc biệt phải cú chữ ký xỏc nhận “Cam kết bảo lónh trỏch nhiệm tài chớnh” của Trƣởng nhúm giới thiệu ứng viờn trong “Bản đăng ký làm đại lý” của ứng viờn);
- Tốt nghiệp từ Phổ thụng trung học trở lờn;
- Khụng cú tờn trong Danh sỏch đen của hiệp hội bảo hiểm Việt Nam.
Khi tiến hành tuyển dụng đại lý, cụng ty tiến hành theo quy trỡnh tuyển dụng 5 bƣớc (5T) đƣợc mụ tả nhƣ sau:
- 59 -
B-ớc Ng-ời thực hiện Sơ đồ quy trình
1
Đại lý, Tr-ởng nhóm, Cán bộ Phát triển kinh doanh (gọi là: Ng-ời tuyển dụng)
2
Ng-ời tuyển dụng
Ng-ời tuyển dụng
3 Giới thiệu cơ hội nghề nghiệp
4
Ng-ời tuyển dụng
Ng-ời TD giúp hoàn thiện HS CB PTKD thẩm tra hồ sơ, Vai trò: Đại diện Công ty
Tr.P PTKD hoặc GĐ/PGĐ phỏng vấn.
Vai trò: Đại diện Công ty GĐ CTTV.
GVCS - ứng viên: Dạy- học, thi cấp chứng chỉ Bảo Việt Lập Nghiệp
ứng viên, Giám đốc ký HĐ ĐL. ứng viên trở thành đại lý mới (Ng-ời tuyển dụng chứng kiến)
5
Đại lý, tr-ởng nhóm, cán bộ kinh doanh tham gia giám sát huấn luyện, hỗ trợ Đại lý mới
Hỡnh 2.3: Sơ đồ quy trỡnh tuyển dụng 5T
(Nguồn: Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn)
Tìm kiếm ứng viên
Tiếp cận - thu hút
Trình bày cơ hội
Thuyết phục - đào tạo
Hoàn thiện hồ sơ
Đào tạo, cấp chứng chỉ Ký hợp đồng đại lý Thúc đẩy thành công Sơ vấn đánh giá Lời cảm ơn, kết thúc h o ặ c Phỏng vấn ứng viên Th- cảm ơn, kết thúc h o ặ c
- 60 -
Hỡnh 2.4: Bản sơ vấn đỏnh giỏ ứng viờn
- 61 -
Hỡnh 2.5: Phiếu phỏng vấn ứng viờn
- 62 -
Sau khi đƣợc đào tạo chƣơng trỡnh Bảo Việt Lập nghiệp, cú chứng chỉ và ký hợp đồng đại lý với Cụng ty; ứng viờn chớnh thức trở thành đại lý mới của Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn. Từ thời điểm này, đại lý bắt đầu thực hiện cỏc cụng việc và chức năng, nhiệm vụ đƣợc phõn cụng. Dƣới đõy là số liệu thống kờ tỡnh hỡnh tuyển dụng đại lý mới tại Cụng ty trong những năm gần đõy (từ 2009-2013).
Bảng 2.8: Tỡnh hỡnh phỏt triển hệ thống đại lý giai đoạn 2009-2013
Chỉ tiờu Đơn vị tớnh: ngƣời Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số lƣợng đại lý tuyển mới 73 74 67 98 132
% Tăng trƣởng 35,18 1,37 -9,5 46,27 34,69
Số lƣợng đại lý nghỉ việc 62 39 69 114 68
% Tăng trƣởng 72,22 -37,1 76,9 65,2 -40,35
Số lƣợng đại lý cuối kỳ 188 223 221 205 268
% Tăng trƣởng 6,21 18,62 -0.98 -7,4 30,73
(Nguồn: Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn)
Những số liệu thống kờ trờn cho thấy số lƣợng đại lý đƣợc tuyển dụng tăng nhanh ở năm 2009 với tốc độ tăng trƣởng so với năm trƣớc hơn 35%. Tuy nhiờn con số này lại cú xu hƣớng chững lại và giảm sỳt trong 2 năm tiếp theo (2010 - 2011). Đến hai năm gần đõy 2012 và 2013, tốc độ tăng trƣởng tuyển dụng lại đƣợc khụi phục và phỏt triển mạnh, tƣơng ứng là trờn 46% ở năm 2012 và trờn 34% ở năm 2013.
Về tỡnh hỡnh đại lý nghỉ việc: số lƣợng đại lý nghỉ việc khỏ cao so với số lƣợng tuyển dụng và xảy ra liờn tiếp ở cỏc năm từ 2009 đến 2012; thậm chớ cú những năm số đại lý nghỉ việc cũn lớn hơn số đại lý đƣợc tuyển dụng nhƣ năm 2011, số đại lý nghỉ việc là 69 trong khi số đại lý tuyển dụng là 67, cũn
- 63 -
năm 2012 số đại lý nghỉ việc là 114 trong khi số đại lý tuyển dụng là 98 đại lý. Chớnh vỡ vậy, trong những năm gần đõy, số lƣợng đại lý hiện cú mặt tại Cụng ty tăng trƣởng khụng nhiều.
Cú một số nguyờn nhõn đƣợc lý giải những hiện tƣợng trờn:
Từ năm 2010 đến 2011, đó cú thờm nhiều cụng ty bảo hiểm nhõn thọ nƣớc ngoài đƣợc cấp phộp hoạt động và mở rộng cỏc văn phũng đến tận Lạng Sơn, sự cạnh tranh trong tuyển dụng bắt đầu diễn ra gay gắt. Cỏc cụng ty BHNT khỏc sử dụng nhiều hỡnh thức để tuyển dụng nhƣ: tổ chức hội nghị giới thiệu cơ hội nghệ nghiệp, tuyển dụng qua điện thoại, thƣ mời, thụng qua hội chợ việc làm...Bờn cạnh đú, cũn tạo lực hỳt thụng qua: cỏch thức và mức chi trả hoa hồng hấp dẫn, cỏc chƣơng trỡnh thi đua khen thƣởng, phỳc lợi và thậm chớ là cạnh tranh khụng lành mạnh khi tung tin thất thiệt về cỏc đối thủ cạnh tranh, lụi kộo đại lý bằng nhiều cỏch.
Những hỡnh thức đú đó làm cho Cụng ty phải chia sẻ nguồn tuyển viờn với cỏc doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm nhõn thọ khỏc trờn thị trƣờng. Thờm vào đú, năm 2010 và 2011 là những năm tỡnh hỡnh tuyển dụng đại lớ của toàn thị trƣờng bảo hiểm nhõn thọ gặp nhiều khú khăn do: nguồn tuyển viờn đó giảm dần, khụng cũn phong phỳ nhƣ thời kỳ đầu mới triển khai bảo hiểm nhõn thọ. Nhiều tuyển viờn e dố khi nộp hồ sơ do đõy là một nghề mà họ dễ gia nhập nhƣng khú thành cụng với nghề bởi vỡ để trở thành một đại lớ giỏi cần rất nhiều cỏc yếu tố (đạo đức nghề nghiệp, kỹ năng ứng xử, giao tiếp và thuyết phục khỏch hàng, kỹ năng tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng, thị trƣờng tiềm năng) mà khụng phải ứng viờn nào cũng đỏp ứng đƣợc. Bờn cạnh đú, trong những năm qua, thị trƣờng lao động Lạng Sơn - với tiến trỡnh hội nhập kinh tế và đặc thự kinh tế cửa khẩu vựng biờn đó làm xuất hiện nhiều nghề kinh doanh cạnh tranh với nghề đại lớ bảo hiểm nhõn thọ.
- 64 -
2.2.2.3 Cụng tỏc đào tạo đại lý
Cụng tỏc đào tạo nõng cao trỡnh độ, kỹ năng của đại lý đó đƣợc Cụng ty chỳ trọng. Hàng năm, ngoài cỏc lớp đào tạo Bảo Việt- Lập nghiệp (đại lý cấp 1) trang bị cho đại lý mới vào nghề những kiến thức cơ bản thỡ cụng ty cũn tổ chức và phối hợp với Phũng quản lý đào tạo Tổng Cụng ty tổ chức những khúa đào tạo nõng cao nhƣ đào tạo Bảo Việt- Phỏt triển (đại lý cấp 2) dành cho những đại lý cú thõm niờn từ 6 thỏng đến dƣới 1 năm, Bảo Việt- Thành cụng (đại lý cấp 3) dành cho đại lý cú thõm niờn từ 1 năm đến 3 năm, hay những chƣơng trỡnh đào tạo kỹ năng phục vụ cho cụng việc của ngƣời đại lý. Dƣới đõy là bảng số liệu tỡnh hỡnh đào tạo đại lý của cụng ty:
Bảng 2.9 : Tỡnh hỡnh đào tào đại lý giai đoạn 2009 – 2013
Chỉ tiờu Năm
Đại lý cấp 1 Đại lý cấp 2 Đại lý cấp 3 Số khúa đào tạo (khúa) Số lƣợt (đại lý) Số khúa đào tạo (khúa) Số lƣợt (đại lý) Số khúa đào tạo (khúa) Số lƣợt (đại lý) 2009 8 130 2 85 2 35 2010 11 158 3 130 3 86 2011 12 152 5 146 4 103 2012 14 161 5 159 4 95 2013 16 193 7 174 5 112
Nguồn : “Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn” 2.2.2.4 Chớnh sỏch, chế độ dành cho đại lý tại BVNT Lạng Sơn
Xuất phỏt từ đặc thự của đại lý bảo hiểm nhõn thọ nờn cụng tỏc điều hành và quản lý hệ thống đại lý thực sự là một nghệ thuật mang nhiều tớnh nhạy cảm. Để đạt đƣợc kết quả đề ra, ban giỏm đốc đó phối hợp với phũng Phỏt triển kinh doanh đề ra những mục tiờu, chƣơng trỡnh hoạt động cụ thể, lịch hoạt động hàng ngày, hàng thỏng, quý. Cỏc biện phỏp quản lý, điều hành
- 65 -
nhƣ biện phỏp kinh tế, hành chớnh và giỏo dục luụn đƣợc Cụng ty chỳ trọng và kết hợp đồng bộ. Mặt khỏc cụng ty cũn tạo điều kiện để xõy dựng một bầu khụng khớ làm việc tốt, tạo sự gắn bú giữa cỏc thành viờn. Đặc biệt, cụng tỏc thi đua khen thƣởng, kỷ luật, cũng nhƣ cỏc chế độ, chớnh sỏch đại lý đó đƣợc cụng ty chỳ trọng thực hiện:
+ Chế độ hoa hồng đại lý bảo hiểm nhõn thọ:
Chế độ hoa hồng đại lý là vấn đề quan tõm đầu tiờn. Tỷ lệ hoa hồng đại lý tại Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ tài chớnh theo từng loại hỡnh sản phẩm, từng thời hạn hợp đồng, từng thời gian đúng phớ. Tỷ lệ này cao ở năm đầu tiờn của hợp đồng bảo hiểm nhõn thọ và thấp dần ở cỏc năm tiếp theo.
Cụng ty thực hiện việc chi trả hoa hồng hàng thỏng cho đại lý bảo hiểm nhõn thọ mỗi thỏng một lần vào khoảng ngày 15 hàng thỏng theo nguyờn tắc thỏng sau trả kết quả hoạt động cho thỏng trƣớc.
+ Chế độ khen thưởng đại lý:
Cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn đó hoàn thiện và ban hành quy chế, chớnh sỏch thự lao đại lý quy định về cỏc khoản thƣởng cho đại lý nhƣ:
- Hỗ trợ nghề nghiệp cho đại lý mới, thƣởng quý cho đại lý mới. - Thƣởng quý cho đại lý.
- Thƣởng tuyển dụng: thƣởng cho những đại lý tuyển dụng đại lý mới cho cụng ty trờn cơ sở thu nhập của đại lý mới.
- Thự lao quản lý nhúm hàng thỏng dành cho trƣởng nhúm kinh doanh. - Thƣởng quý dành cho trƣởng nhúm kinh doanh.
- Thự lao vinh danh tõn nghiệp: khoản tiền thƣởng cho những đại lý thăng tiến lờn chức vụ trƣởng nhúm kinh doanh.
- 66 -
- Thự lao phỏt triển nhúm mới: khoản tiền thƣởng cho những trƣởng nhúm kinh doanh đó hỗ trợ đƣợc đại lý trong nhúm mỡnh thăng tiến lờn chức vụ trƣởng nhúm kinh doanh.
Cỏc khoản thƣởng này dựa trờn kết quả kinh doanh của bản thõn đại lý trong kỳ xột thƣởng và cú sự điều chỉnh theo cỏc chỉ tiờu chất lƣợng nhƣ tỷ lệ thu phớ, tỷ lệ duy trỡ hợp đồng…
Ngoài ra, cụng ty thƣờng xuyờn cú những chƣơng trỡnh thi đua dành cho đại lý và nhúm kinh doanh những phần thƣởng hấp dẫn theo từng thời kỳ, từng mục tiờu của cụng ty nhƣ thƣởng bằng tiền mặt, thƣởng trang bị mỏy tớnh xỏch tay, điện thoại di động, những chƣơng trỡnh tham quan du lịch; hoặc những ghi nhận thành tớch trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế nhƣ: Quỏn quõn khai thỏc, chứng nhận tƣ vấn viờn đạt tiờu chuẩn quốc tế (IQA), chứng nhận thành viờn quốc tế MDRT…
+ Chế độ phỳc lợi đại lý:
Đại lý bảo hiểm nhõn thọ trong cụng ty đƣợc hƣởng cỏc chế độ phỳc lợi nhƣ: - Đƣợc tham gia bảo hiểm kết hợp con ngƣời.
- Chế độ hiếu, hỷ, ốm đau, bệnh tật..
- Cỏc chế độ phỳc lợi nhõn cỏc ngày lễ lớn trong năm nhƣ ngày tết, ngày quốc tế lao động, ngày quốc khỏnh 2/9…
+ Chớnh sỏch thăng tiến đại lý:
Theo quy chế thăng tiến của cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn, đại lý hoàn toàn cú cơ hội phỏt triển bản thõn theo một trong hai hỡnh thức:
- Phỏt triển theo hƣớng chuyờn mụn theo cỏc thang bậc:
o Tƣ vấn viờn bảo hiểm (đại lý bảo hiểm)
o Tƣ vấn viờn chớnh
o Tƣ vấn viờn cao cấp
- 67 -
- Phỏt triển theo con đƣờng quản lý theo cỏc bậc:
o Đại lý
o Trƣởng nhúm kinh doanh
o Trƣởng ban kinh doanh (quản lý từ 03 nhúm kinh doanh trở lờn) Căn cứ vào kết quả kinh doanh của đại lý và nguyện vọng của bản thõn, đại lý cú thể lựa chọn cỏc hỡnh thức thăng tiến phự hợp với nhu cầu và năng lực của mỡnh. Ở mỗi vị trớ trong bậc thang thăng tiến, đại lý cú thể đƣợc hƣởng những khoản thự lao tƣơng ứng.
Cơ chế thăng tiến đại lý trong cụng ty Bảo Việt Nhõn thọ Lạng Sơn là cơ chế mở. Tất cả cỏc đại lý đều cú cơ hội phấn đấu thăng tiến theo khả năng của mỡnh. Đõy cũng là một lợi thế rất lớn để thu hỳt nguồn nhõn lực tham gia