Nguyờn, vật liệu của Cụng ty chủ yếu là được mua ngoài, vật tư cung ứng từ nhiều nguồn cung cấp khỏc nhau và chủ yếu là trờn thị trường tự do. Nếu vật liệu được cung ứng là nguồn ổn định thỡ khi cụng ty cú nhu cầu về vật liệu, nhõn viờn cung ứng sẽ tỡm nhà cung cấp và đem về 03 bản bỏo giỏ của 03 nhà cung cấp khỏc nhau về loại vật liệu đố để hội đồng duyệt giỏ xem xột duyệt mua. Sau khi duyệt được nhà cung cấp, nhõn viờn cung ứng sẽ xin tạm ứng số tiền để mua khối vật tư đú.
Tại Cụng ty, kế toỏn tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trờn Nhật kớ chung. Và mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kế toỏn sẽ ghi vào sổ Nhật kớ chung một lần. Căn cứ để ghi nhật kớ chung là húa đơn giỏ trị gia tăng, phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu.
Từ nhật kớ chung kế toỏn sẽ tổng hợp vào cỏc sổ cỏi của cỏc tài khoản cú liờn quan (TK 152, TK331, TK1331, TK111, TK141,…).
Cuối thỏng, trờn cơ sở cộng số phỏt sinh, số dư của từng tài khoản, kế toỏn tổng hợp lấy số liệu để đưa vào cỏc bảng (Bảng cõn đối tài khoản, bảng tổng hợp số phỏt sinh). Những bảng này phản ỏnh số dư đầu kỡ, phỏt sinh nợ, phỏt sinh cú và số dư cuối kỡ của cỏc tài khoản.
Cựng với việc phản ỏnh, theo dừi giỏ trị của vật liệu thu mua, nhập kho trong kỡ, kế toỏn cũn phải theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, từng chứng từ thanh toỏn và kế toỏn cần sử dụng sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
Sổ chi tiết theo dừi hạch toỏn với người bỏn được mở cả năm để theo dừi chớnh xỏc tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn. Đối với người bỏn cú mối quan hệ thường xuyờn thỡ được theo dừi trờn vài trang sổ (hoặc một sổ riờng). Hàng
ngày khi nhập cỏc chứng từ nhập vật liệu từ phũng vật tư chuyển sang kế toỏn tiến hành ghi vào sổ theo dừi thanh toỏn với người bỏn.
Nguyờn vật liệu nhập kho được tớnh theo gớa khụng thuế GTGT, Cụng ty tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ . Cuối kỡ, kế toỏn xỏc định số thuế GTGT được khấu trừ và số phải nộp trong kỡ.
Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỡ ghi: Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Cú TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Để xỏc định được số thuế GTGT cuối kỡ phải nộp, hàng thỏng kế toỏn phỉa lập tờ khai thuế GTGT. Lập bảng kờ húa đơn, chứng từ hàng húa, dịch vụ mua vào, bỏn ra.
Theo nguồn số liệu phũng kế toỏn chi nhỏnh xõy dựng cụng nghiệp, cụng trỡnh xõy dựng Dự ỏn cụng trỡnh Yờn Thanh trong thỏng 12/2010 cú tỡnh hỡnh nhập Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 như sau:
Để hiểu rừ hơn về trỡnh tự kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu của cụng ty, ta xột quỏ trỡnh nhập kho của vật liệu Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 trong thỏng 12 năm 2010:
+ Theo PNKYT682 ngày 1/12/2010: Nhập vật tư phục vụ thi cụng của cụng ty VLXD Tiến Thành do Hoàng Anh Tuấn phụ trỏch: số lượng 6000 viờn, đơn giỏ 500 đồng/viờn.
+ PNKYT691 ngày 3/12/2010: Nhập kho vật tư của cụng ty VLXD Tiến Thành : số lượng 8000 viờn, đơn giỏ 500/viờn.
+ PNKYT694 ngày 4/12/2010: Nguyễn Thu Thủy, nhập kho vật tư của cụng ty VLXD Tiến Thành : số lượng 6000 viờn, đơn giỏ 500/viờn.
+ PNKYT747 ngày 24/12/2010: Nguyễn Thu Thủy – Cụng ty VLXD Tiến Thành, nhập kho vật tư phục vụ thi cụng: số lượng 6000, đơn giỏ 870 đồng/viờn.
Từng chứng từ kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu trờn sẽ lần lượt được nhập chứng từ kế toỏn vào mỏy tớnh (việc nhập chứng từ kế toỏn theo trỡnh tự thời gian) như sau:
Bảng 2.11. Nhập chứng từ kế toỏn nhập kho vật liệu.
TCT XD VÀ PT HẠ TẦNG CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
Nhập chứng từ kế toỏn
Tổng hợp Nhập vật tư Xuất vật tư Thỏng CT CTghi sổ Kờnh phõn phối:
Ngày CT Ngày ghi sổ
Số hiệu Kho hàng Diễn giải Bộ phận Người nhập: Thủy S T T TK Diễn giải Mó số Số lượ ng Đơn giỏ PS Nợ PS Cú … … … … 1521 1 Nkho pvụ tcụng HĐ0016753 - GạchSG 8x8x18 15211013 6000 870 5.220.000 … … …. …
1331 Thuế GTGT khấu trừ theo
HĐ0016753 5.972.000
3311 CTy VLXD Tiến Thành
HĐ0016753 3311265 65.692.000
… … … …
Cỏc phiếu nhập kho tiếp theo sẽ được nhập vào mỏy vi tớnh tương tự như PNK YT747 ở trờn.
12/2010 3311265 - Tiến Thành
24/12/2010 24/12/2010
PNKYT747 Kho VT CT Yờn Thanh
Nguyễn Văn Tuyờn – Cty VLXD Tiến Thành - Nhập vật tư phục vụ thi cụng
Sau khi nhập chứng từ kế toỏn thỡ cỏc nghiệp vụ được chuyển vào Sổ nhật kớ chung (việc định khoản được thực hiện trờn sổ Nhật kớ chung) như sau:
Bảng 2.12. Mẫu sổ nhật ký chung
CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
Địa chỉ: 491-Nguyễn Trói -Thanh Xuõn-HN Dự ỏn : XD khu ĐT Yờn Thanh
Mó cụng trỡnh: YT Mó số thuế: 0104467649
(Trớch sổ nhật kớ chung – Cụng ty CP Tư vấn LICOGI năm 2010.)
SỔ NHẬT KÍ CHUNG Thỏng 12 năm 2010 STT Chứng từ Diễn giải Mó CT Mó KB TK ĐƯ Số PS Số Ngày, thỏng Nợ Cú Nợ Cú … … … … … … … … PNKYT682 1/12/2010
Nkho VT phục vụ thi cụng theo
HĐ0016102 YT KB265 15211 3311 3.000.000
… PNKYT682 1/12/2010
Thuế GTGT khấu trừ theo
HĐ0016102 YT KB265 1331 3311 300.000
… PC45 3/12/2010 Ttúan tiền mua vật tư ngày 1/12 - HĐ0016102 YT KB265 3311 1111 3.300.000
… … … …
… PNKYT691 4/12/2010
Nkho VT phục vụ thi cụng theo
HĐ0016179 YT KB265 15211 3311 4.000.000
… PNKYT691 4/12/2010 HĐ0016179Thuế GTGT khấu trừ theo YT KB265 1331 3311 400.000
… P561 4/12/2010
Thanh toỏn tiền mua vtư HĐ số
0016179 YT KB265 3311 1111 4.400.000
.. … … … … … …
… PNKYT694 5/12/2010
Nkho VT phục vụ Tcụng
HĐ0016215 YT KB265 15211 3311 3.000.000
… PNKYT694 5/12/2010 HĐ0016215Thuế GTGT khấu trừ theo YT KB265 1331 3311 300.000
… PC566 5/12/2010 Thanh toỏn tiền vtư theo HĐ 0016215 YT KB265 3311 1111 3.300.000
… … … … …
.. PNKYT747 24/12/2010 Nkho pvụ thi cụng HĐ0016753 YT KB265 15211 3311 5.220.000 PNKYT747 24/12/2010 Nkho pvụ thi cụng HĐ0016753 YT KB265 15201 3311 9.500.000
.. ... ... .... ... ... ...
… PNKYT747 24/12/2010
Thuế GTGT khấu trừ theo
HĐ0016753 YT KB265 1331 3311 5.972.000
… GBN128 25/12/2010 Thanh toỏn tiền mua vtư HĐ0016753 bằng TG YT KB265 3311 1121 65.692.000
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ tờn)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tờn)
Sau đú từ sổ Nhật kớ chung, số liệu được lọc để chuyển sang Sổ cỏi tài khoản 152 .
Bảng 2.13. Sổ cỏi tài khoản 152
CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
Địa chỉ: 491-Nguyễn Trói -Thanh Xuõn - HN Dự ỏn: XD khu ĐT Yờn Thanh
Mó cụng trỡnh: YT
Mó số thuế: 0104467649
(Trớch sổ cỏi tài khoản 152- Cụng ty CP Tư vấn LICOGI năm 2010.)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152
Thỏng 12 năm 2010 STT Chứng từ Diễn giải Mó cụng Mó khỏch TK ĐƯ PS Nợ PS Cú Số Ngày, thỏng … … Số dư đầu kỳ … … … … …… …
8 PNKYT682 1/12/2010 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng YT KB265 3311 3.000.000 …
… … … … … … …
12 PNKYT691 4/12/2010 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng YT KB265 3311 3.000.000 … …
17 PNKYT694 5/12/2010 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng YT KB265 3311 3.000.000 …
…
22 PNKYT747 24/12/2010 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng YT KB265 3311 5.220.000 …
… … …
- Ngoài trường hợp tăng do mua ngoài thỡ ở cụng ty vật liệu cũn tăng
do di chuyển nội bộ. Sau khi cú phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ thỡ kế toỏn cũng nhập chứng từ kế toỏn vào mỏy vi tớnh như sau:
Bảng 2.14. Nhập chứng từ kế toỏn xuất kho vận chuyển nội bộ
Thỏng Diễn giải: Ngày Số hiệu: Kho xuất Số hiệu Vật tư Số lượng Thành tiền Kho nhập TK ghi
Số hiệu Diễn giải Đơn
giỏ 152 15201001 Xi măng hokim 962 2500 2.405.00 0 Kho CT Yờn Thanh 152
Sau khi nhập chứng từ kế toỏn thỡ việc định khoản cũng được thực hiện trờn Sổ nhật kớ chung và số liệu được chuyển về sổ cỏi TK 152 như trường hợp nhập ngoài nguyờn, vật liệu.
Vật tư của cụng ty cũng tăng do kiểm kờ thừa. Sau mỗi đợt kiểm kờ số lượng nguyờn vật liệu vào ngày 1/7 và 31/12 hàng năm, nếu giỏ trị nguyờn vật liệu thực tế kiểm kờ lớn hơn giỏ trị ghi sổ thỡ kế toỏn hạch toỏn vào giỏ vốn (nếu thừa trong định mức) hoặc vào khoản phải trả khỏc. Ở cụng ty, trường hợp vật liệu thừa (nhất là vật liệu thừa ngoài định mức) xảy ra khụng nhiều.
NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tờn) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tờn) 12/2010 16/12/2010 Anh Hải