Theo quy định tại Luật Cụng chứng ngày 29/11/2006, cơ chế quản lý cụng chứng được xõy dựng theo trục dọc Chớnh phủ – Bộ Tư phỏp (Bộ Ngoại giao cũng như cỏc bộ, cơ quan ngang bộ) – Ủy ban nhõn dõn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trỏch nhiệm cụ thể của từng cơ quan núi trờn được quy định tại Điều 11, Luật Cụng chứng ngày 29/11/2006. Nội dung mới nhất về cơ chế quản lý cụng chứng trong đạo luật trờn chớnh là quy định “Bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mỡnh cú trỏch nhiệm phối hợp với Bộ Tư phỏp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cụng chứng”(Khoản 4,
Điều 11, Luật Cụng chứng). Và mặc dự khụng được quy định là một cấp quản lý độc lập nhưng Sở Tư phỏp cú nhiệm vụ giỳp việc Ủy ban nhõn dõn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cụng chứng trong phạm vi địa phương mỡnh (Điều 2, Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chớnh phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Cụng chứng). Trỏch nhiệm quản lý cụng chứng của Sở Tư phỏp rất rộng lớn bao gồm cả việc hoạch định chớnh sỏch, thực hiện chớnh sỏch cũng như thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cỏo...
Trong thời gian vừa qua, cụng tỏc chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra hoạt động cụng chứng cũng được quan tõm, tăng cường, nhằm chấn chỉnh những tiờu cực, sai sút trong hoạt động này, đưa hoạt động cụng chứng hoạt động đỳng hướng và đỳng tinh thần của Luật Cụng chứng.
Tại cỏc địa phương, ngay sau khi Luật Cụng chứng được Quốc hội thụng qua, Sở Tư phỏp cỏc tỉnh đó tham mưu cho Ủy ban nhõn dõn cấp tỉnh ban hành cỏc Chỉ thị, Kế hoạch về triển khai thực hiện Luật Cụng chứng trong đú nờu rừ trỏch nhiệm của Sở Tư phỏp và của cỏc Sở Ban, ngành cú liờn quan ở cấp tỉnh, trỏch nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhõn dõn cấp huyện, cấp xó trong việc triển khai thực hiện Luật Cụng chứng. Sở Tư phỏp cỏc tỉnh đó tập trung chỉ đạo cỏc Phũng Cụng chứng đẩy mạnh cải cỏch hành chớnh trong lĩnh vực cụng chứng, chấn chỉnh hoạt động cụng chứng, khụng để hiện tượng ựn tắc, quỏ tải, niờm yết cụng khai trỡnh tự thủ tục cụng chứng và Sở Tư phỏp phối hợp với cỏc cơ quan bỏo chớ tuyờn truyền đến cỏc tổ chức và cụng dõn về Luật Cụng chứng và cụng tỏc cải cỏch hành chớnh trong lĩnh vực cụng chứng, tuyờn truyền để người dõn hiểu, tin cậy vào dịch vụ cụng chứng, trong đú, đặc biệt chỳ trọng tới việc tuyờn truyền tới người dõn về cỏc hỡnh thức hoạt động của tổ chức hành nghề cụng chứng, xúa dần đi sự phõn biệt giữa “cụng chứng nhà nước” và “cụng chứng tư”.
Cú thể núi cụng tỏc hướng dẫn, chỉ đạo chung về triển khai thực hiện Luật Cụng chứng đó được cơ quan tư phỏp ở trung ương và địa phương rất quan tõm, thực hiện đồng bộ và tương đối kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa Luật Cụng chứng đi vào cuộc sống.
Cụng tỏc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về cụng chứng cũng được quan tõm, tổ chức thực hiện. Bộ Tư phỏp đó tổ chức Lớp tập huấn về nghiệp vụ cho hơn 100 cụng chứng viờn trong cả nước, tập trung vào đối tượng cụng chứng viờn mới được bổ nhiệm, nhất là ở cỏc Văn phũng Cụng chứng.
Cụng tỏc tuyờn truyền, phổ biến Luật Cụng chứng đó được triển khai tương đối rộng khắp trong cả nước với nhiều hỡnh thức khỏc nhau. Bộ Tư phỏp đó phỏt hành Đề cương mẫu về giới thiệu những nội dung cơ bản của Luật Cụng chứng; Tạp chớ Dõn chủ và phỏp luật đó phỏt hành số chuyờn đề về cụng chứng để giỳp cho cỏc địa phương trong việc tuyờn truyền phổ biến cỏc văn bản này theo chiều rộng và chiều sõu. Đài truyền hỡnh Trung ương, Đài tiếng núi Việt Nam đó cú nhiều buổi giới thiệu, phỏng vấn, phúng sự …về đề tài cụng chứng. Rất nhiều bỏo viết của Trung ương và địa phương, những bài bỏo trờn mạng Internet đó dành số lượng trang, bài núi về Luật Cụng chứng. Tại một số cơ quan, tổ chức ở Trung ương đó tổ chức những buổi nghe bỏo cỏo viờn của Bộ Tư phỏp trực tiếp bỏo cỏo về nội dung của Luật Cụng chứng cho cỏn bộ, cụng chức, viờn chức. Nhiều tổ chức kinh tế, điển hỡnh là cỏc ngõn hàng đó tổ chức nhiều lớp nghiờn cứu tỡm hiểu sõu về Luật Cụng chứng để phục vụ cho hoạt động chuyờn mụn của mỡnh. Cú thể núi, cụng tỏc tuyờn truyền, phổ biến Luật Cụng chứng tại thời điểm trước và sau ngày cỏc văn bản này cú hiệu lực đó từng nổi lờn như một đề tài thu hỳt nhiều sự quan tõm sõu sắc của mọi tầng lớp nhõn dõn trong xó hội, đó gúp phần làm tăng cường một bước nhận thức của xó hội về cụng tỏc cụng chứng.
Để bảo đảm thực hiện tốt Luật Cụng chứng, một số địa phương đó quan tõm kiện toàn tổ chức Phũng Cụng chứng, đề xuất bổ nhiệm thờm cụng chứng viờn, kiện toàn trưởng, phú phũng cụng chứng, chỉ đạo đổi mới cỏch thức làm việc của cụng chứng viờn, nhất là trong việc tiếp dõn, tiếp nhận giấy tờ đối với yờu cầu cụng chứng. Thực hiện sự chỉ đạo của Bộ Tư phỏp, cỏc địa phương đó chuyển đổi Phũng Cụng chứng sang đơn vị sự nghiệp. Nhiều địa phương đó quan tõm, bố trớ cỏn bộ cú khả năng và kinh nghiệm để tiếp nhận, thẩm định hồ sơ cho phộp thành lập, đăng ký hoạt động Văn phũng Cụng chứng, đỏp ứng tốt việc cho phộp thành lập Văn phũng Cụng chứng ngay từ thời gian đầu Luật Cụng chứng cú hiệu lực.
Học viện Tư phỏp đó cú những cố gắng trong việc cải tiến chương trỡnh đào tạo cụng chứng viờn và tăng cường năng lực đội ngũ giảng viờn để đỏp ứng yờu cầu nhiệm vụ đào tạo cụng chứng viờn trong điều kiện mới.
Mặc dầu vậy, đối với nhiều địa phương việc tăng cường năng lực cho đội ngũ cụng chứng viờn chưa được cỏc cơ quan quản lý nhà nước quan tõm đỳng mức, do nhận thức khụng đỳng về tinh thần của Luật Cụng chứng. Cỏ biệt cú địa phương đó giải thể bớt Phũng Cụng chứng. Ngoài ra cú một số cỏn bộ lónh đạo Phũng Cụng chứng do bi quan trước thực tế thiếu việc làm trong thời gian đầu sau khi Luật Cụng chứng cú hiệu lực nờn đó chủ động xin chuyển sang làm cụng tỏc khỏc. Trong khi đú việc khuyến khớch thành lập Văn phũng Cụng chứng ở nhiều địa phương, việc tạo nguồn cụng chứng viờn chưa được quan tõm đầy đủ, nờn chưa phỏt huy được thế mạnh của chớnh sỏch xó hội húa hoạt động cụng chứng.
Mặc dự cú rất nhiều nội dung mới trong Luật Cụng chứng, mà trước hết và quan trọng nhất là cho phộp thành lập Văn phũng Cụng chứng ngoài nhà nước, xỏc định cụng chứng là một nghề nhưng vai trũ quản lý cụng chứng của tổ
chức, cỏ nhõn nằm ngoài hệ thống cơ quan hành phỏp vẫn khụng cú gỡ thay đổi. Điểm mới đỏng kể nhất trong vai trũ quản lý của Tũa ỏn đối với cụng chứng chớnh là quy định “trong trường hợp giữa người yờu cầu cụng chứng và cụng chứng viờn, tổ chức hành nghề cụng chứng cú tranh chấp liờn quan đến hoạt động hành nghề cụng chứng thỡ cỏc bờn cú quyền khởi kiện vụ việc ra Tũa ỏn để giải quyết tranh chấp đú” (Điều 64). Tuy đó được cải thiện một cỏch đỏng kể nhưng rừ ràng, vai trũ quản lý nhà nước của Tũa ỏn đối với cụng chứng vẫn cũn mờ nhạt và ở trong thế bị động, hướng tới giải quyết tranh chấp nhiều hơn là phũng ngừa xảy ra tranh chấp. Ngoài ra, cụng tỏc thanh tra, kiểm tra cụng chứng được quy định rừ trong Nghị định số 74/2006/NĐ-CP của Chớnh phủ ngày 01/8/2006 quy định về tổ chức và hoạt động của Thanh tra Tư phỏp thỡ cả thanh tra Bộ Tư phỏp và thanh tra Sở Tư phỏp đều cú nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra, kiểm tra cụng chứng.
Cụng chứng là hoạt động xó hội nghề nghiệp, là dịch vụ vừa mang tớnh phỏp lý, vừa mang tớnh dõn sự; liờn quan trực tiếp đến quyền - nghĩa vụ dõn sự, lợi ớch hợp phỏp của cỏc chủ thể tham gia giao dịch dõn sự, kinh tế, thương mại. Cơ chế quản lý cụng chứng thuần tỳy mang tớnh quản lý nhà nước. Tuy nhiờn, khi chỳng ta xỏc định cụng chứng là một nghề cú tớnh chất dịch vụ với nhiều thành phần, đối tượng tham gia cung cấp, vấn đề tổ chức hiệp hội nghề nghiệp cụng chứng trở nờn vụ cựng cấp thiết. Xõy dựng quy định về tổ chức hiệp hội nghề nghiệp cụng chứng và kốm theo đú là cơ chế tự quản sẽ giỳp nõng cao hiệu quả quản lý hoạt động bổ trợ tư phỏp mà khụng cần tăng biờn chế đội ngũ cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc quản lý. Bờn cạnh đú, hiệp hội nghề nghiệp cụng chứng cũng chớnh là tổ chức đúng vai trũ trung gian nhằm dung hũa và hơn nữa, tạo ra sõn chơi bỡnh đẳng cho cỏc hỡnh thức tổ chức hành nghề cụng chứng, dự đú là Phũng Cụng chứng hay Văn phũng Cụng chứng; cho cụng chứng viờn là viờn chức nhà nước và cụng chứng viờn khụng phải là viờn chức nhà nước. Cú sự
quản lý chặt chẽ khụng chỉ của Nhà nước mà cũn của cả tổ chức tự quản nghề nghiệp, đảm bảo sự phỏt triển đỳng định hướng, trong khuụn khổ luật định, đồng thời, đảm bảo chất lượng, hiệu quả hoạt động. Hiện nay, ở cỏc nước cú tổ chức cụng chứng kiểu Latinh và cỏc nước cú nền kinh tế chuyển đổi đang thực hiện cải cỏch cụng chứng, đều thành lập hệ thống tổ chức tự quản nghề cụng chứng bờn cạnh hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về cụng chứng.
Mặc dự quản lý nhà nước về cụng chứng được thực hiện theo hai cấp: Bộ Tư phỏp giỳp Chớnh phủ thực hiện quản lý thống nhất về cụng chứng trong cả nước và Ủy ban nhõn dõn cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về cụng chứng trong địa phương mỡnh (Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về cụng chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài); song việc quản lý nhà nước ở ngành và cấp dường như bị cắt khỳc, tạo ra sự biệt lập, thiếu cơ chế phối hợp giữa cấp và ngành, chức năng quản lý được quy định chung chung, chồng chộo.
Cụng tỏc bồi dưỡng nghiệp vụ cụng chứng của Bộ Tư phỏp chưa được chỳ trọng, chưa được tiến hành thường xuyờn, trong khi nghề cụng chứng đũi hỏi cụng chứng viờn phải thường xuyờn cập nhật một cỏch hệ thống với sự đổi mới của hệ thống phỏp luật; phải được đào tạo, đào tạo lại để trỏnh bệnh kinh nghiệm, chủ quan trong hoạt động; phải được trang bị kiến thức một cỏch toàn diện để theo kịp sự vận động, phỏt triển mạnh mẽ, nhanh chúng của kinh tế thị trường, đỏp ứng yờu cầu trong nước cũng như quốc tế.
Cụng tỏc đào tạo nghề cụng chứng mới được tiến hành trong một số năm gần đõy (do Học viện Tư phỏp đảm nhiệm), song cũn nhiều bất cập cả về chương trỡnh, giỏo trỡnh, giỏo viờn, phương phỏp giảng dạy.
Thực hiện Luật Cụng chứng; Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật cụng chứng, nhiều Sở Tư phỏp đó chủ động xõy dựng, tham mưu cho Ủy ban nhõn
dõn cấp tỉnh trong việc ban hành Đề ỏn quy hoạch phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng cú kết quả. Tớnh đến nay, đó cú 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phờ duyệt Đề ỏn. Đõy là cơ sở thuận lợi để cỏc địa phương đẩy nhanh tiến độ xó hội húa cụng chứng, đỏp ứng nhu cầu cụng chứng ngày càng cao của nhõn dõn trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xó hội chủ nghĩa.
Một số địa phương xõy dựng đề ỏn phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng đỏp ứng được yờu cầu, đỏnh giỏ được thực trạng về tổ chức và hoạt động cụng chứng, đồng thời dự bỏo được nhu cầu hoạt động cụng chứng, từ đú xỏc định mục tiờu, cỏc nguyờn tắc và xõy dựng lộ trỡnh và mạng lưới phỏt triển cụng chứng phự hợp với tỡnh hỡnh kinh tế-xó hội của địa phương mỡnh, làm căn cứ để phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng.
Tuy nhiờn, nhiều địa phương xõy dựng đề ỏn phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng cũn chung chung, chưa rừ được chủ trương và chưa xõy dựng được bản đồ phỏt triển cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng ở địa phương mỡnh. Bờn cạnh đú, vẫn cũn gần một nửa số tỉnh, thành phố trờn cả nước chưa xõy dựng Đề ỏn, dẫn đến việc phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng gặp khú khăn.
Tuy nhiờn, hoạt động quản lý Nhà nước về cụng chứng cũn nhiều hạn chế. Thời gian đầu khi Luật Cụng chứng cú hiệu lực thi hành, cỏc địa phương cũn thụ động, lỳng tỳng trong cụng tỏc triển khai thực hiện Luật Cụng chứng. Hoạt động quản lý Nhà nước đối với cụng tỏc này ở nhiều địa phương cũn mờ nhạt. Hiện tượng buụng lỏng quản lý nhà nước hoặc quản lý nhà nước chưa theo kịp tỡnh hỡnh đó dẫn đến việc phỏt sinh những hiện tượng tiờu cực, cạnh tranh khụng lành mạnh giữa cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng khụng được chỉnh đốn kịp thời; cơ sở dữ liệu thụng tin chung về cụng chứng chưa được triển khai xõy dựng ở hầu hết cỏc địa phương; cụng tỏc thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm chưa được đẩy mạnh ngang tầm nhiệm vụ.
Trong giai đoạn hiện nay, với sự phỏt triển mạnh mẽ, sự sụi động của cỏc giao lưu dõn sự, kinh tế, thương mại; sự tăng nhanh của nhu cầu cụng chứng với cỏc yờu cầu nhanh chúng, thuận lợi, kịp thời, chớnh xỏc, đỳng phỏp luật; cần cú một cơ chế quản lý chặt chẽ để cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng hoạt động đỏp ứng kịp thời yờu cầu của xó hội, đồng thời, đảm bảo sự phự hợp với thụng lệ quốc tế là thực sự cần thiết.