Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn AD SOFT. Phần mềm này được viết dựa theo hình thức kế tốn Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ của phần mềm kế tốn
Chú thích:
Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra.
2.2.2.2 Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế tốn
Kiểm tra, phân loại, nhập vào máy
SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp. - Sổ chi tiết. - Báo cáo tài chính.
- Báo cáo kế tốn quản trị.
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, Cĩ để nhập dữ liệu vào các bảng biểu được thiết kế sẵn ở phân hệ nhập dữ liệu trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động cập nhật vào thẻ, Sổ kế tốn chi tiết, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái.
Cuối tháng, kế tốn thực hiện khố sổ và lập báo cáo tài chính vào cuối năm. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định, Sổ kế tốn tổng hợp và Sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Việc Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn đã mang lại rất nhiều thuận lợi trong cơng tác hạch tốn kế tốn:
- Tiết kiệm thời gian, thao tác. - Đơn giản, dễ triển khai và sử dụng. - Cĩ tính bảo mật thơng tin.
- Cho phép sao lưu dữ liệu và tái lập dữ liệu một cách nhanh chĩng. - ....
2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty
2.2.3.1 Nhân tố thuộc về đặc thù ngành xây lắp
- Sản phẩm xây lắp từ khi khởi cơng cho đến khi hồn thành cơng trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nĩ phụ thuộc vào quy mơ, tính phức tạp về kỹ thuật của từng cơng trình. Quá trình thi cơng được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại được chia thành nhiều cơng việc khác nhau, các cơng việc thường diễn ra ngồi trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố mơi trường như: nắng, mưa, lũ lụt…nên ảnh hưởng khơng nhỏ đến tiến độ thi cơng, chất lượng cơng trình và chi phí phát sinh.
- Mặt khác, do chu kỳ sản xuất dài nên đối tượng tính giá thành cĩ thể là sản phẩm xây lắp hồn chỉnh, cũng cĩ thể là sản phẩm xây lắp hồn thành theo từng hạng mục, phải lập dự tốn riêng cho từng cơng trình. Chính vì đặc điểm này nên
việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá thành sản xuất sẽ đáp ứng được yêu cầu quản lý kịp thời, chặt chẽ chi phí, đánh giá đúng đắn tình hình quản lý và thi cơng cơng trình trong từng thời kỳ nhất định, tránh tình trạng căng thẳng về vốn cho cơng ty.
- Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để xây lắp các cơng trình cĩ nội dung kết cấu khơng đồng nhất như các loại sản phẩm cơng nghiệp, do đĩ việc hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành phải tính cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình riêng biệt.
- Do đặc điểm sản phẩm xây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với nơi sản xuất nên thường xuyên phát sinh thêm những chi phí như chi phí điều động nhân cơng, điều động xe máy thi cơng, chi phí xây dựng các cơng trình tạm phục vụ cho việc cất giữ, bảo quản nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ… và chi phí chuẩn bị mặt bằng thi cơng để bàn giao cơng trình.
- Quá trình thi cơng diễn ra ngồi trời nên chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện mơi trường, thiên nhiên, thời tiết và do đĩ việc thi cơng xây lắp ở một mức độ nào đĩ mang tính chất thời vụ nên cĩ thể gặp rủi ro tạo nên những khoản thiệt hại bất ngờ do ngừng sản xuất hoặc do phá đi làm lại.
2.2.3.2 Nhân tố trang thiết bị phục vụ cơng tác kế tốn
Hiện nay, Cơng ty đã trang bị máy vi tính và phần mềm kế tốn cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại đơn vị, điều này đã giúp cho cơng tác hạch tốn kế tốn được tiến hành nhanh chĩng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
2.2.3.3 Nhân tố nhân sự phịng kế tốn
Hiện nay, Cơng ty cĩ 2 nhân viên kế tốn tại văn phịng, cĩ trình độ chuyên mơn vững vàng, cĩ ý thức trách nhiệm cao trong cơng việc, thái độ làm việc nghiêm túc, tự giác, sẵn sàng giúp đỡ, hướng dẫn nhau để nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ.
Tuy nhiên, số lượng kế tốn quá ít nên khối lượng cơng việc của kế tốn rất lớn, cĩ thể làm cho cơng việc khơng được hồn thành trong ngày nếu như chứng từ phát sinh bị dồn lại do sự chậm trễ trong khâu giao nộp chứng từ.
2.2.4 Thực trạng cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty phẩm tại Cơng ty
2.2.4.1 Khái quát chung về cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành tại Cơng ty giá thành tại Cơng ty
a) Phân loại chi phí
Mục đích và cơng dụng của mỗi loại chi phí rất khác nhau. Vì thế, để phục vụ tốt cho cơng tác quản lý, cơng ty phân loại chi phí thành 4 khoản mục chi phí bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là tồn bộ chi phí về vật liệu chính, vật liệu phụ,...tham gia trực tiếp vào sản xuất sản phẩm xây lắp.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm: tiền lương, phụ cấp của cơng nhân trực tiếp xây lắp, tiền cơng cho cơng nhân thuê ngồi.
- Chi phí sử dụng máy thi cơng: tồn bộ chi phí nguyên vật liệu, nhân cơng, các chi phí khác trực tiếp dùng cho quá trình sử dụng máy phục vụ cho các cơng trình xây lắp.
- Chi phí sản xuất chung: là những chi phí liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất kinh doanh phát sinh ở cơng trường (bao gồm các khoản trích theo lương của nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác).
Dựa vào cách phân loại này, cơng ty sẽ nắm bắt được kết cấu, tỷ trọng của từng yếu tố chi phí sản xuất trong tổng chi phí hay trong tổng giá thành của từng cơng trình, hạng mục cơng trình.
b) Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Căn cứ vào đặc điểm sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc cố định nên để thuận tiện cho việc tập hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành, kế tốn xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng cơng trình, hạng mục cơng trình.
c) Đối tượng tính giá thành
Do phương thức quy định thanh tốn giữa bên giao thầu và bên nhận thầu là khi cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành thì tiến hành nghiệm thu bàn giao
cho bên giao thầu nên cơng ty đã lựa chọn đối tượng tính giá thành là cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành.
d) Phương pháp tính giá thành
- Phương pháp tính giá thành: Cơng ty lựa chọn phương pháp trực tiếp để tính giá thành.
e) Kỳ tính giá thành
Kỳ tính giá thành được bắt đầu từ khi khởi cơng cơng trình đến khi cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành nghiệm thu. Kỳ tính giá thành sản phẩm của cơng ty khơng nhất thiết phải trùng với kỳ báo cáo. Đối với cơng trình chưa hồn thành thì đến kỳ báo cáo được coi là chi phí dở dang.
Trong năm 2012, Cơng ty TNHH Vĩnh Phong đã nhận được nhiều cơng trình xây dựng. Quy trình và phương pháp hạch tốn của các cơng trình là như nhau nên trong phạm vi giới hạn nghiên cứu của đề tài tốt nghiệp này, em đã sử dụng số liệu của cơng trình “ Cầu Bầu Gốc - Phường Nhơn Hồ, Thị xã An Nhơn, Tỉnh Bình Định” để làm minh hoạ cho cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty.
Khái quát cơng trình Cầu Bầu Gốc:
Cơng trình: Cầu Bầu Gốc.
Địa điểm xây dựng: Phường Nhơn Hồ, Thị xã An Nhơn, Tỉnh Bình Định.
Chủ đầu tư: Ban Quản lý dự án Đầu tư và Xây dựng Thị xã An Nhơn. Nhà thầu thi cơng xây lắp: Cơng ty TNHH Vĩnh Phong.
Nhà thầu giám sát thi cơng: Cơng ty cổ phần TV T27 chi nhánh Bình Định.
Khởi cơng xây dựng từ ngày: 28/07/2012. Ngày hồn thành bàn giao: 30/11/2012.
Đối tượng tập hợp chi phí: Cơng trình “Cầu Bầu Gốc”.
Kỳ tập hợp chi phí: từ khi khởi cơng xây dựng đến khi hồn thành bàn giao.
Đối tượng tính giá thành: Cơng trình “Cầu Bầu Gốc”. 2.2.4.2 Kế tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a) Nội dung:
Ở cơng ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn từ 55% - 65% trong tổng giá thành sản phẩm cho nên việc hạch tốn chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cĩ tầm quan trọng đặc biệt để xác định lượng tiêu hao vật tư trong sản xuất thi cơng, đảm bảo tính chính xác của giá thành sản phẩm xây lắp. Vì vậy, cơng ty rất quan tâm đến việc hạch tốn chi phí này.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở cơng ty là tồn bộ chi phí về vật liệu chính, phụ,…tham gia trực tiếp vào quá trình thi cơng cơng trình như:
* Nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt thép, gạch, cát, đá… * Nguyên vật liệu phụ: đinh, kẽm, dây buộc, keo, vơi… * Nhiên liệu: xăng, dầu…
* Vật kết cấu: bê tơng đúc sẵn…
* Các thiết bị đi kèm: Thiết bị vệ sinh, thơng giĩ, thiết bị chiếu sáng… Cơng ty bảo quản nguyên vật liệu theo mỗi khu vực thi cơng là một kho nhằm giữ cho vật liệu khơng bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành thi cơng xây dựng tại mỗi cơng trình.
Mỗi loại vật liệu cơng ty sử dụng những chữ cái trong tên của vật liệu và những chữ số để xây dựng mã vật tư cho những vật liệu đĩ.
Phương pháp kế tốn hàng tồn kho: Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá nhập kho, giá xuất kho: - Xác định giá nhập kho: Giá nhập = Giá mua (chưa VAT) + Chi phí mua hàng ( chưa VAT) + Các khoản thuế được hồn ( nếu cĩ) - Các khoản giảm giá, chiết khấu
thương mại
Cơng ty xác định giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hồn: sau mỗi lần nhập, xuất kho kế tốn xác định đơn giá bình quân của vật tư.
Giá trị vật tư tồn đầu kỳ + Giá trị vật tư nhập trong kỳ Đơn giá xuất kho =
Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ
b) Chứng từ, sổ sách sử dụng: Phiếu yêu cầu xuất vật tư. Phiếu xuất kho.
Hố đơn GTGT. Phiếu nhập kho.
Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ. Phiếu chi. Giấy báo cĩ. Nhật ký chung. Sổ chi tiết 621, 152, 331,… Sổ cái 621, 152, 331,… c) Tài khoản sử dụng:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình.
TK 111 - Tiền mặt.
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. TK 331 - Phải trả người bán.
d) Quy trình luân chuyển chứng từ:
Trường hợp xuất vật tư cho xây lắp cơng trình (Lưu đồ 2.1) Giá trị xuất kho = Đơn giá xuất x Số lượng xuất
Tổ kỹ thuật khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư từ đội xây lắp sẽ tiến hành xem xét về chủng loại và định mức kỹ thuật vật tư cần xuất cĩ đáp ứng yêu cầu khơng, sau đĩ trình lên chỉ huy cơng trình ký duyệt.
Chỉ huy cơng trình khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư từ tổ kỹ thuật, căn cứ vào tiến độ thi cơng và kế hoạch thi cơng thì sẽ xem xét và ký duyệt việc xuất vật tư rồi chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư đã duyệt cho thủ kho.
Thủ kho nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư thì kiểm tra, xem xét giữa lượng yêu cầu được xuất và lượng cĩ trong kho rồi lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Một liên của phiếu xuất kho được giao cho người nhận, một liên dùng để ghi vào thẻ kho và lưu tại đây theo số, liên cịn lại cùng với phiếu yêu cầu xuất vật tư đã ký được chuyển về phịng kế tốn.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận được thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào Nhật ký chung, SCT, SC 621, 152. Phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu xuất vật tư được lưu tại đây theo số.
Trường hợp mua vật tư về sử dụng ngay (Lưu đồ 2.2)
Tổ kỹ thuật khi nhận được phiếu yêu cầu mua vật tư từ đội xây lắp sẽ tiến hành xem xét về chủng loại và định mức kỹ thuật vật tư cần mua, sau đĩ trình lên chỉ huy cơng trình ký duyệt.
Chỉ huy cơng trình khi nhận được phiếu yêu cầu mua vật tư từ tổ kỹ thuật, căn cứ vào tiến độ thi cơng và kế hoạch thi cơng thì sẽ xem xét và ký duyệt việc mua vật tư. Sau đĩ sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp và ký hợp đồng với họ về việc cung ứng vật tư. Sau đĩ thuê người vận chuyển đến cơng trình và nhận các chứng từ do nhà cung cấp chuyển đến. Chủ huy cơng trình sẽ chuyển tồn bộ chứng từ liên quan về phịng kế tốn cơng ty.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận được thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào Nhật ký chung, SCT, SC 621, 133, 331. Tất cả các chứng từ được lưu tại đây theo số.
Trường hợp nhập kho vật liệu thừa (Lưu đồ 2.3)
Vào cuối kỳ nếu vật tư sử dụng cịn thừa lại thì bộ phận sử dụng tiến hành lập phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ, sau đĩ chuyển qua cho chỉ huy cơng trình ký duyệt.
Chỉ huy cơng trình nhận chứng từ sẽ ký và chuyển qua thủ kho.
Thủ kho nhận được phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ thì kiểm tra, rồi lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Một liên của phiếu nhập kho được giao cho người nhập, một liên dùng để ghi vào thẻ kho và lưu tại đây theo số, liên cịn lại cùng với phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ đã ký được chuyển về phịng kế tốn.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận được thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào Nhật ký chung, SCT, SC 621, 152. Phiếu nhập kho và phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ được lưu tại đây theo số.
e) Định khoản kế tốn:
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 080 ngày 03/11/2012, xuất xi măng Hồng Thạch cho Cơng trình Cầu Bầu Gốc, kế tốn định khoản:
Nợ 621(BG) 12.545.450
Cĩ 152 (XMHT) 12.545.450
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 081 ngày 04/11/2012, xuất cát thơ cho Cơng trình Cầu Bầu Gốc, kế tốn định khoản:
Nợ 621(BG) 2.150.000
Cĩ 152 (CAT) 2.150.000
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 083 ngày 05/11/2012, xuất đá chẻ cho Cơng trình Cầu Bầu Gốc, kế tốn định khoản:
Nợ 621(BG) 13.590.368 Cĩ 152(ĐA) 13.590.368
Căn cứ hố đơn GTGT số 0008562 ngày 10/11/2012 mua đất cho Cơng trình