Theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và được hệ thống húa theo nội dung kinh tế. Việc hạch toỏn chi tiết và hạch toỏn tổng hợp được kết hợp trờn cựng 1 sổ kế toỏn và trong cựng 1 quỏ trỡnh ghi chộp. Hỡnh thức sổ này cú ưu điểm là giảm khối lượng ghi chộp, tiện cho việc phõn cụng kế toỏn. Tuy nhiờn, hỡnh thức sổ này cú nhược điểm là khối lượng sổ nhiều, kết cấu sổ phức tạp nờn việc ghi sổ rất cầu kỳ, khú ỏp dụng kế toỏn mỏy.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ được thể hiện qua sơ đồ 1.15.
Sơ đồ 1.15: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc, Bảng phõn bổ,
Bảng tổng hợp chi phớ Sổ chi tiết chi phớ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Thẻ tớnh
giỏ thành
Bảng tổng hợp chi phớ theo yếu tố
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cỏi TK 154, 621, 622, 623, 627 Bảng cõn đối số phỏt sinh
Chứng từ gốc, Bảng phõn bổ, Bảng tổng hợp chi phớ Bảng kờ số 4 Bảng kờ số 6 Bảng kờ số 5 Thẻ tớnh giỏ thành Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cỏi TK 621, 622, 623, 627
BÁO CÁO KẾ TOÁN Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ. Đối chiếu, kiểm tra.
* Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Theo hỡnh thức Kế toỏn mỏy, cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của 1 trong 4 hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức với nhau. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay. Hỡnh thức Nhật ký chung là hỡnh thức sổ thớch hợp nhất khi doanh nghiệp ỏp dụng kế toỏn mỏy.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Kế toỏn mỏy được thể hiện qua sơ đồ 1.16. Sơ đồ 1.16: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Kế toỏn mỏy
Chứng từ kế toỏn PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh, Bỏo cỏo quản trị MÁY VI TÍNH
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, hoặc định kỳ. Đối chiếu, kiểm tra.