a. Nguyên nhân
- Chứng từ sổ sách là cơ sở đầu tiên và cực kỳ quan trọng chu trình ghi chép, luân chuyển, lưu trữ. Vì vậy mà Công ty phải quản lý chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách, đây là căn cứ để hạch toán, để nhà quản lý kiểm tra, giám sát sự biến động của tài sản, nguồn vốn, của quá trình SXKD trong Công ty.
- Tại Công ty CP XD và SX Nhôm, hệ thống chứng từ sổ sách rất đầy đủ, quy trình luân chuyển khá chặt chẽ theo đúng quy định của bộ tài chính. Việc ghi chép, lưu trữ chứng từ rất khoa học, dễ dàng cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Tuy nhiên có một số chứng từ khi kế toán dùng làm căn cứ để ghi sổ sách kế toán và lưu trữ lại không được những người có trách nhiệm, có liên quan đến những chứng từ đó ghi rõ họ tên khi ký nhận. Có thể kế toán cho việc đó là không quan trọng, không cần thiết nên không yêu cầu người ký ghi rõ họ tên, Công việc này tuy rất đơn giản nhưng theo em có thể nó sẽ ảnh hưởng đến tính đầy đủ, tính hợp pháp của chứng từ.
- Công ty vẫn còn sử dụng một số chứng từ pho tô để lưu trữ, ghi chép sổ sách nhưng lại không có sự chứng thực của người quả lý, như vậy thì hệ thống kiểm soát sẽ không được chặt chẽ, rất dễ bị giả mạo và không hợp pháp.
- Trong quá trình thu chi tiền mặt, thủ quỹ chỉ sử dụng một sổ quỹ ghi tổng hợp cho tất cả các nghiệp vụ của các hoạt động, trong khi TK thì mở chi tiết cho từng hoạt động, điều này gây khó khăn cho việc kiểm tra, theo dõi, đối chiếu.
b. Biện pháp
Để hệ thống chứng từ sổ sách đảm bảo được tính hợp lý, hợp lệ, kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và hệ thống kiểm soát được chặt chẽ hơn thì Công ty nên :
- Yêu cầu nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ các chứng từ, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ trước khi ghi vào sổ sách.
- Những người có liên quan đến chứng từ khi họ ký tên thì phải yêu cầu họ ghi rõ cả họ tên để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, và quy trách nhiệm khi cần thiết.
- Khi sử dụng những chứng từ pho tô làm căn cứ ghi sổ sách, lưu trữ thì phải có chữ ký, chứng từ chứng thực của người quản lý.
- Và Công ty nên mở sổ quỹ theo dõi tiền mặt chi tiết cho từng đối tượng, từng bộ phận trực thuộc để dễ dàng kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
c. Tính khả thi
Với những biện pháp trên thì theo em nó hoàn toán có tính khả thi, kế toán không khó khăn gì khi thực hiên những yêu cầu đó của nhà quản lý.