CễNG NGHỆ QUỐC GIA.
3.3Cỏc giải phỏp nõng cao hiệu quả khai thỏc sử dụng tạp chớ tại Trung tõm TTTLKH&CNQG.
Trung tõm TTTLKH&CNQG.
Trung tõm TTTLKH&CNQG là cơ quan thụng tin KH&CN núi chung và tạp chớ KH&CN núi riờng, nú thực sự là nguồn lực rất quan trọng và cần thiết cho việc đỏp ứng nhu cầu thụng tin Khoa học và Cụng nghệ thụng tin của cả nước. Trong bối cảnh xó hội thụng tin toàn cầu hiện nay, với xu hướng kết nối mạng toàn quốc, khu vực và quốc tế, cựng với những điều kiện vật chất kỹ thuật cho phộp và đũi hỏi chỳng ta phải cú cỏch nhỡn mới, phương thức mới trong xử lý thụng tin và đặc biệt là cỏc phương thưc phục vụ, nhằm đỏp ứng được nhanh nhất mọi nhu cầu tin của người dựng tin. Với ý nghĩa đú tụi xin đưa ra một số gải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả khai thỏc, sử dụng và bảo quản tạp chớ tại Trung tõm như sau:
Với nguồn kinh phớ hạn hẹp, với nhu cầu ngày càng phong phỳ, đa dạng về thụng tin trong tạp chớ, thỡ việc đảm bảo tạp chớ vừa đủ về số lượng, vằ đỳng về nội dung là rất khú khăn.
Trung tõm đó cú rất nhiều cố gắng trong việc bổ sung tạp chớ hàng năm, việc xột mua tạp chớ dặ trờn nhiều tiờu chớ quyết định mua hay khụng mua một tờn tạp chớ cho Thư viện. Với đặc thự riờng của loại hỡnh này, càn thực hiện nguyờn tắc đảm bảo tớnh liờn tục và đầy đủ của một tờn tạp chớ, giảm đến mức tối đa việc dừng mua một vài năm rồi lại tiếp tục mua, hoặc dừng hẳn để mua một tạp chớ tương tự nội dung. Giỏ cả cũng là một tiờu chớ quan trọng, tuy nhiờn cần cõn nhắc trong việc xem xột, cú những tạp chớ tuy đắt nhưng giỏ trị sử dụng cỏo thỡ vẫn nờn mua hơn là quan điểm với số tiền đú để mua được nhiều tạp chớ (nhưng lại ít giỏ trị sử dụng). Chỳng ta đó cú mạng quốc gia và quốc tế, cú khả năng tỡm kiếm cỏc tạp chớ liờn mạng, vỡ vậy Trung tõm cú thể tập trung tiền mua những tạp chớ quý, cú giỏ trị sử dụng cao cho nhiều đối tượng sử dụng.
Thực hiện chia sẻ nguồn lực là một trong những chớnh sỏch quan trọng được quỏn triệt trong cụng tỏc phỏt triển nguồn tạp chớ của Trung tõm núi riờng và mạng lưới núi chung. Tuy nhiờn, để thực hiện tốt cũng cần phải cú quy chế rất cụ thể giữa cỏc phũng ban liờn quan trong Trung tõm., cần cú sự thụng tin đầy đủ về tạp chớ cú ở trong Trung tõm đến cỏc cơ quan thụng tin, thư viện khỏc đẻ họ tỡm đọc hoặc đặt chụp nhằm phỏt huy tối đa hiệu quả sử dụng tạp chớ. Ngoài ra cần phải theo dừi, giỏm sỏt số tạp chớ cú đầy đủ ở kho hay chưa? vỡ vậy Trung tõm cần phõn cụng trỏch niệm cụ thể của từng nhúm, từng phũng trong việc theo dừi, giỏm sỏt, đốc thỳc để số tạp chớmua của Trung tõm về Thư viện đỳng thời hạn và đầy đủ.
*Hai là tổ chức dõy chuyền xử lý tạp chớ.
một tạp chớ từ khi nhận về Trung tõm đến khi đến được tay người dựng tin phải qua cỏc khõu xử lý giữa nhiều phũng khỏc nhau và nhiều bộ phận khỏc nhau trong một phũng (sơ đồ 2).
Qua sơ dồ đường đi của tạp chớ hiện nay, cú thể thấy để xử lý 1 số của tạp chớ phải mất rất nhiều thưũi gian. Việc xử lý tạp chớ phải qua nhiều bộ phận đó ảnh hưởng đến số lượng tạp chớ, tạp chớ thất thoỏt khi phải qua nhiều khõu xử lý, vỡ vậy Trung tõm cần cú quy chế cụ thể, chặt chẽ về quản lý tạp chớ trong dõy truyền xử lý, để đảm bảo độ an toàn cao nhất cho tạp chớ. Đối với tạp chớ Việt, đõy là nguồn tư liệu nội sinh về Khoa học và Cụng nghệ rất quý giỏ, cần được bổ sung và khai thỏc triệt để, cũng như tỏ chức phục vụ tỡm tin và bảo quản cho hiệu quả. Hiện nay, đối tượng phục vụ của Thư viện khụng chỉ là cỏc nhà nghiờn cứu, cỏc cỏn bộ giảng dạy, kỹ sư...mà cũn là sinh viờn, trờn thực tế sinh viờn là lực lượng bạn đọc đụng đảo nhất cảu thư viện.
Trung tõm cần đề ra cac quy chế làm việc liờn phũng trong dõy chuyền xử lý tạp chớ (mà cụ thể là giữa Phũng Phỏt triển nguồn tin, Phũng Tạp chớ, Phũng Xõy dựng CSDL thư mục và Phũng Tin học), trong đú quy định rừ ràng nội cụng việc của từng phũng, thời gian đảm bảo, trỏch nhiệm..để tiến độ xử lý đọc nhanh hơn, cũng như đảm bảo cho tạp chớ đi đỳng đường khụn gbị mất mỏt, thất thạc và thụng tin trong tạp chớ đến với người dựng tin được kịp thời.
*Ba là xõy dựng và quản trị cỏc cơ sở dữ liệu về tạp chớ.
Trờn cơ sở cỏc CSDL đó cú ở Trung tõm, cần hoàn thiện và cập nhật đầy đủ, kịp thời để cỏc CSDL đú thực sự là nguồn lực thụng tin quan trọng và hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thỏc tỡm tin tập chớ của người dựng tin.
Phải nõng cao chất lượng cỏc CSDL: Đõy là phần quan trọng nhất của nguồn lực tạp chớ sú hoỏ, nú thể hiện toàn bộ nội dung, khối lượng thụng tin về tạp chớ của Trung tõm.
Vỡ vậy, thụng tin về tạp chớ cần được mụ tả đỳng quy tắc mụ tả quốc tế, phải chớnh xỏc, phải đầy đủ, phải rừ ràng. Cần chỳ trọng tớnh chớnh xỏc của một số yếu tố như tờn tạp chớ, năm xuất bản, số của tạp chớ...
Thời gian cập nhõtỵ cũng là một yếu tố cần được coi trọng, vỡ thụn gtin trong tạp chớ thường là nhanh, phổ cập, thường xuyờn cỏc tạp chớ thường cú định kỡ xuất bản là 12 số/ năm, cũng cú loại là 4 số/ năm, nhưng cũng cú tờn được xuất bản 24 số/ năm hoặc đụi khi là xuất bản hàng tuần (48-52 số), vỡ vậy việc cập nhật nhanh cỏc thụng tin trong tạp chớ là rất cần thiết cho người nghien cứu, hiện nay tốc độ cập nhật của chỳng ta cũn quỏ chậm- vỡ nhiều nguyờn nhõn.
Cỏc CSDL, phải thõn thiện với người dựng tin. Đõy là mục tiờu của bất kỡ cơ sở dữ liệu nào.
Để xõy dựng và quản trị một số cơ sở dữ liệu về tạp chớ cần phải cú cụng sức của nhiều phũng ban, nhiều cỏn bộ xử lý khỏc nhau, vỡ vậy, để cỏc CSDL ngày càng hoàn thiện, đỏp ứng được cao nhất yờu cầu tin của người dựng tin.
Vỡ lý do kinh phớ một số cơ sở dữ liệu về tạp chớ chưa thật hoàn chỉnh, nờn hiệu quả sử dụng cũn hạn chế. Trong thời gian tới, cần chỳ trọng, hoàn thiện một số cơ sở dữ liệu bạn đọc hay sử dụng như:
CSDL tạp chớ: Ngoài việc cần hoàn thiện đầu ra của tạp chớ, cần phải bổ sung thờm phần số lượng của cỏc số của từng năm tạp chớ hiện nay, CSDL mới cú dữ liệu tới từng số của tạp chớ từ năm 1970 độn nay, cũn từ 1969 trở về trước là chưa cú. Vỡ vậy, nếu bạn đọc muốn tra cứu số liệu của một tờn tạp chớ cú từ trước tới naythỡ phải tỡm một lỳc cả trờn mỏy lẫn trong tủ mục lục.
CSDL này sử dụng phần mềm ISIS để nhập tờn bài tạp chớ, thực tế cỏch tỡm của CSDL này rất thuận tiện vỡ người dựng tin cú thể dựng từ khoỏ để tỡm theo vấn đề, theo tỏc giả, theo tờn bài tạp chớ hoặc theo tờn tạp chớ... Hiện nay, Trung tõm đang quản trị CSDL trang mục lục tạp chớ (cũng là tờn bài tạp chớ) bằng cỏch dựng mỏy Scanner quột trang mục lục, cỏch này nhanh hơn nhiều bso với nhập thủ cụng, nhưng CSDL này lại hạn chế cỏch tỡm, vỡ chỉ cú thể tỡm theo tờn tạp chớ mà thụi.
CSDL Mục lục liờn hợp: Kết nối với nhiều đơn vị thụng qua mạng VISTA, đõy là nguồn tin rất bổ ích để bạn đọc cú thể tỡm tin ở những nơi thuận tiện nhỏt với họ.
- Số hoỏ kho tạp chớ Việt: Cú thể núi, đõy là nguồn tạp chớ Khoa học và Cụng nghệ phong phỳ và đầy đủ nhất trong cỏc cơ quan thụng tin, tư liệu ở nước ta. Vỡ vậy, việc bổ sung và khai thỏc , sử dụng nguồn tài liệu này là rất cần thiết với người gnhiờn cứu, người dựng tin, đặc biệt là với cỏc đại phương nơi mà khar năng khai thỏc, sử dụng tài liệunước ngaũi cũn hạn chế, đõy cũng là điều kiện quan trọng gúp phần thỳc đẩy việc phỏt huy nội lực trong nghiờn cứu khoa học và phỏt triển cụng nghệ ở Việt Nam núi chung và với cỏc địa phương vựng sõu vựng xa núi riờng. Thực hiện được việc này, chỳng ta sẽ đạt được nhiều mục đớch:
+ Xõy dựng được bộ đĩa CD-ROM về cỏc bài bỏo trong tạp chớ trong nước theo từng chuyờn ngành như Cụng nghệ thụng tin, Điện tử viễn thụng, Năng lượng, Y dược, Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn, Cụng nghiệp, Cụng nghệ sinh học.
+ Phục vụ cho nhu cầu tỡm kiếm, khai thỏc nguồn lực nội sinh về Khoa học và Cụng nghệ Việt Nam núi chung và đặc biệt là cú thể chuyển giao cho cỏc đại phương, là khacchs hàng tiềm năng về sử dụng tài liệu Khoa học và
Cụng nghệ trong nước.
+ Trong quỏ trỡnh thực hiện, cú thể tuyờn truyền, quảng cỏo, giới thiệu để kớ hợp đồng với cỏc đơn vị, đại phương cú nhu cầu theo từng chuyờn ngành mà họ quan tõm, và khả năng hoàn vốn cao.
+ Bảo quản và sử dụng tạp chớ Việt một cỏch an toàn, lõu dài và hiệu quả. *Bốn là cụng tỏc bảo quản tạp chớ.
Bảo quản tạp chớ là một chức năng quan trọng của Phũng Tạp chớ. Với một số lượng tạp chớ như vậy, trong nhiều năm phũng đó thực hiện cụng tỏc bảo quản tương đối tốt so với điều kiện thực tế. Tuy nhiờn, cụng tỏc này cũn rất thủ cụng. Để đảm bảo cho cụng tỏc bảo quản ngày càng chuẩn hoỏ, cần phải tăng cường cỏc điều kiện vật chất kỹ thuật cho kho.
Diện tớch kho phải đảm bảo cho việc sắp xếp, vệ sinh tạp chớ được thuận lợi. Với hiện tượng quỏ tải hiện nay, nhiều tạp chớ cũn phải xếp dưới nền kho thỡ khụng thể núi đến cụng tỏc bảo quản tốt được.
Với điều kiện thời tiết, khớ hậu núng ẩm của Việt Nam, cả 4 tầng kho và 1 kho dự trữ, chứa rất nhiều tài liệu mà khụng cú mỏy thụng gớo, điốu hoà, mỏy đo độ ẩm...thì việc tạp chớ nhanh chúng mục nỏt, rỏch hỏng là điều khú trỏnh khỏi.
Loại hỡnh tạp chớ cú đặc điểm riờng là một tờn gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số, cú số dày (nhiều trang), cú số mỏng nờn cũng gõy khú khăn cho cụng tỏc vệ sinh, bảo quản. Ngoài việc phải bố trớ sắp xếp trờn giỏ kệ như thế nào cho tiện phục vụ, như xếp theo kớch cỡ tài liệu, theo ngụn ngữ, theo năm xuỏt bản...thỡ việc giữ cho tạp chớ khỏi thất lạc, bong, hỏng...cũng là vấn đề lớn của cụng tỏc bảo quản tạp chớ.
Với chức năng, nhiệm vụ được giao, nhõn lực Phũng Tạp chớ hiện nay là chưa đủ, phũng cần được biờn chế thờm 2 cỏn bộ Đại học chuyờn mụn nghề Thư viện và Ngoại ngữ để bổ sung cho bộ phận xử lý, cập nhật tạp chớ mới và một người cho nhúm tổ chức, bảo quản kho. Bờn cạnh đú để phỏt huy hiệu quả nguồn lực tạp chớ hiện nay, mỗi cỏn bộ của phũng cần nõng cao hơn nữa năng lực về mọi mặt. Ngoài việc tham gia cỏc lớp học nghiệp vụ do cơ quan tổ chức, mỗi người cần tự mỡnh học hỏi, đỳc rỳt kinh nghiệm qua cụng việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mỗi cỏn bộ ngoài việc nắm vững chuyờn mụn để cú thể trả lời nhanh nhất mọi yờu cầu của bạn đọc về thụng tin trong tạp chớ, cũn phải cú những hiểu biết nhất định về tiốm lực của Trung tam núi chung, quỏ trỡnh xử lý tài liệu, cỏc sản phẩm thụng tin.
Trong gia đoạn tin học hoỏ hiện nay, kỹ năng khụng chỉ đơn thuần là cỏc thao tócử lý truyền thống, mà cần hiểu thụng thạo cập nhật dữ liệu vào cỏc CSDL, việc khai thỏc tỡm tin trờn mỏy cũng như kỹ năng cơ bản về xử lý văn bản.
Để làm tốt những cụng việc trờn, người cỏn bộ cú trỡnh đọ ngoại ngữ nhất định đẻ xử lý cũng như tỡm kiếm thụng tin. Thực tế ở kho hiện nay 80% tạp chớ là tiếng nước ngoài (chủ yếu là tiếng Anh), nếu khụng cú khả năng nhất định thỡ khụng thể làm tốt việc xử lý tạp chớ cũng như hướng dẫn bạn ddọc khai thỏc tỡm tin cú hiệu quả.
Người phục vụ thụng tin phải cú ý thức về nghề nghiệp của mỡnh, phải cú tinh thần, thỏi độ phục vụ tốt, tớnh chất cụng việc của thư viện đũi hỏi người cỏn bộ thư viện phải cú tớnh cẩn thận, chu đỏo, cởi mở, hoà nhó với bạn đọc. Phải rốn luyện tỏc phong của người cụng chức, chủ động tớch cực trong hoạt động để cú thể đạt hiệu quả cao nhất trong cụng việc.
KẾT LUẬN
Thụng tin Khoa học và Cụng nghệ là rất quan trọng và cần thiết cho hoạt động nghiờn cứu khoa học và phỏt triển cụng nghệ của đất nước ta hiện nay, thụng tin trong tạp chớ đó và đang gúp phần khụng hỏ trong hoạt động đú. Trong bối cảnh mới hiện nay, để đỏpứng cao hơnn nữa nhu cầu thụng tin trong tạp chớ của bạn đọc, cần cú sự quan tõm thớch đỏng của những người làm cụng tỏc quản lý, người xử lý thụng tin cũng như người phục vụ và bảo quản.
Với điều kiện và khả năng hiện cú. Trung tõm cú thể hoàn thiện ngay phần hiển thị của cỏc CSDL về tạp chớ, đảm bảo cho việc khai thỏc tỡm tin của bạn đọc được nhanh chúng và hiệu quả nhất.
Để phỏt huy hết hiệu quả sử dụng tạp chớ, Trung tõm cần tiếp tục hoàn thiện cỏc CSDL về tạp chớ, cũng như cỏc hoạt động liờn phũng trong Trung tõm, tăng cường cụng tỏc tuyờn truyền quảng cỏo. Trung tõm cũng cần cú giải phỏp cụ thể và hữu hiệu trong việc đảm bảo an toàn cho tạp chớ như giảm sự quỏ tải, xõy dựng kế hoạch thanh lý tài liệu, phũng chống chỏy nổ...
Để đội ngũ cỏn bộ tạp chớ hoàn thành tốt nhiệm vụ trong hoàn cảnh mới, bờn cạnh việc nổ lực phấn đấu của mỗi bản thõn, cần sự quan tõm, đầu tư hơn nữa của cỏc cấp lónh đạo, tạo điều kiện cho mọi người được tham gia cỏc lớp học tập, tham quan, khảo sỏt trong và ngoài nước nhằm nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ cập nhật thụng tin mới...đẻ trở thành người cỏn bộ thụng tin Thư viện ngày càng hoàn thiện hơn.
Đối với người dựng tin tạp chớ, cần cú chớnh sỏch và giải phỏp khuyến khớch người dựng tin đến khai thỏc, sử dụng nguồn tin tạp chớ như tuyờn tuyờn truyền, quảng cỏo,tạo dựng cơ sở vật chất thuận lợi, cũng như việc
cấp và kộo ,dài thời gian sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc.../ Bộ phận xử lý tạp chí nớc ngoài Phòng XDCSDL Bộ phận xử lý Tạp chí Việt Phòng tạp chí Xử lý th mục Nhập máy Xử lý
nghiệp vụ Quét trang mục lục
Phòng tin học đổ vào mạng Đa vào kho phục vụ
Sao chụp MLTCNN Phòng phát triển nguồn tin