Vỡ đặc điểm của NVL ở Cụng ty rất đa dạng và phong phỳ, cụng việc nhập - xuất lại diễn ra hàng ngày nờn kế toỏn NVL cần phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh biến động của từng thứ, từng loại vật tư cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị của chỳng. Đõy là cụng việc rất quan trọng đũi hỏi cần phải hết sức tỉ mỉ và chi tiết. Để thực hiện được tốt, cụng tỏc kế toỏn NVL cần phải căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ liờn quan đến nhập - xuất NVL.
Tại Cụng ty Cổ phần Tư vấn LICOGI, cụng tỏc hạch toỏn chi tiết NVL được tiến hành theo phương phỏp thẻ song song. Phương phỏp này rất phự hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Nú cung cấp cho kế toỏn những số liệu về tỡnh hỡnh N-X-T nguyờn vật liệu một cỏch chớnh xỏc và kịp thời.
Những chứng từ kế toỏn thường dựng tại cụng ty bao gồm: Phiếu nhập kho vật tư: Mẫu số 01 - VT Phiếu xuất kho vật tư: Mẫu số 02 - VT Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoỏ: Mẫu số 05 – VT
Thẻ kho: Mẫu số 06 – VT
Sơ đồ 2.1. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn chi tiết nguyờn, vật liệu tại Cụng ty cổ phần Tư vấn LICOGI
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối thỏng
2.1.1.Thủ tục, chứng từ kế toỏn nhập kho NVL
Để đảm bảo cho cụng việc quản lý, sử dụng vật tư, cụng cụ, dụng cụ trong cụng tỏc sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Cụng ty đó sử dụng những chứng từ cú tớnh chất đặc thự như sau:
Giấy yờu cầu mua vật tư cú sự phờ duyệt của giỏm đốc.
Biờn bản duyệt giỏ
Sổ kế toỏn tổng hợp Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyờn vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyờn vật liệu
Hợp đồng mua bỏn vật tư
Biờn bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ
Biờn bản bàn giao hàng húa
Húa đơn tài chớnh (ghi rừ tờn, chủng loại, quy cỏch, xuất xứ)
Chứng chỉ chất lượng hàng húa
Là đơn vị chuyờn sản xuất kinh doanh xõy lắp với mục tiờu chất lượng là hàng đầu, vỡ thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi cụng cụng trỡnh bao giờ cũng phải cú yờu cầu về vật tư để biết được cụng trỡnh đú cần loại vật tư nào, số lượng là bao nhiờu và khi số vật tư đú cú đỳng chủng loại và chất lượng yờu cầu hay khụng. Tại Cụng ty: cỏc đội thi cụng, cỏc ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi cụng tại hiện trường để tớnh toỏn lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi cụng và lập phiếu yờu cầu mua vật tư gửi về phũng kinh tế - kế hoạch.
Bảng 2.1. Mẫu phiếu yờu cầu mua vật tư:
TCT XD & PT HẠ TẦNG CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
Hà Nội ngày 20 thỏng 12 năm 2010
GIẤY YấU CẦU MUA VẬT TƯ
Kớnh gửi: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN LICOGI
Cụng trỡnh: Xõy dựng Hạ tầng khu dõn cư đụ thị Yờn Thanh - Uụng Bớ - Quảng Ninh
Hạng mục: Phần thụ
BCH cụng trỡnh đề nghị ễng duyệt cấp cho một số vật tư sau:
STT Tờn vật tư, quy cỏch, chất lượng Mục đớch sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chỳ 1 Sắt Φ 20 Phục vụ thi cụng Cõy 2.500 2 Xi măng Phục vụ thi cụng Kg 2.500 3 Gạch lỗ SG 8ì8ì18 Phục vụ thi cụng Viờn 3.000
Rất mong ụng quan tõm giải quyết!
Ghi chỳ: - Phải ghi rừ thụng số kỹ thuật chủ yếu của cỏc loại vật tư yờu cầu, tiến độ yờu cầu.
- Gửi phiếu yờu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thụng thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng.
GIÁM ĐỐC (Ký, họ tờn) BCH CễNG TRèNH (Ký, họ tờn) CÁN BỘ Kí THUẬT (Ký, họ tờn)
NGƯỜI YấU CẦU
(Ký, họ tờn)
Sau khi được xỏc nhận của tổng giỏm đốc và cỏc phũng ban, nhõn viờn phũng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thỡ nhõn viờn thu mua vật liệu cần xem xột về chất lượng vật tư và giỏ cả với nhà cung cấp, sau khi cú sự nhất trớ của hai bờn thỡ lập Biờn bản duyệt giỏ và hợp đồng mua bỏn. Khi vật tư về, cỏn bộ vật tư và ban chỉ huy cụng trường cựng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cỏch của vật tư.
Bảng 2.2. Mẫu biờn bản kiểm nghiệm vật tư
TCT XD & PT HẠ TẦNG CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
Hà nội ngày 24 thỏng 12 năm 2010
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Cụng trỡnh: Xõy dựng HT khu dõn cư ĐT Yờn Thanh Hạng mục: Phần thụ
Căn cứ theo yờu cầu ngày 20 thỏng 12 năm 2010 của ụng Hoàng Anh Tuấn Ban kiểm nghiệm gồm:
1. ễng Nguyễn Thế Tuy Chức vụ: CHT Cụng trỡnh
2. ễng Lờ Xuõn Hoàng Chức vụ: CB Vật tư - ủy viờn 3. Bà Nguyễn Thu Thủy Chức vụ: Thủ kho - ủy viờn
TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bỏn hàng theo húa Thực tế kiểm nghiệm Đỳng quy cỏch Khụng đỳng quy cỏch 1 Sắt Φ 20 Dụng cụ Cõy 2.500 2 Xi măng Dụng cụ Kg 10.000
3 Gạch SG 8ì8ì18 Dụng cụ Viờn 6.000
í kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yờu cầu .
BCH CễNG TRƯỜNG CÁN BỘ VẬT TƯ THỦ KHO
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Khi số vật tư đú đó đảm bảo chất lượng, chủng loại thỡ thỡ cần phải cú biờn bản bàn giao vật tư. Cú biờn bản đú giỳp cho ban chỉ huy cụng trỡnh nắm được số lượng vật tư theo yờu cầu đó về đủ hay chưa, cũng như giỳp thủ kho theo dừi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đú làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giỏ trị thanh toỏn (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thộp, xi măng, cỏt, đỏ,...) và cũn giỳp cho một số phũng quyết toỏn được lượng vật tư.
Bảng 2.3. Mẫu biờn bản bàn giao vật tư:
TCT XD VÀ PT HẠ TẦNG CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phỳc
Hà nội, ngày…….thỏng….năm 2010
BIấN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ
Ngày 24 thỏng 12 năm 2010
Tại: Kho Cụng trỡnh Xõy dựng HT khu dõn cư ĐT Yờn Thanh
Chỳng tụi gồm:
Bờn giao: Cụng ty vật liệu XD Tiến Thành
1. ễng (Bà): Nguyễn Văn Tuyờn Chức vụ: CB Vật tư
Bờn nhận: Cụng ty Cổ phần Tư vấn LICOGI
1. ễng (Bà): Nguyễn Thu Thủy Chức vụ: Thủ kho
Cựng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau:
STT Tờn nhón hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chỳ
1 Sắt Φ 20 Cõy 2.500
3 Gạch SG 8ì8ì18 Viờn 6.000
NGƯỜI GIAO
(Ký, họ tờn)
NGƯỜI NHẬN
(Ký, họ tờn)
HểA ĐƠN Mẫu số : 01GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2007B
Liờn 2: Giao khỏch hàng 0016753
Ngày 24 thỏng 12 năm 2010
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Vật liệu XD Tiến Thành..……… Địa chỉ: 169 - Trần Nhõn Tụng - HN
Số tài khoản:……… Điện thoại: 04.8291482 MST:
Họ và tờn người mua hàng:………...………. Tờn đơn vị: Cụng ty CP Tư vấn LICOGI……….…...……….…………
Địa chỉ: Nhà G1, số 491 đường Nguyễn Trói, Thanh Xuõn Nam, TX, Hà Nội Số tài khoản:……… Hỡnh thức thanh toỏn: C/K MST:
STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Sắt Φ 20 Cõy 2.500 18.000 45.000.000
2 Xi măng Kg 10.000 950 9.500.000
3 Gạch SG 8ì8ì18 Viờn 6.000 870 5.220.000
Cộng tiền hàng: 59.720.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.972.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 65.692.000 Số tiền viết bằng chữ: Sỏu mươi năm triệu, sỏu trăm chớn mươi hai nghỡn đồng.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
0 1 0 4 4 6 7 6 4 9
Căn cứ vào biờn bản bàn giao và húa đơn mua hàng của đơn vị, kế toỏn nguyờn vật liệu cú trỏch nhiệm lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, húa đơn bỏn hàng, yờu cầu mua vật tư được Tổng giỏm đốc phờ duyệt, bộ phận quản lý vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liờn) và người lập phiếu phụ trỏch bộ phận bỏn hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày thỏng nhập và cựng người giao hàng kớ tờn vào cỏc liờn giao cho người nhập hàng 1 liờn làm cơ sở thanh toỏn, 01 liờn lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liờn điền đầy đủ mó vật tư vào thẻ và giao cho kế toỏn nguyờn vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toỏn nhật kớ chung làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Phiếu nhập kho nhằm xỏc nhận số vật tư, sản phẩm, hàng húa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toỏn tiền hàng, xỏc định trỏch nhiệm với những người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
Bảng 2.4. Mẫu phiếu nhập kho nguyờn, vật liệu:
Đơn vị: CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
Địa chỉ: Số 491- Nguyễn Trói -TXuõn - HN
MS: 01-VT
Theo QĐ 1141 –TC/QĐ/CĐKT Năm 2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 24 thỏng 12 năm 2010 Nợ: 152 Số: 08 Số: PNK SGV 747 Cú: 3311265 Họ và tờn người giao hàng: Nguyễn Văn Tuyờn
Địa chỉ: Cụng ty Vật liệu Xõy Dựng Tiến Thành Lý do nhập kho: Nhập kho phục vụ thi cụng Nhập tại kho: Kho vật tư CT Yờn Thanh
Mó số KH: 3311265 Tờn KH: Cụng ty Vật liệu Xõy Dựng TiếnThành
STT Tờn sản phẩm, Mó số ĐVT Số lượng Theo CT Thực nhập 1 Sắt Φ 20 331126502 Cõy 2.500 2.500 18.00 0 45.000.000 2 Xi măng 331126501 Kg 10.000 10.000 950 9.500.000 3 Gạch SG 8ì8ì18 3311265013 Viờn 6.000 6.000 870 5.220.000 Cộng 59.720.000 Tổng giỏ trị: 59.720.000 đồng
Bằng chữ: Năm mươi chớn triệu, bảy trăm hai mươi nghỡn đồng./.
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu
Người giao Người nhận
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn: +) Liờn 1: Lưu tại phũng kế hoạch sản xuất
+) Liờn 2: Dựng để thanh toỏn - giao cho người mua hàng
+) Liờn 3: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiờu số lượng và chuyển cho kế toỏn NVL.
Người lập phiếu nhập kho phải ghi rừ số phiếu nhập, ngày, thỏng, năm lập phiếu; họ tờn người nhập vật tư, sản phẩm hàng húa; số biờn bản giao hàng; số húa đơn; tờn kho nhập chuyển cho người phụ trỏch kớ. Sau đú lưu 01 liờn tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liờn cho người nhập hàng. Người nhập hàng mang húa đơn kốm 02 liờn phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kớ vào cả 02 liờn phiếu nhập trong đú: 01 liờn giao trả người nhập, 01 liờn thủ kho cú trỏch nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mó vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toỏn nguyờn, vật liệu kiểm tra đối chiếu.
Người cú trỏch nhiệm mang húa đơn mua hàng kốm theo phiếu nhập kho đến kế toỏn thanh toỏn để thanh toỏn nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho.
Hàng ngày, kế toỏn nguyờn vật liệu cú trỏch nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toỏn với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phỏt hiện ra những trường hợp thủ kho cũn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mang chứng từ, húa đơn đến thanh toỏn nợ. Kế toỏn phải thường xuyờn thụng bỏo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toỏn dứt điểm.
+ Nếu nguyờn vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đó xuất dựng nhưng khụng dựng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập
kho yờu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liờn ký phụ trỏch bộ phận, sau đú giao cho người nhập cả 02 liờn để mang tới thủ kho nhập hàng.
+ Nếu nhập kho nguyờn vật liệu di chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giỏm đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liờn. Người chuyển vật liệu mang 02 liờn này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đú trả lại cho người nhập 01 liờn để chuyển nhập kho. Thủ kho nhập và ghi số thực nhập thẻ kho, 02 liờn phiếu di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toỏn để kiểm tra và hạch toỏn tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lý chờnh lệch nếu cú. Kế toỏn ghi sổ theo phiếu xuất kho của kho xuất.
+ Cỏc chứng từ đặc thự trờn là chứng từ cú liờn quan đến vật tư khụng cần dựng ngay. Cũn chứng từ cú liờn quan đến nguyờn vật liệu dựng ngay đú là phiếu nhập kho xuất thẳng. Vật liệu đú là vữa, bờ tụng thương phẩm, là loại vật tư mua về dựng luụn vào việc thi cụng cụng trỡnh (đổ bờ tụng múng, cột, dầm, mỏi,…) được nhập và xuất thẳng vào cụng trỡnh.
2.1.2.Thủ tục, chứng từ kế toỏn xuất kho NVL.
Tại Cụng ty, NVL được xuất kho chủ yếu để phục vụ hoạt động thi cụng xõy lắp của sỏu trung tõm và một số bộ phận sản xuất . Ngoài ra, NVL cũn được xuất để phục vụ bỏn hàng và phục vụ cho nội bộ Cụng ty.
Việc xuất kho NVL căn cứ vào số NVL cũn dự trữ trong kho, căn cứ vào nhucầu sử dụng vật tư nội bộ, Bảng định mức tiờu hao NVL và chỉ xuất ra khi cú nhu cầu và giấy tờ hợp lệ: như Phiếu sản xuất, dự trự xuất vật tư do phõn xưởng sản xuất lập và Phiếu xin lĩnh vật tư của cỏc bộ phận cú nhu cầu.
Sau khi kiểm tra thấy phự hợp với số lượng, nhu cầu và định mức tiờu hao, Phũng kế hoạch sản xuất duyệt số xuất NVL trờn và lập Phiếu xuất kho, phiếu này cũng bao gồm 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại phũng kế hoạch sản xuất Liờn 2: Giao cho phõn xưởng lĩnh vật tư
Bảng 2.5. Mẫu phiếu yờu cầu sử dụng vật tư:
TCT XD VÀ PT HẠ TẦNG CễNG TY CP TƯ VẤN LICOGI
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phỳc
Hà nội, Ngày 09 thỏng 12 năm 2010
PHIẾU YấU CẦU XUẤT VẬT TƯ
Kớnh gửi: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN LICOGI Cụng trỡnh:…Xõy dựng Hạ tầng khu dõn cư Đụ thị Yờn Thanh - Uụng Bớ - Quảng Ninh
Hạng mục:…Phần thụ….………... BCH cụng trỡnh đề nghị ễng duyệt cấp cho một số vật tư sau:
STT cỏch, chất lượngTờn vật tư,quy Mục đớch sử dụng ĐVT lượngSố Ghi chỳ
1 Sắt Φ 20 Phục vụ thi cụng Cõy 2.500
2 Xi măng Phục vụ thi cụng Kg 10.000
3 Gạch SG 8ì8ì18 Phục vụ thi cụng Viờn 3.000
Rất mong ụng quan tõm giải quyết!
Ghi chỳ: - Phải ghi rừ thụng số kỹ thuật chủ yếu của cỏc loại vật tư yờu cầu, tiến độ yờu cầu.
- Phải ghi rừ mục đớch vật tư được đưa vào sử dụng để làm gỡ.
GIÁM ĐỐC ( Ký, họ tờn) BCH CễNG TRèNH ( Ký, họ tờn) CÁN BỘ Kí THUẬT ( Ký, họ tờn)
NGƯỜI YấU CẦU
( Ký, họ tờn)
tư đến kho nhận. Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cựng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liờn lưu tại nơi lập phiếu, 01 liờn điền đầy đủ mó vật tư và giao cho kế toỏn vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toỏn nhật kớ