2. Các khoản phải thu
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.
* Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.
Có thể nói bộ máy kế toán của công ty là cánh tay đắc lực giúp Giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra
trong công ty. Cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục, đầy đủ, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là hoạt động trong lĩnh vực thương mại, vì vậy nhiệm vụ của bộ máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau:
- Ghi chép, tính toán số hiện có và tình hình tiêu thụ hàng hoá, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả bán hàng.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, tình hình thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với Nhà nước. Đồng thời kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá, phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt động kinh doanh trong đó chủ yếu là tình hình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nhằm phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
Theo quy định của Luật Kế toán do Quốc hội thông qua năm 2005 mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức thực hiện công tác kế toán của mình. Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
Chế độ kế toán và chế độ tài khoản đang áp dụng tại công ty là “Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa”, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006; các chuẩn mực kế toán; các thông tư, nghị định, nghị quyết. Bên cạnh hệ thống tài khoản chuẩn, để thuận tiện cho việc quản lý một số tài khoản được Công ty mở chi tiết cho từng đối tượng. Như hạch toán tài khoản 112 thành 2 tài khoản 1121 phản ánh các
nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Vietcombank và tài khoản 1122 phản ánh các nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn – Agribank.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao theo thời gian. Thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
Hình thức kế toán mà Công ty TNHH Hồ Bắc áp dụng là hình thức Nhật ký chung
* Hình thức kế toán Nhật ký chung
Trong điều kiện kế toán thủ công: áp dụng cho DN có quy mô vừa và nhỏ, loại hình đơn giản, có điều kiện phân công lao động kế toán.
Trong điều kiện kế toán máy: hình thức này thích hợp với mọi loại hình DN. - Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
+ Sổ Cái;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung ( Sơ đồ 09)
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó
căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
* Về công tác tổ chức chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ phát sinh đều lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ với đủ số liên theo quy định, đủ các chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện hợp pháp của công ty, các nội dung và chỉ tiêu trên các liên đều đảm bảo sự thống nhất. Phòng Kế toán sẽ là nơi tập trung và lưu trữ mọi chứng từ.
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán để ban hành chế độ và vận dụng chế độ.
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức công tác hạch toán ban đầu, các đối tượng hạch toán nhằm thực hiện chức năng thông tin kiểm tra của kế toán và các chủ thể quản lý.
Tổ chức chứng từ kế toán là thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thộng các bảng chứng từ theo một trình tự luân chuyển nhất định.
Trình tự lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ cũng được công ty tuân thủ áp dụng, bao gồm các bước:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố trên chứng từ; tính hợp pháp của nghiệp vụ, đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan; tính chính xác của số liệu và thông tin trên chứng từ.
* Đặc điểm bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Hồ Bắc được tổ chức theo mô hình tập trung, công tác kế toán thống kê được hợp nhất trong một bộ máy chung, đó là phòng kế toán. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với tình hình chung của công ty.
Sơ đồ 14: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Ghi chú :
Quan hệ hỗ trợ phối hợp. Quan hệ trực tuyến chức năng
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Lập hoặc thu nhận chứng từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng ghi sổ kế toán
Để phát huy được chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lí, hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty, đòi hỏi phải tổ chức bộ máy kế toán khoa học hợp lí. Thực tế phòng kế toán tài chính của công ty gồm 05 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, và 04 nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành kế toán riêng. Nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán được phân công cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tổ chức thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán ở công ty. Kế toán trưởng là người phân tích các kết quả kinh doanh và giúp giám đốc lựa chọn các phương án kinh doanh và đầu tư để đạt hiệu quả cao. Kế toán trưởng phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận kế toán để mỗi bộ phận tự chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình mà điều lệ tổ chức kế toán đã ban hành.
- Kế toán theo dõi công nợ : Thực hiện theo dõi công nợ, các khoản phải thu, phải chi của doanh nghiệp. Theo dõi khả năng thanh toán của doanh nghiệp và khách hàng. Phản ánh rõ ràng chính xác các nghiệp vụ thanh toán, đúng hạn. Phản ánh đúng đắn số liệu hiện có và tình hình biến động của từng đồng vốn, đúng mục đích, hợp lý và có hiệu quả, đảm bảo nguồn vốn được bảo toàn và phát triển.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện điều hành bộ phận và ký uỷ quyền, tổng hợp số liệu, bảng biểu, kê khai nhật ký chứng từ, cuối tháng đối chiếu, kiểm tra số liệu cho khớp đúng. Cuối tháng lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, bán ra và lập tờ khai thuế GTGT, đồng thời hạch toán thực hiện các nghiệp vụ cuối cùng như tập hợp chi phí bao gồm : giá vốn hàng bán, chi phí bán hang, chi phí QLDN và lên các sổ sách kế toán liên quan.
- Kế toán kho: Theo dõi, tính toán sản lượng, giá trị hàng nhập xuất hàng ngày của doanh nghiệp, lập các chứng từ kế toán liên quan. Báo cáo hàng tồn kho và kiểm kê kho định kỳ.
- Kế toán quỹ: Thực hiện nhiệm vụ trực tiếp quản lý, kiểm đếm các thu, chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp
thời, phản ánh chính xác thu, chi và quản lý tiền mặt hiện có. Thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của công ty.
* Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính của công ty cung cấp những thông tin kinh tế tài chính chủ yếu để đánh giá tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua, giúp doanh nghiệp kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc phân tích, nghiên cứu, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, Công ty TNHH Hồ Bắc áp dụng hệ thống báo cáo tài chính ban hành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, bao gồm các mẫu biểu sau:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DN Doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm dương lịch. Thời hạn nộp báo cáo tài chính muộn nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán.
Các báo cáo tài chính này thường được lập và gửi cho các cơ quan quản lý Nhà nước vào cuối năm tài chính (ngày 31/12). Ngoài ra, hàng tháng để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, công ty còn lập một số báo cáo tài chính sử dụng trong nội bộ công ty (Báo cáo quản trị) như:
- Báo cáo kết quản bán hàng.
- Nhập - Xuất - Tồn vật tư, hàng hoá, thành phẩm. - Báo cáo TSCĐ- Hao mòn.
- Báo cáo thuế….
* Các sổ kế toán áp dụng tại công ty : - Sổ TSCĐ.
- Thẻ kho.
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ, sổ theo dõi TGNH. - Bảng kê.
- Các bảng phân bổ. - Sổ của các tài khoản.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán Misa
Kế toán tài chính và Kế toán quản trị là hai bộ phận của kế toán, chúng có mối quan hệ chặt chẽ, đồng thời cũng có nhiều điểm khác biệt nhau do đối tượng sử dụng thông tin và mục đích sử dụng thông tin là khác nhau.