Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được hạch toán tương tự chi phí bán hàng. Riêng về chi phí tiền lương thì ngoài chi phí lương cho các trưởng phòng có thể tính ngay vào chi phí quản lý cho từng mảng nhưng đối với chi phí lương cho Ban lãnh đạo: Ban giám đốc, đội ngũ kế toán và nhân viên văn phòng .v.v. được tập hợp vào chi phí quản lý chung sau đó phải phân bổ theo doanh số cho từng mảng theo doanh số bán ra. Còn chi phí quản lý chung được phân bổ cho mỗi loại hàng bán theo công thức sau:
Việc phân bổ như thế giúp cho kế toán xác định được chính xác hơn kết quả kinh doanh của từng mảng nhưng công việc phải làm mất nhiều thời gian.
Tất cả hàng hoá dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh, các chi phí cho quản lý thì tháng nào cũng được kê đầy đủ trên bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào để nộp cho cơ quan thuế theo từng tháng. Có thể nêu bảng kê của tháng 03/2009 như sau Chi phí quản lý chung phân bổ cho từng mặt hàng sơn = Tổng chi phí quản lý chung Tổng doanh thu bán hàng x Doanh thu bán từng mặt hàng
Biểu 2.16. Sổ cái tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI Số 16 Hàng Lược, Hoàn Kiếm, Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Số dư đầu kỳ: ĐVT: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1/2/2009 PC C07.206 Khách lẻ TT tiền taxi -> HĐ11961 1111 200,000 1/2/2009 PC C07.206A Cục thuế Hà Nội Thuế môn bài 1111 13,000,000 1/2/2009 PC C07.207
Tổng Công ty viễn thông quân
đội TT tiền điện thoại 1111 331,818
… … … …
… … … …
1/17/2009 UNC 1 Cục thuế Hà Nội Phí chuyển tiền 1121.2 50,000 1/17/2009 PC C07.216 Khách lẻ TT tiền làm băng dôn -> HĐ 23819 1111 240,000 1/17/2009 PC C07.217 Khách lẻ Chi tiếp khách 1111 682,000 1/20/2009 PC C07.218 Khách lẻ TT tiền xăng xe 1111 474,545 1/21/2009 PC C07.219 Trung tâm văn hóa tỉnh Quảng Ninh TT tiền nước uống -> HĐ 78833 1111 280,004
… … … …
1/31/2009 PKT 08.01. Công ty CP Đầu tư và Thương Mại Sao Mai HT CF thuê văn phòng tháng 01/2009 1421 13,000,000 2/1/2009 PC C07.232 Công ty điện lực TP Hà Nội TT tiền điện tháng 01/2009 -> HĐ 9177133 1111 231,140
… … … …
2/19/2009 PC C07.237
Tổng Công ty viễn thông quân
đội TT tiền cước Internet 1111 350,451 2/20/2009 PC C07.238
Cty TNHH TMQT & Siêu thị Bourbon Thăng Long
TT tiền mua đồ dùng văn phòng cho
Cty -> HĐ 32506 1111 501,728 2/20/2009 PC C07.239 Khách lẻ
TT tiền giới thiệu thông tin trên danh
bạ doanh nghiệp VN -> HĐ 77873 1111 5,400,000 2/22/2009 UNC VIB08. Học viện báo chí và tuyên truyền Thanh toán tiền đèn 1121.1 4,000,000 2/22/2009 UNC VIB08. Trung tâm văn hóa tỉnh Thái Bình Phí chuyển tiền 1121.1 80,000 2/22/2009 PC C07.240 Cty Bưu điện Hà Nội 1
TT tiền điện thoại tháng 02/2009 ->
HĐ159444 1111 541,100
2/25/2009 PC C07.241 Khách lẻ TT tiền tiếp khách -> HĐ 3569 1111 386,400 2/25/2009 PC C07.243 Chi Cục Thuế Quận Hoàn Kiếm Mua hoá đơn ->HĐ 37287 1111 350,200 2/27/2009 PC C07.248 Khách lẻ TT tiền quà tết -> HĐ 00203 1111 3,700,000 2/27/2009 PC C07.250 Cty TNHH TM & DV Hùng Thảo
TT tiền văn phòng phẩm tháng 02/2009 kèm theo bảng kê -> HĐ
47847 1111 2,409,091
3/14/2009 PC C07.147 Tổng Công ty viễn thông quân đội TT cước điệnt hoại tháng 03/2009 -> HĐ 1669797 1111 116,102 3/14/2009 PC C07.148 Cty Bưu điện Hà Nội 1 TT tiền điện thoại tháng 3/2009 -> HĐ 263169 1111 256,606 3/19/2009 PC C07.151 Khách lẻ TT tiền học phí đào tạo -> HĐ 0049454 1111 1,520,000 3/20/2009 UNC BIDV08.8 Chi Cục Thuế Quận Hoàn Kiếm Phí chuyển tiền 1121.2 50,000 3/20/2009 PC C07.153 Khách lẻ TT tiền in bưu thiếp Chúc mừng năm mới -> HĐ 0011937 1111 820,000
Tổng số phát sinh có: 32,087,500
Kế toán trưởng
Ngày 31 tháng 03 năm 2009
Người ghi sổ
2.6.4.Kế toán xác định kết quả bán hàng hoá tại Công ty
Cuối kỳ, hoặc bất cứ thời điểm nào theo yêu cầu của nhà quản trị hoặc các đơn vị liên quan cần thiết, kế toán dễ dàng tập hợp doanh thu, chi phí để xác định được kết quả kinh doanh của từng loại mặt hàng. Nhờ đó rất tiện lợi cho việc báo cáo với Ban quản trị về kết quả kinh doanh cũng như đưa ra các kiến nghị giúp Ban giám đốc và quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh.
Con số trên báo cáo tài chính là con số tổng hợp của tất cả các loại mặt hàng. Để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả và chi tiết cho từng loại mặt hàng. Toàn bộ quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quá trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Kết quả kinh doanh được xác định vào cuối kỳ kế toán (quý hoặc năm) theo chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu của Hội đồng quản trị cũng như Ban giám đốc.
Ta có sổ cái TK 911 quý I/2009 như sau:
TK151, 156 TK632 TK511 TK111, 112, 131 P/ánh giá vốn TK911 K/c giá vốn K/c DT DT bán hàng TK333 TK521 TK111, 112, 338, 131 Ckỳ Kết chuyển Các khoản giảm trừ DT Thuế NK, TTĐB Thuế GTGT TK333
Biểu 2.17: Sổ cái TK 911
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI Số 16 Hàng Lược, Hoàn Kiếm, Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 911 – Xác định kết quả
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009
Số dư đầu kỳ: 0 ĐVT: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có ….. …. ….. … …. …. 31/03 KC 31.3.1 K/c doanh thuần bán hàng từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 511 4.575.879.508 31/03 K/C31.3.2 K/c giá vốn hàng bán từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 632 2.998.077.188
31/03 KC 31.3.4 K/c doanh thu tài chính 515 42.248.000
31/03 KC031.3.5 K/c chi phí bán hàng 641 242.715.934
31/03 KC31.3.6 K/c chi phí QLDN 642 408.966.931
31/03 KC31.3.7 K/c Lợi nhuận trước thuế quý I/2009
4212 698.667.455
Ngày 31 tháng 03 năm 2009
Kế toán trưởng Người ghi sổ
(KÝ, họ tên) (Ký, họ tên)
Do dùng phần mềm nên ở các thời điểm nhất định, Công ty có thể xác định được kết quả của từng mặt hàng.
CHƯƠNG III:HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI XNK SAO MAI 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại XNK Sao Mai.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự đổi mới về chính sách quản lý kinh tế xã hội ở nước ta đã có nhiều chuyển biến tích cực, các doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển, đời sống nhân dân cũng dần được cải thiện. Tuy nhiên như vậy đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Doanh nghiệp nào có thế mạnh về sản phẩm, hàng hoá, đa dạng về kiểu dáng, mẫu mã, chất lượng tốt, bền, bên cạnh đó dịch vụ bán hàng và sau bán hàng tốt thu hút được khách hàng và khẳng định được chỗ đứng của mình.
Việc quản lý và hoạch định tốt chi phí trong hoạt động kinh doanh cũng là yếu tố vô cùng quan trọng.
Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Sao Mai ra đời năm 2005, thừa hưởng các chính sách ưu đãi của nhà nước trong nền kinh tế mở. Tuy nhiên, là một doanh nghiệp tư nhân, các điều kiện ban đầu cho kinh doanh còn non trẻ, mối quan hệ còn chưa nhiều, chỉ mới dựa vào mối quan hệ cá nhân của các thành viên sáng lập. Hơn nữa, lĩnh vực mà Công ty đầu tư và kinh doanh đều mới so với thị trường trong nước và ít có các doanh nghiệp tư nhân đầu tư và kinh doanh. Do đó bước đầu Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên với sự cố gắng của Ban lãnh đạo, sự nhiệt tình và có năng lực của đội ngũ nhân viên đã đưa Công ty từng bước phát triển, đời sống của người lao động dần dần được nâng cao. Chính vì thế khi mới thành lập đội ngũ cán bộ nhân viên trong Công ty chỉ có 13 người, cho đến nay con số lên tới 26 và sẽ còn tăng ngày càng nhiều khi tới đây quy mô của Công ty còn mở rộng hơn nữa. Đó cũng chính là do thành quả kinh doanh của Công ty ngày càng tốt. Và để có thể phát triển vững mạnh trong thị trường hội nhập WTO đòi hỏi Công ty phải tự hoàn thiện mình về cơ cấu quản lý cũng như phương hướng kinh doanh của mình. Những điểm mạnh thì cần duy trì và phát huy thật tốt, những điểm yếu thì cần phải chấn chỉnh và có cái nhìn mới để có thể đưa Công ty có những bước đi vững chắc.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Sao Mai tôi đã rút ra được những ưu, nhược điểm như sau:
3.1.1. Những ưu điểm
- Về đội ngũ nhân viên: Hiện tại Công ty đang có một đội ngũ lao động năng động, trẻ trung, nhiệt huyết và đầy triển vọng, đây là một thế mạnh lớn vì chính những lao động này đều có chuyên môn, nghiệp vụ tốt, nếu có chính sách khuyến khích hợp lý thì họ sẽ phát huy được hết khả năng của mình và cống hiến rất nhiều giúp cho hiệu quả kinh doanh cao hơn.
- Về tổ chức kinh doanh: Hiện tại Công ty đang đầu tư và kinh doanh các lĩnh vực có mối liên quan đến nhau. Ví dụ như về âm thanh bao gồm: Loa, Âm li, Mic,... về ánh sáng có: Đèn moving, bàn điều khiển đèn,… Bên cạnh, việc cung cấp các sản phẩm về âm thanh và ánh sáng thì Công ty còn có thể mảng cho thuê các thiết bị về âm thanh và ánh sáng để phục vụ những khách hàng có nhu cầu về tổ chức sự kiện, hội nghị, sân khấu biểu diễn ngoài trời,… hoặc Công ty có phục vụ trọn gói về cả tổ chức sự kiện lẫn cung cấp thiết bị. Khi kinh doanh những mặt hàng có liên quan đến nhau nó tạo thành 1 hệ thống giúp tiết kiệm được chi phí của Công ty cũng như của khách hàng. Đó là một lợi thế Công ty cần phát huy cao hơn nữa thế mạnh khi kinh doanh những mặt hàng có mối liên quan như thế này.
- Về công tác kế toán: Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Sao Mai sử dụng phần mềm Misa trong công tác kế toán giúp tiết kiệm thời gian mà hiệu quả công việc cao, sử dụng phần mềm trong công tác kế toán cũng được coi là áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại: Kế toán đặt mã khách hàng, mã các nghiệp vụ cũng như mã tài khoản giúp cho việc quản lý, kiểm tra được dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện đặc biệt là đối với các tài khoản doanh thu và chi phí giúp kế toán xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng một cách nhanh chóng, dễ dàng. Với xu hướng kinh doanh ngày càng mở rộng và phát triển thêm nữa, lượng khách thường xuyên rất nhiều, khi mà các hợp đồng mua bán quá nhiều thì việc đặt mã như thế sẽ giúp cho kế toán lọc tìm nhanh và xác định được một cách chính xác, hợp lý nhất cho nghiệp vụ, từng loại mặt hàng. Đó là một việc làm khoa học và hợp lý, các cán bộ kế toán Công ty nên duy trì và áp dụng một cách khoa học, thống nhất khai thác triệt để công dụng của phần mềm thì hiệu quả công việc sẽ cao hơn rất nhiều.
- Việc áp dụng hình thức sổ theo hình thức Nhật ký chung
Công ty đang ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Do vậy kế toán áp dụng hình thức sổ theo hình thức Nhật ký chung là hợp lý, tạo điều kiện để phân phân công công việc một cách dễ dàng, phân tách kế toán tổng hợp thành nhiều bước để kiểm soát và đối chiếu. Vì thế, đối với tình hình thực tế hoạt động kinh doanh tại Công ty thì việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung là hợp lý hơn cả. Tuy nhiên, nó lại có mặt trái là dễ bị trùng lắp, nếu Công ty hoạt động ở quy mô lớn hơn nữa: Thêm các chi nhánh, cửa hàng … thì dễ dẫn đến sai sót, thông tin cung cấp dễ bị chậm.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán có một tiện lợi là có thể báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị bất kể lúc nào, hơn nữa kế toán có thể xác định được doanh thu, chi phí cũng như lợi nhuận thuần của từng hàng hoá.
3.1.2. Những tồn tại
- Về tổ chức bộ máy quản lý: Nhân viên kinh doanh và bán hàng trực tiếp còn ít và hạn chế nên hiệu quả về doing thu chưa cao. Vì thế để mở rộng thị trường, mua sản phẩm tận gốc và đem đến tận tay người tiêu dùng để đạt được mức lợi nhuận cao như mong muốn thì Công ty phải mở rộng và phát triển them về hệ thống bán hàng và kênh phân phối.
- Về tổ chức sản xuất kinh doanh cũng liên quan mật thiết đến tổ chức bộ máy quản lý: Hiện tại Công ty đang hoạt động kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá dựa trên mối quan hệ của ban lãnh đạo và những khách hàng lâu năm của công ty.
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Một người lại kiêm nhiệm nhiều chức năng do đó công việc dễ bị chồng chéo, đôi khi dẫn đến thiếu hụt, sai xót ở một số chỗ, mà các vấn đề liên quan đến kế toán thì cần chính xác, đầy đủ và kịp thời. Vì vậy ban lãnh đạo Công ty cần phải sắp xếp sao cho hoạt động có hiệu quả nhất.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại XNK Sao Mai.hàng tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại XNK Sao Mai. hàng tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại XNK Sao Mai.
Ý kiến thứ nhất về bộ máy kế toán
Theo tôi, với thực trạng hoạt động đầu tư và kinh doanh như ở Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Sao Mai hiện nay thì cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán chỉ cần 4 người là đủ, bao gồm:
+ 1 kế toán trưởng: Là người vừa phải thông suốt và có cái nhìn tổng thể chung, có nghiệp vụ giỏi để có thể kiểm tra, giám sát nhân viên, vừa phải lãnh đạo cả phòng làm đúng chế độ, đúng luật và cả về thời gian, giao việc cho nhân viên theo đúng chức năng và quyền hạn của họ, do vậy trong một công ty, kế toán trưởng không thể thiếu được và trách nhiệm là rất lớn. Người kế toán trưởng cần phải hiểu rõ luật thuế và luật kế toán một cách thông suốt và phải có tố chất lãnh đạo.
+ 1 kế toán tổng hợp: Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên công việc kế