Trong trường hợp bán hàng thu bằng tiền mặt, kế toán thanh toán lập phiếu thu và thu tiền. Cụ thể như sau:
Biểu 2.12: Phiếu Thu Tiền Mặt
Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI Địa chỉ: Số 16 lô Hàng Lược, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Số:T07.398
PHIẾU THU
Ngày 02 thán g 01 năm 2009
Họ tên người nộp tiền: Hoàng Thị Bích Nguyệt. Địa chỉ:
Lý do nộp: Thu công nợ thiết bị âm thanh, ánh sáng
Số tiền: 2.838.812.000 đ (Viết bằng chữ): Hai tỷ tám trăm ba mươi tám triệu tám trăm mười hai nghìn đồng chẵn ./.
Kèm theo: Chứng từ gốc.
Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai tỷ tám trăm ba mươi tám triệu tám trăm mười hai nghìn đồng chẵn ./.
Ngày 02 tháng 01 năm 2009
Người nộp tiền Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản thì Công ty sẽ nhận được giấy báo có của ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản.
Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Nợ: 1111 Có: 131
Để theo dõi khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 và chi tiết cho từng khách hàng. Trường hợp khách hàng thanh toán trước hay đặt cọc trước, kế toán cũng phản ánh vào tài khoản 131, từ đó có thể theo dõi được tiến độ thanh toán của từng khách hàng.
Tất cả công nợ của khách hàng đều được thể hiện rất rõ trên sổ chi tiết công nợ của khách hàng hay sổ cái TK131 – Phải thu của khách hàng, do máy tính tổng hợp lên sau khi kế toán nhập đầy đủ các thông tin liên quan vào các phần hành đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh.