- Trình tự ghi sổkế toán bằng máy:
b) Chứng từ sử dụng, sổ sách sửdụng
+ Hợp đồng
+ Debit Note: Là đề nghị thanh toán hay giấy xác nhận thanh toán mà công ty lập để gửi cho khách hàng mua dịch vụ của công ty
+ Hóa đơn GTGT: Vì muốn gây dựng thương hiệu và uy tín riêng nên công ty đã dùng hóa đơn tự in được Cục thuế Hà Nội phê duyệt và cấp phép. Hóa đơn được in tại công ty, bao gồm 3 liên trong đó liên 1 được ghép với Debit Note đóng quyển theo 50 số thứ tự tiền nhau để lưu lại, liên 2 là liên hồng giao cho khách hàng, liên 3 là liên xanh kế toán thanh toán ghép với giấy báo có để đóng sổ ngân hàng.
+ Giấy tờ thanh toán: Phiếu thu, GBC, giấy nộp tiền của người mua hàng… + Tờ khai hải quan
+ Lệnh giao hàng…
- Trình tự ghi sổ kế toán: tương tự như phần lý luận chung. - Quy trình ghi nhận doanh thu:
Khi khách hàng có nhu cầu mua dịch vụ của công ty, bộ phận làm hàng của hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng và thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Đối với những khách hàng lớn, thân quen thì hợp đồng thường được ký với thời hạn trên 1 năm, khi hợp đồng hết hạn, nếu khách hàng vẫn còn có nhu cầu thì hai bên công ty sẽ gia hạn hợp đồng.
Khi giao hàng cho khách hàng, công ty lập các hóa đơn bán hàng theo đúng mẫu hóa đơn, chứng từ của Bộ tài chính ban hành. Căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngay vào sổ quỹ hoặc in giấy báo có, đồng thời ghi nhận giảm công nợ trong phần mềm cho khách hàng.
- Công ty có 2 hình thức thực hiện dịch vụ như sau:
+ Trực tiếp thực hiện dịch vụ: làm tờ khai hải quan, cho thuê kho bãi của công ty hoặc sử dụng container, romooc, máy kéo của chính công ty…
+ Thuê công ty khác thực hiện dịch vụ, thuê kho bãi, xe, tầu…và hưởng doanh thu là phần phí chứng từ và chênh lệch chi phí mua và bán dịch vụ như là bên thứ 3 hay bên môi giới.
- Thông thường, để thực hiện một dịch vụ đòi hỏi các bộ phận làm hàng phải phối hợp hoạt động với nhau, ví dụ như một đơn hàng xuất khẩu, trước tiên bộ phận kho sẽ nhận hàng, bảo quản, đóng gói; sau đó bộ phận TOS sẽ vận chuyển ra bến tàu hoặc sân bay; bộ phận hải quan làm thủ tục hải quan… nên một hoá đơn có thể bao gồm doanh thu của nhiều bộ phận.
Sau khi thực hiện dịch vụ, bộ phận làm hàng tổng hợp các dịch vụ phát sinh vào Debit Note gửi cho khách hàng. Khi kế toán nhận được thông tin khách hàng chấp nhận thanh toán tiền qua email, thủ quỹ xuất hoá đơn với thông tin như trong Debit Note.
Khi khách hàng thanh toán tiền, thủ quỹ gửi trả liên hồng cho khách hàng. Cuối tháng, kế toán từng bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra hoá đơn xemthủ quỹ kiêm người lập hóa đơn đã ghi nhận đúng doanh thu chưa và phân bổ doanh thu tương ứng với phần chi phí mà bộ phận đó bỏ ra để thực hiện dịch vụđể tổng hợp doanh thu của bộ phận mình.
- Trình tự luân chuyển chứng từ:
BP làm hàng
Thủ quỹ (kiêm người lập hóa đơn) Lập hóa đơn bán hàng
Thỏa thuận, ký hợp đồng, lập Debit Note gửi cho kế toán của từng BP. Ghi sổ, bảo quản
Bên mua Thanh toán tiền hàng
Kế toán các BP
Kiểm tra thông tin trên Debit Note Trả liên đỏ HĐ cho KH
Chú thích: Debit Note là đề nghị thanh toán của bộ phận làm hàng gửi cho khách mua dịch vụ của công ty.
Sơ đồ 2.7: Trình tự luân chuyển chứng từ cung cấp dịch vụ tại công ty Yusen Logistics Solutions Việt Nam