5. Kết cấu chuyên đề:
3.2.1.3 Cơ cấu tổ chức:
Trong thời gian này, công ty vẫn đang trong thời kỳ hoàn thiện và tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức công ty. Mô hình hoạt động cho đến thời điểm hiện nay của công ty như sơ đồ dưới đây:
Bảng 3.2 Mô hình hoạt động của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự công ty)
Nhiệm vụ,chức năng của từng bộ phận:
Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm cao nhất mọi hoạt động của công ty trước pháp luật và các bên liên quan. - Là người quyết định các chủ trương, chính sách đầu tư xây dựng nhà xưởng,chiến lược lâu dài của công ty; phê duyệt các qui định áp dụng trong nội bộ công ty
- Giám sát và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; mở rộng phát triển thị trường tiêu thụ trong nước và nước ngoài;
- Trực tiếp ký kết các hợp đồng; quyết định giá cả mua hàng hóa vật tư thiết bị,các chỉ tiêu tài chính khác….
Phó giám đốc phụ trách tài chính
- Phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro tài chính
- Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính; chuẩn bị các báo cáo đặc biệt.
- Dự báo những yêu cầu tài chính, chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu. - Phân tích những sai biệt; thực hiện động tác sửa chữa
- Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
- Thiết lập và duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan - Theo sát và đảm bảo chiến lược tài chính đề ra.
Phòng kế toán: Bao gồm kế toán quỹ, kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, thủ kho
- Chức năng chính: thực hiện những công việc về nghiệp vụ kế toán; phản ánh sự vận động của nguồn vốn kinh doanh của công ty cho giám đốc…
- Nhiệm vụ: ghi chép, tính toán phản ánh số hiện có tình hình lưu chuyển và sử dụng vốn tài sản, vật tư; kiểm tra tình hình thu chi tài chính; báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh
Phòng hành chính
- Lập lịch công tác tuần, tổng hợp và lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý - Tiếp nhận công văn đến, các văn bản, thư điện tử có liên quan và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để giải quyết
- Theo dõi phát hiện và có biện pháp đề xuất chấn chỉnh các thủ tục hành chính - Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của cty theo đúng quy định
- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng pháp lệnh về công tác lưu trữ
- Tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách, tổ chức lễ tân; in ấn các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công ty
- Quản lý việc sử dụng hệ thống Website, điện thoại đảm bảo thông tin liên lạc luôn thông suốt, hiệu quả và tiết kiệm.
Phòng kinh doanh
- Nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý của Công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty.
- Theo dõi, thúc đẩy tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh và chương trình công tác của Công ty Tổng hợp
- Lập các báo cáo về tình hình hoạt động và kinh doanh theo yêu cầu của cấp trên.
- Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo của Công ty.
- Quản lý hệ thống máy vi tính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng sản xuất
- Đảm bảo qui trình kỹ thuật, thứ tự sản xuất sao cho đạt năng suất và hiệu quả cao nhất - Cải tiến đưa ra các phát minh sáng kiến mới nhằm nâng cao công suất máy móc , có chế độ bảo dưỡng tu sửa hàng quí hàng năm đảm bảo yêu cầu máy móc luôn hoạt động đúng công suất
- Tổ chức qui hoạch xưởng sản xuất theo hướng khoa học, chuyên nghiệp và đồng bộ, tiết kiệm thời gian công sức và giảm thiểu sản phẩm lỗi, thừa do nguyên nhân kỹ thuật.