phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm.
Kế toán quỹ tiền mặt phỉa chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ... và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ riêng một sổ hay một phần sổ.
- Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số
liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Hạch toán vốn bằng tiền gồm 3 phần: - Kế toán tiền mặt
- Kế toán tiền gởi
- Kế toán tiền đang chuyển
Nhưng do Công ty không sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” nên phạm vi đề tài này chỉ đề cập đến 2 phần:
- Kế toán tiền mặt - Kế toán tiền gởi 1. Kế toán tiền mặt
1.1. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng TK111 "tiền mặt"
Chuyên đề tốt nghiệp Trang 38 Trang 38
---
Kết cấu: Tài khoản này phản ánh sự biến động thu chi về tồn quỹ tiền mặt tại công ty
1.2. Chứng từ sử dụng
Để theo dõi các khoản thu chi ở công ty, công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
- Phiếu Thu - Phiếu Chi
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán
- Giấy nộp tiền
Và một số chứng từ liên quan khác Công dụng:
+ Phiếu Thu: dùng để phản ánh các khoản thu bằng tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quýthực tế nhập quỹ và làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán, ghi sổ các khoản thu có liên quan .
Hạch toán thu tiền mặt tại công ty đều phải thông qua kế toán thanh toán viết, phiếu Thu do kế toán lập thành 3 liên ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi sổ số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi lên sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển qua cho kế toán để ghi sổ kế toán.
+ Phiếu Chi: Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần chi tiền từ quỹ như: chi tiền tạm ứng.... Phiếu chi dùng để phản ánh các khoản chi tiền mặt tại quỹ.
Phiếu chi được lập thành 2 liên, liên thữ nhất lưu tại nơi lập phiếu, liên thứ 2 giao cho người nhận đến thủ quỹ nhận tiền. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ và ký tên, thủ quỹ cũng
Chuyên đề tốt nghiệp Trang 39 Trang 39
---
phải ký tên và giữ lại liên này để làm chứng từ gốc và vào sổ.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: Giấy ngày do người xin tạm ứng lập, trong đó phải ghi rõ lý do xin tạm ứng và trình giám đốc (hoặc phó giám đốc) ký duyệt số tiền, đây là cơ sở để chi tạm ứng.
1.3. Kế toán các nghiệp kinh tế phát sinh liên quan đế tăng tiền mặt.
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán lên phiếu thu, từ phiếu thu kế toán hạch toán chi tiết cho từng đối tượng công nợ sau đó lên chứng từ ghi sổ và tiến hành vào sổ cái.
- các khoản thu tiền mặt: thu tiền bán hàng, thu tiền tạm ứng, thu nợ khách hàng.
Căn cứ vào hóa đơn để biết được trị giá bán của sản phẩm mua và biết được số thuế VAT.
Chuyên đề tốt nghiệp Trang 40 Trang 40
---
HÓA ĐƠN Mẫu số 01 GTKT - 3LL
(Liên 2 giao cho khách hàng) DI/99
Ngày...tháng...năm...
Đơn vị bán hàng: Công ty Công trình Đô thi Đà Nẵng. Địa chỉ: 26 Trần Bình Trọng Số tài khoản:... Điện thoại:... Mã số:
____________________________________________________
Họ, tên người mua hàng: Trần Quý Long Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp lương thực
Địa chỉ:... Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số:
ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Máy Lu Galion 8 tấn Cái 01 105.700.0 00 105.700. 000 CỘNG: 105.700. 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:
10.570.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 116.270.000 Số tiền viết bằng chữ : Một trăm mười sáu triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Chuyên đề tốt nghiệp Trang 41 Trang 41
---
Sau khi kiểm ta tính hợp lý, hợp lệ hoá đơn trên thì kế toán tiền mặt viết phiếu thu:
Chuyên đề tốt nghiệp Trang 42 Trang 42
---
Công ty Công trình đô thị Đà Nẵng PHIẾU THU Số: 48 Ngày 15 tháng 3 năm 2001 Nợ: ... Có: ...
Họ và tên người nộp tiền: Trần Quý Long. Địa chỉ: Xí nghiệp xây lắp lương thực.
Lý do nộp: Thu tiền bán máy Lu galion 8 tấn. Số tiền bằng số: 116.270.000 đồng
Số tiền bằng chữ: Một trăm mười sáu triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Một trăm mười sau triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng.
Thủ quỹ Ngày 15 tháng 3 năm 2001 (Ký, họ tên) Người nộp tiền
(Ký, họ tên)