- Các phòng ban và bộ phận nghiệp vụ:
2.1.4: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Là một doanh nghiệp có hoạt động thống nhất, Yusen Logistics Solutions Việt Nam tổ chức cho mình bộ máy kế toán theo hình thức tập trung tại Trụ sở chính của công ty và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Tại đây, thực hiện việc
tổ chức hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các công việc thu thập, ghi chép và xử lý các thông tin ban đầu; thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính; cung cấp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mưu cho Ban Giám đốc để đề ra các biện pháp và quy định phù hợp với đường lối phát triển của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Yusen Logistics Solutions Việt Nam được tổ chức như sau:
Giám Đốc Tài Chính Trưởng phòng kế toán
Thủ quỹ - kiêm người phát hành HĐ bán hàng Kế toán bộ phận WH
Kế toán bộ phận CCS Kế toán bộ phận DWE
Kế toán bộ phận TOS Kế toán Ngân hàng và thanh toán
Kế toán bộ phận làm hàng
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty TNHH Yusen Logistics Solutions Việt Nam.
Giám đốc Tài Chính:
Ở công ty TNHH Yusen Logistics Solutions Việt Nam Giám đốc Tài chính đồng thời kiêm Kế toán trưởng nên có nhiệm vụ, vai trò rất quan trọng: thực hiện các nhiệm vụ điều hành tình hình tài chính, kế toán trong phòng; kiểm tra các cáo báo mà trưởng phòng kế toán đưa lên.
- Trưởng phòng kế toán:
Trưởng phòng kế toán là một kế toán tổng hợp, là người có trách nhiệm giúp việc cho kế toán trưởng – Giám đốc Tài chính, có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các công việc của các kế toán viên trong phòng. Tập hợp các báo cáo của từng bộ phận, kiểm tra, đối chiếu số liệu để làm thành báo cáo tổng hợp và đưa lên Giám đốc Tài chính theo định kỳ, theo yêu cầu của bộ tài chính quy định, phản ánh giá thành tiêu thụ, lãi (lỗ) và tổng kết tài sản.
Mỗi một kế toán viên có một vai trò quan trọng khác nhau, thực hiên công việc về phần hành kế toán mà mình đảm nhận.
+ Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ quản lý quỹ, két của công ty, thực hiện việc thu chi hàng ngày, cuối mỗi ngày tiến hành cộng sổ quỹ và kiểm kê quỹ đối chiếu với kế toán tổng hợp và được Kế toán trưởng ký duyệt trước khi chốt quỹ. Đồng thời kiêm luôn việc phát hành hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Kế toán Tiền gửi ngân hàng và thanh toán:
Có nhiệm vụ theo dõi dòng tiền vào ra trên tài khoản ngân hàng của công ty và theo dõi công nợ theo từng đối tượng; theo dõi, thu chi tiền mặt, tiền gửi, thanh toán cho công nhân viên, thanh toán công nợ, tạm ứng và phản ánh kịp thời chính xác theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
+ Kế toán bộ phận làm hàng:
Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các bộ phận tại công ty; trực tiếp nhận lệnh của kế toán trưởng và kế toán tổng hơp; trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thống kê kế toán của mình và có trách nhiệm báo cáo tình hình nhiệm vụ của mình, đưa ra các ý kiến của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty. .
• Kế toán bộ phận WH – bộ phận kho: có nhiệm vụ theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình cho thuê kho, quản lý kho, các chi phí thuê ngoài…; cuối tháng tính khấu hao kho và các Tài sản cố định dùng trong kho; theo dõi lương của công nhân kho, bảo vệ kho và các chi phí phụ ( thuê công nhân bốc dỡ, vận chuyển); đồng thời theo dõi doanh thu của bộ phận kho hàng tháng đạt được và kết hợp với các chi phí phát sinh ở bộ phận trong tháng để làm báo cáo tháng.
• Kế toán bộ phận CCS – bộ phận hải quan: tập hợp chứng từ, nhận Tờ khai hải quan có chứng nhận của khách hàng và cơ quan hải quan… do bên bộ phận hải quan đưa cho để tập hợp doanh thu và chi phí. Cuối tháng chốt sổ sách và làm báo cáo đưa lên cho Trưởng phòng kế toán.
• Kế toán bộ phận DWE: Có nhiệm vụ tính chi phí mua ngoài của bên thứ 3 và chi phí mua của các Agent bên nước ngoài. Từ đó tập hợp doanh thu và làm báo cáo cuối tháng nộp lên Trưởng phòng kế toán.
• Kế toán bộ phận TOS – bộ phận vận tải: theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển: xăng dầu, lệ phí bến bãi, cầu đường, chi phí thuê nhà thầu phụ vận chuyển…, chịu trách nhiệm theo dõi các đội xe và khấu hao xe. Cuối tháng tổng hợp doanh thu và lập cáo cáo nộp lên Trưởng phòng kế toán.