Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, Ban

2.2.3.1. Phòng Tổ chức - Quản trị

* Chức năng

Phòng Tổ chức - Quản trị có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về công tác tổ chức, cán bộ; quản trị cơ sở vật chất của Trung tâm.

* Nhiệm vụ Công tác tổ chức, cán bộ

- Nghiên cứu, xây dựng quy hoạch quản lý và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch năm học của Trung tâm .

- Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm. - Đề xuất việc thành lập, chia tách, giải thể các tổ chức, đơn vị do Trung tâm quản lý. - Lập kế hoạch biên chế hàng năm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và sự phát triển của Trung tâm, báo cáo Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGHN (ĐHQGHN) để duyệt chỉ tiêu

biên chế.

- Tổ chức tuyển dụng cán bộ, viên chức (CBVC) và người lao động theo đúng các quy định của Nhà nước. Bố trí, điều động và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của Trung tâm.

- Làm đầu mối thực hiện các công tác về lương, phụ cấp và các chế độ chính sách khác cho CBVC và người lao động.

Formatted: Font: 13 pt, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,5 pt

Formatted: Line spacing: Multiple 1,43 li Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ...

Formatted: Indent: First line: 0 cm, Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted: Line spacing: Multiple 1,43 li

Dutch (Netherlands)

Formatted: Font: Times New Roman, Dutch (Netherlands)

- Thực hiện các thủ tục cử CBVC và người lao động đi công tác, học tập, tham quan trong và ngoài nước.

- Thực hiện các công tác về quản lý, sử dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật CBVC và người lao động.

- Thực hiện các thủ tục để xem xét bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động các chức vụ thuộc thẩm quyền của Giám đốc.

- Soạn thảo và chịu trách nhiệm về độ chuẩn xác ( nội dung, ngôn ngữ thể hiện, thể thức và thủ tục ban hành) các văn bản về công tác tổ chức và cán bộ.

- Quản lý hồ sơ CBVC và người lao động trong Trung tâm theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Trung tâm.

* Nhiệm vụ công tác Quản trị

- Quản lý toàn bộ đất đai, nhà cửa, công trình công cộng, vật kiến trúc, tài sản, trang thiết bị của Trung tâm.

- Lập quy hoạch tổng thể về cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và sự phát triển của Trung tâm mang tính đồng bộ, hiện đại, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong tiến trình hội nhập và phát triển.

- Lập kế hoạch hàng năm về xây dựng, cải tạo, duy tu, bảo dưỡng cơ sở vật chất; quản lý và mua sắm tài sản chung của Trung tâm.

- Thực hiện các thủ tục thẩm định và trình Giám đốc kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, chào thầu và kết quả đấu thầu các dự án xây dựng, mua sắm tài sản thuộc phạm vi quyền hạn của Trung tâm.

- Thực hiện việc giám sát và đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công các công trình xây dựng, cải tạo và sửa chữa thuộc phạm vi Trung tâm quản lý.

- Thực hiện các thủ tục về công tác nghiệm thu, bàn giao, xác nhận khối lượng hoàn thành của các công trình xây dựng, sửa chữa; số lượng và giá trị tài sản, hàng hoá mua sắm làm căn cứ để phòng Tài chính - Kế toán thanh quyết toán.

- Tổ chức và thực hiện các thủ tục cung ứng các dịch vụ theo các dự án xã hội hóa nhằm đáp ứng yêu cầu về đời sống vật chất, tinh thần, tạo môi trường thuận lợi cho

HSSVSV học tập và nghiên cứu khoa học.

- Quản lý, điều động xe ô tô phục vụ các hoạt động chung của Trung tâm theo quy định hiện hành của Nhà nước và của đơn vị.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

2.2.3.2. Phòng Hành chính và công tác Học sinh , Sinh viên

Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ...

Formatted: Indent: First line: 0 cm, Line spacing: Multiple 1,43 li

Dutch (Netherlands)

* Chức năng

Phòng Hành chính & Công tác học sinh sinh viên có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về công tác quản lý hành chính, tổng hợp; công tác

HSSVSV của Trung tâm.

* Nhiệm vụ Công tác Quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ.

- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Trung tâm.

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, chuyển các công văn, tài liệu gửi đến, gửi đi trong phạm vi quyền hạn.

- Quản lý và đảm bảo tính pháp chế của các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo các văn bản của Trung tâm trước khi ký ban hành.

- Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trung tâm.

- Quản lý các loại con dấu của Trung tâm và sử dụng các con dấu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Trung tâm ban hành; thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Trung tâm và chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước và của Giám đốc.

- Là đầu mối hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với các tập thể và cá nhân trong Trung tâm.

* Nhiệm vụ công tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê

- Tổng hợp, xây dựng các chương trình công tác của Trung tâm. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Giám đốc. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung các báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công để phục vụ các buổi làm việc của Giám đốc với các tập thể, cá nhân trong và ngoài Trung tâm.

- Xây dựng báo cáo công tác tháng. Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trong Trung tâm về kết quả hoạt động, đề xuất và kiến nghị các giải pháp, biện pháp thực hiện.

- Là đầu mối tổ chức thực hiện công tác thống kê theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN.

- Công tác thư ký

- Chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Trung tâm.

Formatted: Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted: Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: Font: 13 pt, No underline, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ...

Dutch (Netherlands)

Formatted: Font: Times New Roman, Dutch (Netherlands)

- Ghi biên bản các cuộc họp do Giám đốc và các phó giám đốc triệu tập. - Lên kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Ban Giám đốc Trung tâm.

* Nhiệm vụ phục vụ, quản lý cơ sở vật chất

- Thực hiện công tác lễ tân và thường trực tiếp dân của Trung tâm.

- Quản lý cơ sở vật chất các phòng làm việc của Ban Giám đốc; phòng họp và các phòng sử dụng chung của Văn phòng Trung tâm.

- Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo.

- Quản lý, theo dõi và cung ứng văn phòng phẩm cho các phòng chức năng. - Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu… phục vụ các hoạt động của Trung tâm theo quy định.

* Nhiệm vụ Công tác HSSVSV

- Nắm bắt và tổng hợp tình hình tư tưởng chính trị của HSSVSV; đề xuất phương hướng, nội dung, biện pháp và hình thức giáo dục tư tưởng, chính trị theo từng giai đoạn; tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị cho HSSVSV nội trú theo sự chỉ đạo của các cấp uỷ Đảng và Giám đốc Trung tâm.

- Đảm nhiệm công tác thông tin, truyền thông công chúng, quản lý, điều hành hệ thống thông tin, hệ thống mạng nội bộ, trang Web của Trung tâm.

- Là đầu mối tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động hỗ trợ HSSVSV như: đào tạo các kỹ năng mềm, các hoạt động tư vấn và các hoạt động phong trào khác.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

2.2.3.3. Phòng Tài chính – Kế toán

* Chức năng

Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về công tác tài chính, kế toán, quản lý và sử dụng tài sản của Trung tâm.

* Nhiệm vụ công tác tài chính, kế toán

- Làm đầu mối lập kế hoạch dự toán Ngân sách Nhà nước (NSNN) hàng năm, lập phương án phân bổ dự toán ngân sách cho các hoạt động của Trung tâm. Thông báo công khai dự toán NSNN đã được phê duyệt, triển khai theo dõi thực hiện dự toán đã phân bổ.

- Tổ chức thu đúng, thu đủ và quản lý toàn bộ mọi nguồn thu, chi của Trung tâm. Thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

- Thực hiện việc đăng ký biên chế và quỹ tiền lương tiền công với cơ quan tài chính cấp trên và kho bạc Nhà nước. Hàng tháng tính tiền lương và các khoản thu nhập

Formatted: Indent: First line: 0 cm, Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: No underline, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted: Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: Font: 13 pt, No underline, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted: Font: 13 pt, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted ...

Formatted: Font: 13 pt, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Dutch (Netherlands) ngoài lương cho CBVC, người lao động của Trung tâm. Thực hiện thanh quyết toán các

khoản thu, chi, các khoản phải thu, phải trả, công nợ, đúng kỳ hạn.

- Kiểm tra, giám sát việc mua sắm, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, lập hồ sơ sổ sách quản lý tài sản theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Là đầu mối thực hiện công tác kiểm kê tài sản định kỳ và đột xuất của Trung tâm.

- Tư vấn các vấn đề về tài chính cho các chương trình, dự án, hợp đồng liên kết, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh tế của Trung tâm với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

- Xây dựng và chịu trách nhiệm về độ chuẩn xác (nội dung, ngôn ngữ thể hiện,

thể thức và thủ tục ban hành) các văn bản liên quan đến công tác tài chính, kế toán và tài

sản của Trung tâm. Xây dựng phương án chi trả lương, thu nhập tăng thêm cho CBVC và người lao động. Quản lý và thực hiện thu, chi các quỹ của Trung tâm.

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ báo cáo đối với cơ quan tài chính cấp trên. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo đúng quy định của Pháp luật.

- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Trung tâm thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ. Công khai và thực hiện nghiêm túc các chế độ chính sách đối với CBVC và người lao động; các khoản thu phí và lệ phí đối với HSSVSV theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của ĐHQGHN.

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chính sách, nghĩa vụ nộp thuế của tập thể và các cá nhân trong Trung tâm theo quy định hiện hành.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

2.2.3.4. Ban quản lý Ký túc xá

(Ký túc xá Mễ Trì và Ký túc xá Ngoại Ngữ)

* Chức năng

Ban quản lý Ký túc xá ( KTX) có chức năng quản lý, tổ chức phục vụ, cung ứng các dịch vụ cho sinh viên nội trú. Tham gia tổ chức các hoạt động hỗ trợ cho HSSVSV

của ĐHQGHN.

* Nhiệm vụ công tác quản lý ký túc xá

- Quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất được Trung tâm giao để phục vụ ăn ở, sinh hoạt, học tập và nghiên cứu khoa học của HSSVSV và CBVC của ĐHQGHN. Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ... Formatted ...

Formatted: Indent: First line: 0 cm, Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: Centered, Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: No underline, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted: Line spacing: Multiple 1,43 li

Formatted: Font: 13 pt, No underline, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt

Formatted ...

Dutch (Netherlands)

Formatted ...

- Đề xuất kế hoạch về công tác cải tạo, sửa chữa, nâng cấp các khu nhà ở, các công trình phục vụ công cộng trong mặt bằng được giao, báo cáo Giám đốc Trung tâm phê duyệt đầu tư.

- Phối hợp chặt chẽ với các cơ sở đào tạo để tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở cho

HSSVSV Việt Nam và nước ngoài vào ở trong KTX theo đúng tiêu chuẩn, chế độ quy định của ĐHQGHN.

- Quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, đảm bảo an ninh chính trị, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường khu vực KTX.

- Tổ chức quán triệt và triển khai các giải pháp thực hiện nội quy, quy định của Trung tâm đối với các KTX.

- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và diễn biến tư tưởng của HSSVSV, thường xuyên báo cáo Giám đốc Trung tâm (trực tiếp hoặc qua phòng HC & CT HSSVSV).

- Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể thao, tham quan, du lịch, hỗ trợ, tư vấn và các hoạt động khác của HSSVSV theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt.

- Trực tiếp quản lý và khai thác các cơ sở dịch vụ phục vụ; xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án cung cấp dịch vụ theo hướng xã hội hoá nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của HSSVSV.

- Phối hợp với chính quyền địa phương, các cơ quan chức năng, các tổ chức chính trị - xã hội để thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý HSSVSV theo phân cấp của Giám đốc.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

Tổ chức, nhân sự của Ký túc xá có các tổ chuyên môn (1. Tổ Hành chính - Tổng

hợp; 2. Tổ Quản lý sinh viên; 3. Tổ Bảo vệ).

Formatted: Font: 13 pt, Dutch (Netherlands), Condensed by 0,3 pt