II/ HỆ THỐNG ĐẢM BẢO THễNG TIN TRONG QUẢN Lí 1/ Khỏi niệm:
3/ Khú khăn và những giải phỏp khắc phục đảm bảo thụng tin quản lý:
- Khú khăn:
+ Lọc: Điều chỉnh thụng tin
+ Sai lệch: Đơn giản hoỏ , chuẩn hoỏ cỏc phương tiện thụng tin, đặc biệt là loại thụng tin ngụn ngữ.
+ Quỏ tải: Loại bớt thụng tin ra khỏi hệ thống, phõn loại địa chỉ cung cấp thụng tin, xử lý , duy trỡ bảo mật thụng tin
- Khắc phục:
+ Cần cú thụng tin phản hồi: Cú hệ thống đảm bảo thụng tin, cú thụng tin ở nhiều kờnh.
+ Đơn giản húa về ngụn ngữ: Cú thể dựng mó húa ngụn ngữ, thụng tin, làm dễ hiểu + Điều chỉnh thụng tin: nắm bắt, điều chỉnh để cú thụng tin chớnh xỏc
+ Chỳ ý lắng nghe: Biết lắng nghe để lựa chọn, lọc thụng tin khụng chớnh xỏc + Chỳ ý dư luận:
+ Cảm xỳc đỳng: Biết nhận định và cú cảm xỳc đỳng.
Cõu 20: so sỏnh sợ giống và khỏc nhau giữa phương phỏp kinh tế và phương phỏp tõm lý-giỏo dục? Phõn tớch sự cần thiết và cỏc yờu cầu vận dụng phối hợp hai phương phỏp này?
P.P kinh tế *Khỏi niệm
- Là phơng pháp tác động của chủ thể quản lý tới đối tợng quản lý thông qua lợi ích kinh tế.
P.P Tâm lý-Giáo dục
- Là phơng pháp tác động đến đối tợng quản lý thông qua các quan hệ tâm lý, tình cảm, t t- ởng
*Đặc điểm
- Dựa trên phơng pháp kích thích lợi ích về kinh tế
- Đa ra một loạt lựa chọn
- Đông viên
- Tự giác hành động *cụng cụ
- Công cụ là kinh tế TT (lơng, thởng, lãi suất, lợi nhận, giá)
- Cung cấp thôngtin, tuyên truyền, thuyết phục tạo lên chuẩn mực đạo đức.
*Hướng tỏc động
- Kích thích lợi ích - Kích thích tính tự giác
- Phạm vị lựa chọn rộng không mang tính c- ỡng bức. Phát huy tính sáng tạo của cấp dới. - Chi phí ít.
- Hiệu quả cao
*nhược điểm
- Dễ phân tỏn .
- Kích thích lòng tham dẫn đến lừa dối trà đạp lên đạo đức lập pháp, bng bít thông tin
- Với xã hội văn minh thì phạm vi sử dụng ngày càng cao.
- Khó thực hiện. - Chậm.
- Kết quả không bền nếu làm thờng xuyên - Nếu sử dụng phơng pháp này trong thời đại ngày nay thì không HQ mà phải phối hợp với các phơng pháp khác
Cõu 21:so sỏnh sự giống và khỏc nhau giữa phương phỏp tổ chức-hành chớnh và phương phỏp tõm lý-giỏo dục?phõn tớch sự cần thiết,cỏc yờu cầu và cỏc biện phỏp phối hợp 2 phương phỏp
P.P tổ chức hành chính–
1. Khái niệm:
- Là phơng pháp dựa vào quyền uy của tổ chức để bắt buộc ngời dới quyền phải chấp hành mệnh lệnh quản lý.
P.P Tâm lý-Giáo dục
- Là phơng pháp tác động đến đối tợng quản lý thông qua các quan hệ tâm lý, tình cảm, t tởng 2. Đặc điểm - Buộc tuân thủ. - Cỡng bức thực hiện - Đông viên - Tự giác hành động 3. Công cụ
- Các chỉ thị, mệnh lệnh, nội quy, quy định, điều lệ ( văn bản mang tính pháp lý)
- Cung cấp thôngtin, tuyên truyền, thuyết phục tạo lên chuẩn mực đạo đức.
4. Hớng tác động: Rèn tính kỷ luật.
- Tác động về tổ chức: ngời ql ban hành qđ về cơ cấu, điều lệ, quy chế hoạt động, các tiêu chuẩn thành lập tổ chức, xác định MQH chủ thể và đối t- ợng ql.
- Tác động điều chính hành vi, hoạt động của đối t- ợng vào khuôn khổ đảm bảo phói hợp đồng bộ, nhịp ngàng theo kế hoạch đã định.
- Kích thích tính tự giác
5. u nhợc điểm: u :
- Hiệu lực cao. Xác lập trật tự kỷ cơng làm việc
trong đơn vị
- Nhanh, nhịp nhàng tạo sự thống nhất hành động
trong sự đa dạng phức tạp của đối tợng ql
- Tập trung và thống nhất cao
- Thích hợp tuân thủ tuyệt đối. - Dễ thực hiện
- Chi phí thấp, hiệu quả cao.
- Với xã hội văn minh thì phạm vi sử dụng ngày càng cao.
- Tạo thành tính thụ động của nhân viên, tiềm ẩn sự phản kháng.
- dễ xảy ra tình trạng quan liêu hành chính, hạn chế sức sáng tạo của cấp dới dẫn đến duy ý chí cho cấp trên và gây tổn thất cho hệ thống.
- Chậm.
- Kết quả không bền nếu làm thờng xuyên - Nếu sử dụng phơng pháp này trong thời đại ngày nay thì không HQ mà phải phối hợp với các phơng pháp khác
Cõu 22: Nờu khỏi niệm đặc điểm, vai trũ của thụng tin quản lý,cỏc nguyờn lý tổ chức hệ thống bảo đảm thụng tin quản lý, những trở ngại chủ yếu trong bảo đảm thụng tin quản lý và cỏc biện phỏp khắc phục những trở ngại này?
Hoạt động QL luụn gắn liền với thụng tin.Thụng tin được coi vừa như hệ thần kinh , vừa như hệ tuần hoàn của hoạt động QL.Đối lới lao động của người QI, thụng tin vừa là đối tượng lao động, vừa là nguyờn liệu đầu vào,vừa là hỡnh thức thể hiện sản phẩm lao động.Để hoạt động QL cú hiệu quả, hiệu lực cao, người cỏn bộ cần phải cú kiến thức và kỹ năng trong thu thập,xử lý thụng tin.Đối với cỏc nhà QL doanh nghiệp, những kiến thức và kỹ năng về thụng tin càng cú vai trũ quan trọng vỡ donh nghiệp luụn đũi hỏi phải cạnh tranh và hiệu quả,và chớnh thụng tin trong thời đại ngày nay là yếu tố quyết định.
* Khỏi niệm:
Thụng tin quản lý là là sự truền đạt cỏc thụng điệp, tin tức cú liờn quan đến hệ thống QL, được người nhận hiểu rừ ý nghĩa của thụng điệp,cú tỏc dụng giỳp thực hiện cỏc mục tiờu quản lý.
*Đặc điểm của thụng tin quản lý
-Tớnh địa chỉ: Thụng tin QL khỏc với tin tức. Tin tức cũng là thụng điệp phản ỏnh dữ
kiện nào đú của cuộc sống nhưng nú được truyền đạt rộng rói cho mọi đối tượng mà người gửi khụng quan tõm đến việc người nhận cú tiếp nhận và hiểu được ý nghĩa thụng điệp hay khụng. Ngược lại, thụng tin quản lý luụn đũi hỏi phải cú người gửi và người nhận thụng điệp(dự thụng tin dưới dạng văn bản hay lời núi).đặc điểm này đũi hỏi cỏn bộ QL khi tiếp nhận hoặc truyền đạt thụng tin luụn phải biết loại bỏ những tin tức khụng phải là thụng tin(khụng cần thiết cho hệ thống của mỡnh);xỏc định rừ người gửi và người nhận thụng tin.quỏ trỡnh truyền đạt thụng tin phải bảo đảm thụng tin dến được người nhận.
-Tớnh hiểu rừ: Thụng tin luụn bị những trở ngại làm cho thụng tin bị ngăn cản,
khụng đến được người nhận hoặc làm cho thụng tin bị sai lạc địa chỉ,hiểu sai.
Người truyền tin cú thể thể hiện ý trưởng thụng điệp của mỡnh khụng chuẩn xỏc khi mó húa thụng tin.viết cụng văn,bỏo cỏo khụng đỳng chớnh tả,ngữ phỏp...làm cho người đọc hiểu sai ý tưởng truyền đạt của mỡnh.khi sử dụng thụng tin lời núi,phỏy õm rành mạch,dễ hiểu sẽ baoe đảm người nghe hiểu đỳng ý đồ của mỡnh.
Trong khõu truyền tin,cần xỏc định hỡnh thức,vật mang tin phự hợp và tổ chức truyền tin chu đỏo,cẩn trọng.
Khõu giải mó lại càng dễ bị sai lệch,nhất là trong điều kiện bựng nổ thụng tin hiện nay với rất nhiều kờnh và hỡnh thức truyền tin hiện đại như nhắn tin qua điện thoại di động,viết thư qua INTERNET...
Tớnh hữu ớch:Thụng tin QL chỉ bao gồm những thụng điệp hữu ớch (cú liờn quan và
tỏc động) đối với hệ thống Ql.cựng một thụng điệp,cú thể cú ớch cho hệ thống quản lý này và được coi là một thụng tin; nhưng nú hoàn toàn khụng liờn quan gỡ( khụng cú ớch , khụng cú tỏc động) với một hệ thống quản lý khỏc và do vậy ở đú nú khụng được coi là một thụn tin.
Tớnh hữu ớch của thụng tin cũn đũi hỏi cỏn bộ khi soạn thảo thụng tin cần phải bảo đảm rằng những thụng tin mà mỡnh soạn thảo truyền đạt luụn mới mẻ, khụng trựng lặp , khụng nhắc đi nhắc lại những điều mà mọi người đó biết, đó nghe nhiều lần.
* Vai trũ của thụng tin:
Được thể hiện ở 4 nội dung cơ baner sau:
- Thụng tin cú vai trũ quyết định đến chất lượng cỏc quyết định quản lý và cuối cựng quyết định hiệu quả quản lý
- Thụng tin vừa là đối tượng vừa là nguyờn liệu đầu vào, vừa là hỡnh thức thể hiện sản phẩm của lao động quản lý;
- TT gắn liền với quyền lực quản lý;
- TT cú giỏ trị ngày càng cao, đúng gúp ngày càng nhiều và giỏ trị của tổ chức; • Cỏc nguyờn lý hệ thống tổ chức bảo đảm thụng tin quản lý:
- Liờn hệ ngược: Tổ chức hệ thống tin phản hồi vỡ trong quản lý cú chủ thể ql và đối tượng ql.
- Đa dạng tương xứng: Nguyờn lý này đũi hỏi hệ thống bảo đảm thụng tin phải được tổ chức phự hợp và tương xứng với độ phức tạp và đặc điểm của đối tượng quản lý. - Phõn cấp xử lý thụng tin: Là một nguyờn lý quạn trọng của điều khiển học mà theo đú, với cỏc đới tượng quản lý phức tạp , khụng thể điều khiển và sử lý thụng tin chỉ từ một trung tõm.
- Hệ thống mở: Là nguyờn lý nhằm bảo đảm cho hệ thống thụng tin quản lý cú thể dễ dàng truy nhập và được truy nhập với hệ thống thụng tin mạng của xó hội và cỏc tổ chức khỏc.
* Những trở ngại chủ yếu trong bảo đảm thụng tin quản lý:
- Lọc tin: Đõy chớnh là hiện tượng người truyền tải thụng tin làm sai lệch thụng tin, búp mộo thụng tin để thực hiện đỳng ý đồ của người đưa tin. Hiện tượng này trờn thực tế lf klhas phổ biến nờn người quản lý cần nắm bắt và sàng lọc thụng tin;
- Nhiễu tin: Là hiện tượng làm sai lệch thppng tin do chủ quanvaf khỏch quan(khỏc biệt về ngụn ngữ, nhận thuwcss...)nhưng khụng cố ý.
- Quỏ tải thụng tin: Thụng tin đến một cỏch quỏ nhiều vượt quỏ khả năng sử lý làm ỏch tắc dũng thpng tin dẫn đến nguy cơ người quản lý bỏ qua khụng sử lý những thụng tin quan trọng, làm mất đi tớnh hiệu quả, chất lượng trong quản lý;
* Khắc phục : Phải kết hợp khụng được xử lý đơn lẻ;
- Điều chỉnh dũng thụng tin , quỏ tải thụng tin, phải thiết kế hỗ trợ xử lý thụng tin; -Sử dụng cỏc phản hồi nhằm khắc phục thụng tin khụng đỳng
- Chuẩn húa việc sử dụng ngụn ngữ trong việc truyển tải thụng tin;
- Tớch cực lắng nghe, hạn chế việc sử dụng cảm xỳ khi tiếp nhận thụng tin của đối tượng để trỏch sự hiểu sai của vấn đề;
- Thụng qua sử dụng kờnh thụng tin khụng chớnh thức trong việc giảm thiểu trở ngại thụng tin;
Cõu 23: Nờu khai niệm hệ thống bảo đảm thụng tin và phõn tớch cỏc nội dung bảo đảm thụn g tin:
Khỏi niệm:
Thụng tin trong quản lý là tập hợp những phương tiện, cụng cụ, phương phỏp tổ chức và con người co liờn quan chặt chẽ trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thụng tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyờt định, tổ chức thực hiện quyết định.
*Chỳ ý:
- Yếu tố của h thống đảm bảo thụng tin quản lý
- Quan hệ với quyết định quản lý và mục tiờu quản lý.
Thụng tin là đầu vào quan trọng của quản lý, quyết định sự thành hay bại của hoạt động quản lý
*Nội dung đảm bảo thụng tin quản lý:Là sự kết hợp hữu cơ trong chu trỡnh quản lý;
- Xỏc yờu cầu cỏc loại thụng tin cần thiết: Dựa trờn mục tiờu quản lý đú là cần xỏc định được chủng loại và khối lượng thụng tin cần thiết.
- Tổ chức cỏc nguồn tin thu thập;
- Tiến hành thu thập thụng tin: được thực hiện bằng nhiều cỏch khỏc nhau tựy theo yờu cầu thụng tin, đặc điểm của vấn dề cần giải quyết, phụ thuộc vào trỡnh độ của mỗi cỏn bộ quản lý.
- Xử lý thụng tin: Phõn loại thụng tin, phõn tớch tổng hợp đỏnh giỏ những thụng tin thu thập được, mức độ xử lý thụng tin theo từng phần, tổng hợp tựy thuộc vào tớnh chất của thụng tin cũng như mục đớch thụng tin đũi hỏi phải cung cấp đầy đủ thụng tin.
- Lưu trữ và sử dụng thụng tin: Được lưu trữ dưới dạng hỡnh thức phục vụ cho thực tế và tương lai.
. Sử dụng Thụng tin: Phải xõy dựng phương ỏn cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản lý; phương ỏn này phụ thuộc vào mục đớch sử dụng, tớnh chất thụng tin, tớnh chất vấn đề.
5 nội dung trờn cú mối quan hệ gắn bú hữu cơ với nhau, nếu thiếu một trong năm nội dung trờn thỡ sẽ gõy hậu quả khụng tốt làm ảnh hưởng đến cụng tỏc đảm bảo thụng tin.
Cõu 24: Nờu khỏi niệm đặc điểm phõn loại quyết định quản lý:
Trong quỏ trỡnh quản lý, thười điểm ra quyết định là quan trọng nhất. quyết định quản lý liờn quan đến thành bại, đến hiệu quả cao thấp của toàn bộ quỏ trỡnh quản lý. Quyết định quản lý được coi là sản phẩm của người lónh đaọ quản lý. Do đú, việc ra quyết định quản lý phải hết sức chớnh xỏc, đỳng đắn và cần tuõn thủ vận dụng cỏc bước, sử dụng cỏc căn cứ và cỏc phương phỏp ra quyết định quản lý.
Quyết định quản lý là hành vi cú tớnh chất chỉ thị do một cơ quan hay một người
đưa ra nhằm định hướng, tổ chức hoạt động của tập thể lao động thực hiện mục tiờu quản lý,
Quyết định là sự lựa chọn cỏc mục tiờu, nguồn lực và đề ra cỏc phương phỏp quản lý để đạt được cỏc mục tiờu đú. Việc xỏc định mục tiờu sẽ giỳp cho người quản lý nỗ lực cao hơn đối với những mục tiờu ở mức khú khăn, để từ đú cú thể đạt được kết quả như mong muốn.
Đặc điểm của quyết định là sản phẩm của ý chớ chủ quan, chủ thể quản lý nội dung
cú thể cú quyền ra quyết định thế này hoặc thế kia nhưng cần nhận thức rằng khụng thể tựy tiện, giản đơn khi ra quyết định quản lý mà phải dựa vào căn cứ khoa học, cỏc quyết định quản lý phải hướng trực tiếp vào tổ chức hoạt động của người lao động; tức là vào đối tượng quản lý; ngoài ra quyết định chỉ đề ra khi cỏc vấn đề đó chin muồi, Quyết định quản lý liờn quan trực tiếp tới quỏ trỡnh thu nhận, xử lớ thụng tin và lựa chọn phương tiện hoạt động. Nếu người quản lý thu nhận thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc thỡ dễ dàng lựa chọn và cho ra quyết định chớnh xỏc; đụng thời việc lựa chọn phương tiện hoạt động phự hợp sẽ giỳp cho cụng tỏc quản lý được dễ dàng, thuận tiện hơn. Quyết định quản lý phải được hỡnh thành trờn cơ sở hiểu biết quy luật và sự vận động của hệ thống bị quản lý vỡ cú như vậy quyết định đưa ra mới phự hợp với quy luật, từ đú mới đạt được hiệu quả cao. Vớ dụ như: trong quản lý phải hiểu và tuõn theo cỏc quy luật kinh tế. Quyết định quản lý đồng thời phải nắm vững và quỏn triệt đầy đủ cỏc nguyờn tắc quản lý đó được xỏc định, vỡ khi khụng dựa vào nguyờn tắc, quyết định quản lý sẽ mõu thuẫn, mất phương hướng. Đặc biệt quyết định quản lý cũn phải được đảm bảo bằng những nguốn vật tư, trang bị kỹ thuật, người thực hiện bộ mỏy quản lý điều hành cũng như khả năng về tài chớnh, giữ thời gian làm sao cú thể sử dụng, khai thỏc để ra quyết định hoàn toàn khả thi. Ngoài ra, người quản lý khi ra
quyết định phải đỳng thẩm quyền, nằm trong phạm vi, quyền hạn, trỏch nhiệm quản lý của mỡnh.
Phõn loại quyết định quản lý: một số tiờu thức chủ yếu để phõn loại quyết định
quản lý:
-Mức độ bao trựm (quy mụ từng cấp) của cỏc vấn đề được giải quyết. -Khoảng thời gian tỏc động của quyết định (ngắn, trung, dài hạn).
-Theo cấp bậc quản lý: top manager (đưa ra cỏc quyờt định chiến lược), middle