Phần lớn đơn đặt hàng được công ty B&H Quốc tế hoàn thành đúng thời hạn hợp đồng, song vẫn còn một số đơn hàng chậm trễ so với thời gian yêu cầu hoặc cách thức phục vụ không đáp ứng nhu cầu của KH. Sai lệch này là do những phát sinh chủ yếu tác động như: Vận chuyển, con người, nguyên vật liệu, những yếu tố khách quan khác…
*Vận chuyển:
Vào các thời điểm cuối năm, nhất là gần đến giáng sinh hay tết, valentine thì nhu cầu của KH là tăng cao nên việc chuyển quà tới từng KH đều trong tình trạng quá tải. Thương hiệu Deli Express của công ty B&H quốc tế không những kinh doanh đồ ăn Âu mà các sản phẩm khác như: bánh ngọt, bánh sinh nhật và các loại bánh mỳ pháp, phục vụ các nhu cầu của KH. Thời điểm này, mỗi KH muốn đặt hàng và giao hàng đến từng địa điểm khác nhau nhưng do phương tiện đi lại và nguồn nhân lực hạn chế, để cùng một lúc mà có thể vận chuyển nhiều đơn hàng. Điều này làm cho thời gian vận chuyển hàng, giao nhận hàng lâu hơn, buộc lòng phải xin KH gia hạn về thời gian hoặc có những biện pháp cụ thể nhất để thỏa mãn nhu cầu KH. Do đó, DN cần có những phương án dự phòng thích hợp để hạn chế thấp nhất các đơn đặt hàng sai hạn hoặc có thể thông báo cho KH những phát sinh khách quan có thể xảy ra. Công ty sẽ khắc phục mọi sự cố ngoài ý muốn để mang lại sự thỏa mãn cao nhất cho KH của mình.
* Nguyên vật liệu:
Với mục đích tạo điều kiện tốt nhất về chất lượng từng sản phẩm cho KH, việc lựa chọn nguyên vật liệu là rất quan trọng
Để có được hương vị thực sự của đồ ăn Âu, khiến KH cảm nhận được nét văn hóa của Châu âu qua ẩm thực khi đó doanh nghiệp đã rất thành công. Có những nguyên liệu bắt buộc phải mua từ nước ngoài, mới đáp ứng được hương vị mong muốn. Tuy nhiên việc mua nguyên liệu ở nước ngoài, không phải lúc nào cũng mua được. Do vậy, DN nên có phương án dự trữ nguồn nguyên vật liệu thích hợp.
Những nguyên vật liệu mua được trong nước, cũng có lúc DN gặp khó khăn như: Nhà cung cấp không cung cấp kịp thời nguyên vật liệu, nguyên vật liệu vận chuyển đến bị hỏng do nguyên nhân khách quan, giá nguyên liệu tăng cao…Điều này ảnh hưởng đến sản xuất, nếu sản xuất mà không ổn định làm cho không có sản phẩm để phục vụ KH. Điều này sẽ tác động không tốt đến KH nếu KH muốn có sản phẩm đó.
Con người chính là một trong những nguồn nhân lực quan trọng nhất của DN. Tay nghề của những người bên đội sản xuất hay những nhà đầu bếp quyết định rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Cho dù có đầy đủ nguyên vật liệu tốt mà tay nghề người đầu bếp kém thì cũng làm cho chất lượng sản phẩm yếu kém=> Mất KH là điều chắc chắn xảy ra.
Đội ngũ bán hàng và phục vụ bàn là nhân tố quan trọng không kém! Vì họ trực tiếp tiếp xúc với KH. Đồ ăn ngon thì cũng phải có sự phục vụ thật tốt theo bài bản, một cách chuyên nghiệp. Doanh nghiệp mong muốn cách phục vụ của nhân viên cởi mở và ôn hòa khiến cho KH có cảm giác như đang ăn ở nhà của mình. Tuy nhiên, đó chỉ là những bước đầu có những nhân viên thái độ phục vụ còn chưa tốt, cách xử lý không chuyên nghiệp dễ làm KH nổi giận hoặc có tâm lý không tốt về doanh nghiệp.
*Những nguyên nhân khách quan khác:
+ Thời tiết: Hoạt động bán hàng và làm các dịch vụ liên quan cũng chịu nhiều ảnh hưởng từ những biến động của thời tiết. Nếu thời tiết đẹp thì hàng hóa sẽ an toàn đến đúng nơi theo đúng thời gian quy định. Hàng hóa sẽ không bị ảnh hưởng do mưa bão, hay nắng nóng…Người vận chuyển sẽ đảm bảo được hương vị tốt nhất cho KH. Thời tiết đẹp cũng giúp cho DN bán được hàng hơn, nếu trời mua gió hoặc có sự cố thì khiến lượng KH suy giảm đáng kể làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của DN.
+ Điện: Việc mất điện đột xuất cũng ảnh hưởng không nhỏ tới DN. Vì khu sản xuất và bán hàng có trực tiếp tại công ty, không có điện DN không thể tiếp tục vận hành các thiết bị công nghệ để sản xuất sản phẩm, có thể coi như hôm đó DN đóng cửa hàng=> Làm tổn thất đến doanh thu DN. DN cần được thông báo trước sự cố mất điện hoặc có biện pháp để hạn chế khó khăn khi không có điện như bị cháy, nổ.
Tóm lại, việc hoàn thành hợp đồng trước thời gian yêu cầu là một lợi thế song nhanh mà hàng hóa an toàn đến đúng địa điểm, sản phẩm chất lượng, KH vừa lòng mới là chất lượng dịch vụ tốt. Cho dù là hàng giao đi hoặc phục vụ tại chỗ cho KH, với khát khao không ngừng thể hiện “đẳng cấp châu Âu tại Việt
Nam” mà giám đốc Nguyễn Diệu Hà đang có nỗ lực không ngừng để quản trị quy trình chất lượng DVKH.