Truyền thông trong nhóm càng tốt thì hoạt động của nhóm càng thuận lợi. Thông tin càng rộng rãi, các thành viên càng hưởng ứng, thúc đẩy tổ chức nhóm mau đạt được mục tiêu chung.
1. Vấn đề truyền thông trong nhóm - Cải tiến
- Những vấn đề truyền thông trong nhóm:
Không rõ ràng trong việc giao nhiệm vụ.
Lượng thông tin nhiều nhưng thiếu văn bản rõ ràng, chỉ thoả thuận bằng miệng…
Thiếu sự quan tâm lắng nghe nhau.
Nói không đúng thân chủ, rỉ tai gây mất đoàn kết.
Nói qua trung gian, thông tin bị sai lạc.
Do thành kiến.
Thông tin không đến được mọi thành viên, có những thành viên không nhận được thông tin một cách chính thức mà chỉ được nghe qua tin “hành lang”.
- Cải tiến vấn đề truyền thông trong nhóm:
Cần rõ ràng trong việc giao nhiệm vụ, công việc không trùng lắp.
Có văn bản rõ ràng, không chỉ thỏa thuận miệng là đủ. Thông tin, nhắn tin nên viết. Nên biết lúc nào cần tiếp xúc cá nhân, lúc nào cần nhắn tin.
Nên lưu trữ tài liệu viết để kiểm tra, truy cứu khi cần.
Tránh cùng một lúc phổ biến quá nhiều thông tin, văn bản. Cần có ưu tiên, và khi phổ biến nên xem thông tin nào quan trọng nhất trong một thời điểm đặc biệt. Sau đó tuần tự phổ biến các thông tin khác.
Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang32 Nội dung thông tin không nên quá phức tạp làm cho các thành viên khó hiểu. Có khi phải chia thành từng đoạn rồi thông tin trong nhiều lần khác nhau.
Bình đẳng trong thông tin. Biết tối đa thì các thành viên mới gắn bó tối đa với nhóm. Ngoại trừ bí mật kinh tế, hay tin tức mà khi tiết lộ sẽ gây tác hại lớn, thông tin càng rộng rãi càng tốt. Giấu thông tin khi không cần thiết hay xem thông tin như một đặc ân, hoặc để củng cố quyền lực sẽ không có lợi, vì điều này gây thêm tò mò, bàn tán thêm thắt, có khi biến thành những tin đồn gây tác hại.
Lãnh đạo cần khuyến khích nhiều thông tin từ dưới lên càng tốt vì nắm được nguyện vọng, nhu cầu, tâm sự hay những vấn đề khó khăn của nhóm viên thì lãnh đạo mới đáp ứng kịp thời.
2. Ứng dụng kỹ năng truyền thông vào việc xây dựng nhóm
- Nếu người trưởng nhóm chỉ quen giao tiếp một chiều, không chịu lắng nghe thì không tạo được sự tham gia của nhóm viên. Người trưởng nhóm cần khuyến khích các thành viên trong nhóm “nói với nhau”.
- Nếu trưởng nhóm giao tiếp với thành viên theo kiểu trên xuống dưới thì khó đạt đến sự nhất trí khi cần phải ra quyết định hay giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Giao tiếp không hiệu quả dễ dẫn tới hiểu lầm, bất đồng, xung đột. Nhất là ở giai đoạn đầu của nhóm, các thành viên ít có kinh nghiệm, kỹ năng về giao tiếp trong khi những mục đích riêng của họ chưa hài hòa với mục đích chung của nhóm.
- Trong hội họp, thường xuyên tạo cơ hội cho các thành viên có kỹ năng giao tiếp và tiến đến những mức độ giao tiếp sâu hơn như chia sẻ các cảm nghĩ, ý tưởng.
- Những vấn đề quan trọng cần được ghi rõ vào biên bản để tránh những tranh cãi vô ích.