Việc thu mua nguyờn, vật liệu do phũng vật tư của Cụng ty đảm nhiệm. Dựa trờn hợp đồng ký kết với khỏch hàng, phũng vật tư tớnh toỏn số lượng nguyờn, vật liệu cần dựng từ đú lờn kế hoạch thu mua nguyờn, vật liệu. Khi hàng đến kế toỏn vật tư của phũng tài vụ sẽ căn cứ vào hoỏ đơn tiến hành kiểm kờ nguyờn, vật liệu, lập phiếu giao nhận vật tư . Phiếu này được lập thành 2 liờn cú chữ ký xỏc nhận của thủ kho người giao hàng và kế toỏn vật tư tại phũng tài vụ, 1 liờn do kế toỏn vật tư tại
phũng tài vụ giữ 1 liờn chuyển lờn cho kế toỏn vật tư tại phũng vật tư cựng với hoỏ đơn gốc.
* Trường hợp hoỏ đơn, hàng cựng về hàng được giao sau khi kiểm kờ đỳng như ghi trờn hoỏ đơn khụng cú sai hỏng:
Phiếu nhập kho nguyờn, vật liệu và hoỏ đơn gốc được chuyển lờn cho kế toỏn vật tư tại phũng vật tư. Kế toỏn vật tư tại phũng vật tư sẽ căn cứ vào 2 chứng từ gốc này nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, số lượng và giỏ trị nguyờn, vật liệu nhập được ghi đỳng theo hoỏ đơn giao hàng của người bỏn.
Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3) Nợ TK 1331( Thuế GTGT)
Cú TK 331 ( tổng tiền phải trả)
Việc nhập dữ liệu vào mỏy tớnh được kế toỏn tiến hành như sau: Từ màn hỡnh chức năng của phần mền kế toỏn MISA, kế toỏn chọn phõn hệ mua hàng/ hợp đồng mua hàng kế toỏn phải nhập cỏc dữ liệu sau:
Tờn nhà cung cấp( tờn này đó được nhập sẵn trong danh mục nhà cung cấp, kế toỏn chỉ cần ấn phớm F5 chọn nhà cung cấp trong đú), sau khi chọn tờn nhà cung cấp mỏy tớnh sẽ tự động nhập nốt địa chỉ mó số thuế của nhà cung cấp.
Nhập ngày thỏng trờn hoỏ đơn, số hiệu hoỏ đơn, ký hiệu hoỏ đơn hạn thanh toỏn những dữ liệu này đều được lấy từ hoỏ đơn ra.
Nhập mó hàng, sau khi nhập mó hàng mỏy tớnh sẽ tự điền thụng tin về mó kho và tài khoản của mó hàng đú. Nhập tài khoản đối ứng.
Nhập số lượng nguyờn, vật liệu nhập kho và giỏ, tỉ suất thuế.
Sau khi nhập xong cỏc dữ liệu trờn, ấn phớm F3 mỏy tớnh sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi “ cú chắc chắn nhập dữ liệu khụng?” chọn “ cú”, việc nhập dữ liệu nghiệp vụ nhập kho hoàn tất.
Từ dữ liệu được nhập trờn phần mền sẽ dựng cỏc dữ liệu đú vào cỏc sổ chi tiết và tổng hợp liờn quan như sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoỏ, sổ chi tiết cụng nợ phải trả, bỏo cỏo tổng hợp tồn kho. Số liệu trờn sổ Nhật ký chung được dựng để vào cỏc sổ cỏi TK 152, TK 331. Ngoài ra kế toỏn vật tư cũn in ra một phiếu xuất kho gửi xuống cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho.
* Ví dụ về nghiệp vụ nhập kho giấy Couchộ 150g, khổ 65x86 ngày 6/1/2010 theo hoỏ đơn số 0956321( mẫu hoỏ đơn biểu 4), khi hàng đến kế toỏn vật tư tại phũng tài vụ kiểm kờ, lập phiếu giao nhận vật tư ( mẫu phiếu giao nhận vật tư biểu 5). 2 chứng từ này được gửi lờn cho kế toỏn vật tư tại phũng vật tư, kế toỏn vật tư nhập dữ liệu vào mỏy tớnh như sau:
Mó nhà cung cấp : ấn F5 chọn mó nhà cung cấp G_InTTX trong danh mục nhà cung cấp.Mỏy tớnh sẽ tự nhập tờn nhà cung cấp địa chỉ, mó số thuế.
Ngày nhập chứng từ 12/01/2010.
Số chứng từ nhập kho do mỏy tớnh tự nhập.
Số hoỏ đơn 0956321, ngày hoỏ đơn 06/01/2010 hạn thanh toỏn tiền 12/01/2010.
Mó hàng CO150-6586 mỏy tớnh sẽ tự nhập tờn hàng, mó kho và tài khoản chi tiết nguyờn, vật liệu.
Số lượng 10.000. Đơn giỏ 1 524.
Thuế suất thuế giỏ trị gia tăng 10%
*Trường hợp hàng về sau kiểm kờ khụng đủ hoặc khụng đỳng
chất lượng như trờn hoỏ đơn.
Kế toỏn vật tư tại phũng tài vụ lập phiếu giao nhận hàng theo số thực nhập yờu cầu thủ kho và người giao hàng ký xỏc nhận. 1 liờn cựng với hoỏ đơn giao hàng được chuyển lờn cho kế toỏn vật tư tại phũng vật
tư. Kế toỏn vật tư tại phũng vật tư sẽ nhập dữ liệu theo số thực nhập và đơn giỏ như ghi trờn hoỏ đơn. Sau đú trỡnh tự được tiến hành tương tự như trờn.
* Trường hợp hàng về hoỏ đơn chưa về.
Kế toỏn vật tư tại phũng tài vụ vẫn tiến hành kiểm kờ hàng nhập kho như bỡnh thường và gửi 1 liờn cho kế toỏn vật tư tại phũng vật tư. Tuy nhiờn tại phũng vật tư, kế toỏn vật tư khụng tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy tớnh mà sẽ lưu lại phiếu giao nhận hàng chờ đến khi cú hoỏ đơn về mới nhập dữ liệu vào mỏy tớnh. Đõy là một điểm chưa hợp lý mà em sẽ núi ở phần kiến nghị.
* Nhập kho phế liệu thu hồi sau sản xuất.
Phế liệu thu hồi sau sản xuất khụng do kế toỏn vật tư tại phũng vật tư quản lý cũng khụng được ghi vào thẻ kho. Phế liệu nhập kho khụng được định khoản, dẫn đến chi phớ sản xuất khụng được ghi giảm. Khi nhập kho phế liệu chỉ cú kế toỏn kho ghi chộp vào sổ phế liệu. Khi cõn phế liệu nhập kho cú sự tham gia của thủ kho và nhõn viờn trong phõn xưởng sản xuất, thủ kho và nhõn viờn đú sẽ ký xỏc nhận vào sổ phế liệu.
Biểu 4: Hoỏ đơn GTGT
HOÁ ĐƠN G ÍA TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số 01 QX/2008B
Liờn 2: Giao khỏch hàng. Số HĐ 0573400 Ngày 06 thỏng 01 năm 2011.
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty In – Thương mại TTXVN. Địa chỉ: 15 Phố Hạ Đỡnh- Thanh Xuõn- Hà Nội. Số tài khoản: 0101323
Điện thoại………
Họ tờn người mua hàng………. Tờn đơn vị: Cụng ty In và DVTM An Phỏt
Địa chỉ: 32/15/23 An Dương - Tõy Hồ - Hà Nội .
Số tài khoản……… Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản. MS : 10201000003664
STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x 2 1 Couchộ 150g, khổ 65x86 Tờ 10.000 1200 12000000 Cộng tiền hàng 12000000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1200000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 13200000
Số tiền viết bằng chữ: Mời ba triệu hai trăm nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị Phạm Văn Quang Trần Thanh Thuý Phạm Thanh La
Biểu 5: Phiếu giao nhận vật tư
phiếu GIAO NHẬN VẬT TƯ Người mua : Phạm Văn Quang.
Đơn vị bỏn : Cụng ty In- Thương mại TTXVN.
Hoỏ đơn số 0085379 Ngày 06 thỏng 1 năm 2011. STT Chủng loại ĐVT Số lượng Quy cỏch Theo HĐ Nhập TT 01 Couchộ 150g, khổ 65x86 Tờ 14.000 14.000
Ngời giao Thủ kho Kế toỏn
Biểu 6: Phiếu nhập kho
Mẫu số: 01- VT
CễNG TY IN và dịch vụ thơng mại an phát
( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 củaBộ truởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 24/02/2011 Nợ: 152.1 Số: NG007 Cú: 331 Người giao hàng: Cụng ty In- Thương mại TTXVN.
Địa chỉ: 15 Phố Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội.
Diễn giải: Giấy Couchộ 150g, khổ 43*65, ngày 07/01/2011
STT Mó Hàng Tờn hàng hoỏ, dịch vụ
Đơn vị tớnh
Mó kho Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 CO80-6189 Couchộ 150g, khổ43*65 43*65
Tờ 1511 12.0001476 17712000
Cộng 17712000
Kế toỏn trưởng Người giao hàng Người lập phiếu Thủ kho 2.3.3. Kế toỏn tổng hợp nguyờn, vật liệu xuất kho.
Xuất kho nguyờn, vật liệu ở Cụng ty phục vụ cho sản xuất, hoặc quản lý chung. Nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất chiếm phần lớn, nghiệp
vụ xuất kho cho quản lý chung là ớt và khụng đỏng kể.
* Xuất kho nguyờn, vật liệu cho sản xuất.
Đối với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, tất cả cỏc nguyờn, vật liệu xuất kho đều được thực hiện theo qui trỡnh giống nhau ngoai trừ giấy in cuộn. Cỏc nguyờn, vật liệu khỏc khi xuất kho cho sản xuất thực hiện theo qui trỡnh người yờu cầu xuất( là nhõn viờn trong Cụng ty) viết giấy đề nghị xuất( biểu 7 ), sau đú gửi kế toỏn vật tư. Kế toỏn vật tư căn cứ vào giấy đề nghị xuất, nhập dữ liệu vào mỏy tớnh và in ra một phiếu xuất kho ( biểu 9 ). Riờng đối với giấy in cuộn do là loại giấy sử dụng trong tất cả cỏc loại sỏch bỏo ấn phẩm, nghiệp vụ xuất diễn ra nhiều trong cả ngày và đờm. Do vậy để đảm bảo cho sản xuất diễn ra liờn tục nhõn viờn làm việc tại phõn xưởng in sẽ khụng cần làm phiếu đề nghị xuất kho mà thủ kho sẽ xuất giấy ngay cho phõn xưởng khi cú yờu cầu), hàng ngày Cụng ty tiến hành kiểm kờ giấy cuộn vào buổi sỏng để xỏc định số lượng giấy cuộn đó xuất kho, lập bảng kiểm kờ giấy cuộn ( biểu 8 ) gửi cho kế toỏn vật tư. Kế toỏn vật tư sẽ dựa vào bảng này để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh in ra phiếu xuất kho như cỏc nguyờn, vật liệu khỏc.
Nghiệp vụ xuất kho nguyờn, vật liệu cho sản xuất được định khoản như sau:
Nợ TK 621
Cú TK 152( 152.1, 152.2, 152.3)
Tuy nhiờn việc định khoản trờn thực tế chỉ được thực hiện vào cuối thỏng khi mà mỏy tớnh đó tớnh ra được giỏ trị nguyờn, vật liệu xuất kho.
Việc nhập dữ liệu vào mỏy tớnh được tiến hành như sau : kế toỏn vào phõn hệ quản lý kho, chọn xuất kho.
Kế toỏn nhập cỏc thụng tin:
Sản phẩm mà nguyờn, vật liệu xuất ra để sản xuất. Ngày xuất, số chứng từ xuất.
Mó nguyờn, vật liệu xuất.
Tài khoản đối ứng ( xuất cho sản xuất hoặc quản lý chung là tài khoản 621, xuất cho quản lý phõn xưởng là TK 627)
Số lượng nguyờn, vật liệu xuất.
Phần đơn giỏ nguyờn, vật liệu, kế toỏn bỏ trống đến cuối thỏng mỏy tớnh tổng hợp số liệu nhập kho xuất kho và tớnh ra đơn giỏ xuất nguyờn, vật liệu bỡnh quõn và tự nhập vào.
Ví dụ nghiệp vụ xuất kho giấy Couchộ 150g, khổ 65x86 xuất theo phiếu đề nghị xuất số 28 ngày 19 thỏng 01 năm 2011. Kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh như sau:
Sản phẩm : In DDK MN 95, BVPL tết, TT 24h tết Ngày 19/01/2011, mỏy tớnh sẽ tự nhập vào số chứng từ.
Mó nguyờn, vật liệu xuất CO150-6586, mỏy tớnh sẽ tự nhập tài khoản kho và tài khoản chi tiết nguyờn, vật liệu.
Tờn tài khoản đối ứng: 621 Số lượng xuất 4.494, 252
Sau khi nhập đầy đủ màn hỡnh mỏy tớnh sẽ hiện ra như dưới (ở đõy kế toỏn xuất nhiều nguyờn, vật liệu một lỳc và đơn giỏ đó được tớnh)
* Xuất kho nguyờn, vật liệu cho sản xuất chung:
Xuất kho nguyờn, vật liệu cho sản xuất chung chủ yếu là nghiệp vụ xuất nguyờn, vật liệu khụng qua kho, tức là nguyờn, vật liệu mua về xuất ngay cho sản xuất. Kế toỏn định khoản nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 627 Nợ TK 1331
Cú TK 111, 112, 331
Vớ dụ : Nghiệp vụ chi mua điều khiển IC lắp cho mỏy in ngày 25/2/2011. Tiền hàng là 2.600.00d, thuế suất 10%, thanh toỏn bằng tiền mặt, nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 627 : 2.600.00 Nợ TK 133 : 260.000
Cú TK 111 : 2.860.000
* Xuất kho nguyờn, vật liệu cho quản lý phõn xưởng.
Như đó núi ở trờn nghiệp vụ này diễn ra ớt và giỏ trị khụng đỏng kể. Nờn Cụng ty khụng định khoản vào tài khoản 642 mà định khoản vào tài khoản 621
Nợ TK 621
Cú TK 152 (152.1)
VD: nghiệp vụ xuất xà phũng cho chị Hương ở phũng hành chớnh ngày 30/3/2011: xuất kho 15 hộp xà phũng đơn giỏ 10.909, nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 621 : 163.635 Cú TK 1522 : 163.635
* Xuất kho phế liệu bỏn.
Xuất kho phế liệu bỏn do kế toỏn kho lập phiếu xuất kho. Khi bỏn kế toỏn thanh toỏn viết hoỏ đơn, thủ quỹ thu tiền. Nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 111
Cú TK 3331( Thuế GTGT phải nộp) Cú TK 511.
Ví dụ nghiệp vụ xuất kho bỏn phế liệu giấy xước Tõn Mai, giấy ở lừi, lừi giấy ngày 13 thỏng 4 năm 2011 hoỏ đơn số 0026460. Tiền hàng là 5.798.500d, thuế suất 5%, nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 111: 5.798.500 Cú TK 3331: 276.119 Cú TK 511: 5.522.381
Đối với nguyờn vật liệu xuất kho để trả nợ, kế toỏn viết Cú thể khỏi quỏt đinh khoản theo sơ đồ dưới đõy:
Biểu 7: Phiếu đề nghị xuất giấy hoặc bỡa
Cụng ty In và dịch vụ
thơng mại An Phát Số 28 ngày 19 thỏng 01 năm 2011
PHIếu ĐỀ NGHỊ XUẤT GIẤY HOẶC BèA Tờn ấn phẩm: Bỡa tạp chí phụ nữ.
Tờn giấy bỡa: Couchộ 150g Khuụn khổ: 65x86
Số lượng in: 7600 tờ 4 màu Giấy bỡa xuất: 4744 tờ
Người đề nghị xuất giấy ký Biểu 8: Biểu thống kờ giấy in cuộn vào sản xuất Cụng ty In và dịch vụ thơng mại An Phát
biểu thống kê giấy IN CUỘN VÀO SẢN XUẤT ST
T Loại giấy Số cuộn
Trọng
lượng(kg) Ghi chỳ 1 Giấy cuộn INĐễ 4 cuộn 2156