Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đó thể hiện dưới dạng vật hoỏ như: xi măng, sắt thộp…thiết bị vật liệu XDCB phục vụ cho hoạt động xõy lắp.
Khỏc với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào chu kỳ sản xuất, dưới tỏc động của lao động, chỳng bị tiờu hao toàn bộ hoặc thay đổi hỡnh thỏi vật chất vật chất ban đầu để tạo ra hỡnh thỏi vật chất của sản phẩm. Do đú cỏc doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết, võn dụng phương phỏp kế toỏn chi tiết vật liệu cho phự hợp nhằm tăng cường cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu.
20/03/2006, cỏc chứng từ kế toỏn về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (01 - VT)
- Phiếu xuất kho (02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (03 - VT) - Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ (08 - VT) - Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ.
- Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng (Mẫu 01. GT kế toỏn-2LN) - Hoỏ đơn cước vận chuyển (Mẫu 03- BH)
Người lập chứng từ phải chịu trỏch nhiệm về tớnh hợp lý, hợp phỏp của cỏc chứng từ về cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh.
Mọi chứng từ kế toỏn về vật liệu phải được tổ chức luõn chuyển theo trỡnh tự và thời gian hợp lý, do đú kế toỏn trưởng quy định phục vụ cho việc phản ỏnh, ghi chộp và tổng hợp số liệu kịp thời của cỏc bộ phận, cỏ nhõn cú liờn quan.
* Tài khoản sử dụng
Tài khoản 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”
Tài khoản này dựng để ghi chộp tỡnh hỡnh hiện cú và tăng giảm NVL theo giỏ thực tế.
TK 152 cú thể mở thành cỏc tài khoản cấp 2 ghi chi tiết theo từng nhúm vật liệu, từng loại phụ thuộc vào yờu cầu của nhà quản lý. Đối với Cụng ty TNHH Minh Tuõn hệ thống chi tiết tài khoản được chia làm cỏc TK:
+TK 1521- NVL chớnh ( xi măng, sắt thộp, cỏc thiết bị phục vụ cho việc XL, chi tiết cho từng vật liệu)
+TK 1522- Vật liệu phụ +TK 1523- Nhiờn liệu, +TK1528- NVL khỏc.
Dựng để phỏn ỏnh giỏ trị cỏc loại vật tư, hàng hoỏ mà doanh nghiệp đó mua đó chấp nhận thanh toỏn với người bỏn nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tỡnh hỡnh hàng đang về.
TK 151 cú kết cấu như sau:
Bờn Nợ: Giỏ trị hàng hoỏ vật tư đi đường
Bờn Cú: Giỏ trị hàng hoỏ, vật tư đang đi đường đó về nhập kho hoặc chuyển giao cho đối tượng khỏc sử dụng.
Dư Nợ: Giỏ trị hàng đi đường chưa về nhập kho. 2.4.3.1. Thủ tục nhập- xuất kho nguyờn vật liệu
* Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ kho tiến hành như sau:
Khi vật liệu được chuyển đến cụng trỡnh, trờn cơ sở húa đơn, phiếu nhận hàng kế toỏn tại cụng trỡnh thống kờ kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu. Sau đú tiến hành ghi sổ số lượng thực nhập và bản kờ hàng cú xỏc nhận của hai bờn, lập biờn bản nghiệm thu cú đầy đủ chữ ký. Kế toỏn vật tư căn cứ vào húa đơn, biờn bản nghiệm thu để lập ra phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm 3 liờn:
Liờn 1: lưu ở kho
Liờn 2: chuyển cho phũng kế toỏn Liờn 3: chuyển cho người mua vật tư
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luõn chuyển chứng từ NVL nhập kho
Trong nhiệm vụ hạch toỏn thu mua, nhập kho NVL thỡ doanh nghiệp phản ỏnh hai loại chứng từ bắt buộc đú là “Hoỏ đơn bỏn hàng” ( do người bỏn gửi cho Cụng ty ) và “phiếu nhập kho” (Do cỏn bộ nghiệp vụ của Cụng ty lập), ngoài ra cụng ty cần lập một số chứng từ khỏc như “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư”, “Biờn bản xử lý vật tư thiếu”…
Ta cú thể thấy rừ phương thức, hỡnh thức, trỡnh tự lập hoỏ đơn mua hàng, nhập kho của Cụng Ty TNHH Minh Tuõn theo cỏc bước sau (chi tiết cho NVL chớnh xi măng PCB30): vào ngày 2/5/2010 Cụng ty nhập kho 765.5 tấn xi măng PCB30 với đơn giỏ 850.000 đồng.
Khi đó được Giỏm đốc Cụng ty duyệt mua vật tư, bờn bỏn dựa vào phiếu duyệt mua để viết húa đơn GTGT để giao cho khỏch hàng (liờn 2 giao cho Cụng ty TNHH Minh Tuõn).
Biờn bản kiểm nghiệm vật tư (do bộ phận kiểm nghiệm lập)
Phiếu nhập kho (do kế toỏn vật tư lập)
Thẻ kho (do thủ kho ghi)
Húa đơn mua hàng (lấy ở bộ phận thu mua)
Ghi sổ chi tiết vật liệu, bỏo cỏo nhập xuất tồn (kế toỏn vật liệu ghi)
Mẫu số:01GTKT-3LL LB/2010B 0034564