công ty Cổ phần Khí cụ điện I.
* Chứng từ sử dụng:
Kế toán căn cứ đề nghị giao hàng do nhân viên kinh doanh lập có xác nhận của trưởng phòng kinh doanh chuyển tới để lập phiếu xuất kho (03 liên): + Liên 1: Lưu tại quyển nơi lập phiếu.
+ Liên 2: chuyển xuống kho làm căn cứ xuất kho. Sau khi xuất hàng thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó liên 2 được nhân viên giao nhận chuyển về, kế toán ghi vào cột đơn giá xuất và tính trị giá hàng xuất.
+ Liên 3: giao cho khách hàng.
Kế toán căn cứ vào PXK để lập hóa đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc, kế toán ghi sổ nhật ký chung. + Liên 2: Giao cho khách hàng.
+ Liên 3: Giao cho kế toán công nợ, thanh toán ghi sổ.
Trong trường hợp hàng trả lại, kế toán căn cứ vào liên 2 của hóa đơn GTGT do khách hàng chuyển tới, đối chiếu với BBGH hàng hóa để ghi sổ.
Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: - Bảng kê bán lẻ hàng hóa
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng - Hợp đồng kinh tế với khách hàng
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
- Phiếu thu, Phiếu chi,Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng
* Tài khoản sử dụng:
- TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 632 – Giá vốn
toán
- TK 131 – Phải thu của khách hàng
Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản khác như: 112, 111, 156, 138 (1381), 133 (1331), 333 (3331)…
* Sổ kế toán:
- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung; Sổ cái TK 511, TK 632, TK 131 và một số sổ cái khác: TK 156; TK 112, TK 521; TK 333 (3331), TK 138 (1381) … - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các TK 5111, TK 6321, chi tiết phải thu khách hàng.
* Một số nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp:
- Nghiệp vụ bán buôn qua kho tại công ty:
Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng tại kho:
Ngày 04/03/2011, xuất bán cho công ty TNHH và TM Cường Thịnh: - 1.500 chiếc máng đèn 1,2m; đơn giá là 78.000đ.
- 200 chiếc máng đèn 0,6m; đơn giá là 69.000đ. - 700 chiếc chấn lưu điện từ; đơn giá là 35.000đ. Thuế suất thuế GTGT 10%.
Kế toán lập phiếu xuất kho số 02/15 (Biểu số 1) chuyển cho thủ kho, thủ kho sau khi xuất hàng ghi thẻ kho; kế toán khi nhận được liên 2 phiếu xuất kho thì ghi đơn giá xuất kho và tính giá trị hàng xuất kho, sau đó căn cứ vào khối lượng hàng đã xuất trên PXK và đơn giá bán trên Đề nghị giao hàng để lập hóa đơn GTGT (Biểu số 2).
Kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết bán hàng
(Biểu số 3).Cùng với việc vào sổ chi tiết các tài khoản, kế toán đồng thời vào
sổ nhật ký chung (Biểu số 4). Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết bán hàng để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết bán hàng và căn cứ vào nhật ký chung, các chứng từ được nhập, kế toán ghi sổ cái TK 511 (Biểu số 5). Sau đó kế toán tiến hành đối chiếu số liệu tổng hợp của sổ chi tiết doanh thu với sổ cái TK 5111.
toán
Căn cứ vào PXK, kế toán ghi sổ NKC về giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất, từ NKC để ghi sổ cái TK 632 (Biểu số 6), TK 156; đồng thời ghi sổ chi tiết TK 632 (Biểu số 7) và TK 156.
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ NKC đối ứng TK 112 và TK 131, từ đó ghi sổ cái TK 131 (Biểu số 8), TK 112 (Biểu số 9) đồng thời ghi sổ chi tiết TK 131 CT (Biểu số 10).
Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng:
Ngày 15/03/2011, xuất kho gửi bán trên phương tiện vận chuyển đi thuê cho Công ty TNHH An Hoà 5.000 chiếc chấn lưu điện từ; đơn giá bán chưa thuế là 35.000/chiếc, thuế suất thuế GTGT 10%.
Kế toán lập phiếu xuất kho 12/15 (Biểu số 11) chuyển cho thủ kho, sau khi xuất kho thủ kho ghi thẻ kho, khi nhận được liên 2 kế toán ghi giá xuất kho và tính giá trị hàng xuất và lập hóa đơn GTGT (Biểu số 12).
Căn cứ vào PXK, kế toán ghi sổ NKC giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất kho, từ NKC ghi sổ cái TK 632, TK 156 (Biểu số 13); đồng thời ghi sổ chi tiết TK 632, TK 156.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi sổ NKC về doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp và tiền hàng phải thu, từ đó ghi sổ cái các TK 131, TK 511, TK 3331. Đồng thời ghi sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 14) về khoản phải thu của công ty TNHH An Hoà, TK 5111 - doanh thu bán chấn lưu điện từ.
toán
Kế toán các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng:
* Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại:
Ngày 18/03/2011 nhân viên giao nhận báo cáo tình hình giao hàng có kèm theo biên bản giao hàng về số hàng bị bẹp, xước do An Hoà trả lại: số lượng là 500 chiếc chấn lưu điện từ, giám đốc quyết định nhập kho chờ tìm nguyên nhân. Kế toán lập phiếu nhập kho để tiến hành nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho (Biểu số 15), kế toán ghi sổ NKC phản ánh giảm giá vốn và tăng hàng trong kho, sau đó ghi sổ cái TK 632, TK 156; căn cứ phiếu nhập kho ghi sổ chi tiết TK 156, TK 632. Kế toán công ty An Hoà thông báo sẽ gửi hóa đơn GTGT để làm chứng từ cho số hàng trả lại.
Ngày 21/03/2011 nhận được hóa đơn GTGT về số hàng trả lại của An Hoà số lượng là 500 chiếc chấn lưu điện từ, đơn giá 35.000đ/chiếc. Kế toán tiến hành đối chiếu khối lượng với với BBGH ngày 18/03/2011 và đơn giá bán trên hóa đơn đã bán của lô hàng đó, trùng khớp về số liệu nên tiến hành ghi sổ NKC, sau đó ghi sổ cái TK 531 (Biểu số 16), TK 131, TK 3331 (Biểu số 17); căn cứ vào hóa đơn để ghi sổ chi tiết TK 131 về khoản công nợ giảm đi của An Hoà.
toán
* Hàng thiếu trong quá trình gửi bán:
Ngày 25/03 nhận được biên bản giao hàng ngày 23/03/2011 về số hàng bán cho Thành Đạt. Số hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân là: 200 chiếc chấn lưu điện từ. Kế toán đối chiếu BBGH, PXK; căn cứ vào số lượng thực tế công ty Thành Đạt đã nhận trên BBGH và đơn giá bán trên đề nghị giao hàng để lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
Căn cứ vào BBGH, PXK kế toán ghi sổ NKC phản ánh số hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân rồi ghi sổ cái TK 138 (Biểu số 18), TK 632. Đồng thời ghi sổ chi tiết TK 632.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập, kế toán ghi sổ NKC doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp và khoản phải thu khách hàng, sau đó ghi sổ cái TK 511, TK 3331, TK 131. Căn cứ vào hóa đơn trên để ghi sổ chi tiết TK 5111, TK 131.
* Hàng thừa trong quá trình gửi bán:
Ngày 28/03 nhận được biên bản giao hàng ngày 25/03/2011 về số hàng bán cho công ty TNHH Phú Mỹ. Số hàng thừa chưa rõ nguyên nhân là: 100 chiếc chấn lưu điện từ. Kế toán đối chiếu BBGH, PXK; căn cứ vào số lượng thực tế công ty Phú Mỹ đã nhận trên BBGH và đơn giá bán trên đề nghị giao hàng để lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
toán
Căn cứ vào BBGH, PXK kế toán ghi sổ NKC phản ánh số hàng thừa chưa rõ nguyên nhân rồi ghi sổ cái TK 338 (Biểu số 19), TK 632. Đồng thời ghi sổ chi tiết TK 632.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập, kế toán ghi sổ NKC doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp và khoản phải thu khách hàng, sau đó ghi sổ cái TK 511, TK 3331, TK 131. Căn cứ vào hóa đơn trên để ghi sổ chi tiết TK 5111, TK 131.
* Chi phí phát sinh trong quá trình bán:
- Trường hợp chi phí gửi hàng doanh nghiệp chịu:
Ngày 21/03/2011 nhận được hóa đơn cước phí vận chuyển do công ty vận tải Bình Minh về cước phí vận chuyển lô hàng gửi bán cho TNHH An Hòa. Kế toán đối chiếu với hợp đồng đã ký kết với Bình Minh và BBGH để kiểm tra giá trị hóa đơn. Sau khi kiểm tra chính xác, kế toán ghi sổ NKC, căn cứ NKC để ghi sổ cái TK 641 (Biểu số 20), TK 1331, TK 331. Căn cứ vào hóa đơn nhận được, kế toán ghi sổ chi tiết TK 641.
- Trường hợp chi phí gửi hàng khách hàng chịu:
Ngày 28/03/2011 nhận được hóa đơn cước phí vận chuyển do công ty vận tải Minh Phương về cước phí vận chuyển lô hàng gửi bán cho TNHH Phú Mỹ. Kế toán đối chiếu với hợp đồng đã ký kết với Minh Phương và BBGH để kiểm tra giá trị hóa đơn. Sau khi kiểm tra chính xác, kế toán ghi sổ NKC, căn cứ NKC để ghi sổ cái TK 138 (Biểu số 18), TK 1331, TK 331. Căn cứ vào hóa đơn nhận được, kế toán ghi sổ chi tiết TK 1388.
toán