- Chỳ ý phõn tớch:
5/ Cỏc phương phỏp xõy dựng cơ cấu tổ chức:
- Phương phỏp ngoại suy: dựa trờn cơ swor tỡm tũi những mụ hỡnh mẫu, chuẩn mực
cho cơ cấu quản lý được xõy dựng.
Phương phỏp này thụng thường sử dụng 80% xõy dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới. Phương phỏp ỏp dụng, mụ phỏng cơ cấu tổ chức tương đồng với mụ hỡnh cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị mỡnh.
PP này được dựng phổ biến nhất, chi phớ thấp và đó được chứng nhận từ thực tế. + Trờn thực tế cú một số Mụ hỡnh chuẩn:
. Mụ hỡnh chuẩn về lý thuyết: Mụ hỡnh theo lý thuyết cú trực tuyến; Mụ hỡnh chức năng; Mụ hỡnh cơ cấu kết hợp, thờm vào cỏc bộ phận bổ trợ.
. Mụ hỡnh mẫu: Là mụ hỡnh đó cú thực tế, từ đú ỏp dụng, sửa chữa để thớch hợp vào điều kiện thực tế của đơn vị để thực hiện.
+ Tớnh tương đồng: Đi với cỏc đk cú tớnh chất đặc thự để phự hợp với nhiệm vụ, mụi trường thực tế.
Mụ hỡnh phự hợp với cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tiễn, nhưng đồng thời rất phự hợp với điều kiện thực tế riờng cú của đơn vị mỡnh.
- Phương phỏp giỏm định: Dựa vào cỏc chuyờn gia cú trỡnh độ chuyờn mụn đẻ lựa chọn cỏc quyết định hợp nhất về cơ cấu tổ chức quản lý trờn cơ sở những thành tựu và những xu hướng tiến bộ trong lĩnh vực tổ chức quản lý hiện đại.
+ Thực chất là thuờ chuyờn gia: Cú 2 cỏch là: Thuờ toàn bộ hoặc xin ý kiến tư vấn Chuyờn gia này phải cú tri thức, cú kiến thức và cú kinh nghiệm.
+ Phương phỏp này được sử dụng tương đối phổ biến
+ Nhưng chi phớ lớn và khú tỡm chuyờn gia giỏi phự hợp, vừa ý. - Phương phỏp phõn tớch khoa học:
+ Do đú chỳng ta mới xỏc định hệ thống chức năng quản lý, phõn tỏch thành một hệ
thống cỏc chức năng quản lý, từ chức năng quản lý phõn tỏch thành hệ thống cụng việc cho từng bộ phận và chia cụng việc từng cỏ nhõn.
+ Dựa trờn cỏc định mức cụng việc và qh quản lý khỏch quan để xỏc định cỏc bộ phận ql và cỏc mqh phối hợp qua lại .
+ Sau đú xỏc định vấn đề kinh tế, từ đú mới xỏc định tiờu chuẩn hoỏ cỏn bộ, định biờn, xõy dựng quy chế, bổ nhiệm, vận hành thử, điều chỉnh và phờ chuẩn chớnh thức. PP này ngày càng được sử dụng nhiều hơn, vỡ được ỏp dụng cho bất kỳ cơ cấu tổ chức quản lý nào, tổ chức cũ hay mới.
- Phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý: dựa trờn cơ sở quỏ trỡnh cụng nghệ thực hiện cỏc nhiệm vụ quản lý.
Kết luận: Cơ cấu tổ chức là khâu then chốt của chức năng quản lý có nhiều kiểu, nhiều mô hình cần nghiên cứu các điểm mạnh, yếu từng kiểu.
Cõu 15: Phõn tớch cỏc đặc điểm hỡnh thành và phương phỏp xõy dựng cơ cấu tổ chức quản lý? Giai đoạn nào cú tầm quan trọng quyết định?
* Cỏc gia đoạn hành thành cơ cấu tổ chức:
-Giai đoạn phân tích.
- Giai đoạn thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý. - Vận hành cơ cấu mới
Giai đoạn phân tích: Là giai đoạn rất quan trọng vì việc phân tích tổng hợp những mối liên hệ của hệ thống là cơ sở xuất phát của việc théit kế cơ cấu tổ chức quản lý.
Đối với cơ cấu tổ chức xây dụng mới:
Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, công việc và mục tiêu hoạt động của hệ thống. Dựa trên cnăng, nhiệm vụ, mục đích, quy mô của đơn vị để xây dựng chức năng quản lý -> tính toán cácbộ phận cần thiết phân tích các MQH cần thiết-> lựa chọn những phơng pháp và phơng tiện để thực hiện.
Chú ý các vấn đề cụ thể cần phân tích là:
. Số lợng các cấp, các khâu và số lợng các bộ phận của từng cấp, từng khâu. . Các bộ phận nghiệp vụ với chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của chúng. . Số lg và thành phần nghề nghiệp của cán bộ, nhân viên ở từng cấp, từng bộ phận. . Tính chất các mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân riêng biệt.
Đối với cơ cấu cũ:
Xem có gì hợp lý, không hợp lý với chức năng nhiệm vụ mới, ở khâu này tập trung chuyên gia phân tích là vô cùng quan trọng.
Giai đoạn thiết kế.
. Chuẩn bị và tính toán các thông số của cơ cấu tổ chức đợc thiết kế. Phân tách thành các công việc cần có bộ máy đảm nhiệm hình thành nên các bộ phận quản lý khác nhau.
.Xác định trách nhiệm, quyền hạn, biên chế, tiêu chuẩn cán bộ của từng bộ phận . . Xác định các mối quan hệ dọc ngang và chéo.
. Quy chế hoá chức năng nhiệm vụ của từng tổ chức, bộ phận và quan hệ phối hợp quan hệ chỉ đạo, phạm vi phụ trách của từng cá nhân, từng bộ phận.
. Lựa chọn, đào tạo và bổ nhiệm, biên chế cán bộ vào các cơng vị hợp lý. Vận hành cơ cấu mới
- Phê chuẩn cơ cấu tổ chức mới. Việc tạo ra cơ cấu tổ chức mới và sự thay đổi cơ cấu tổ chức hiện hành là thầm quyền của lãnh đạo cấp cao. Sự lãnh đạo này không chỉ phối hợp điều hoà hoạt động quản lý của cấp dới mà còn dự đoán khả năng biến động những chứuc năng trách nhiệm và quyền hạn của họ.
- Vận hành cơ cấu mới. Trong cơ cấu mới phải đặc biẹt chú ý đến xác định chính xác quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên
- Ra quyết định điều chỉnh nếu thấy cha hợp lý.
* Cỏc phương phỏp xõy dựng cơ cấu tổ chức:
- Phương phỏp ngoại suy: dựa trờn cơ swor tỡm tũi những mụ hỡnh mẫu, chuẩn mực
cho cơ cấu quản lý được xõy dựng.
Phương phỏp này thụng thường sử dụng 80% xõy dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới. Phương phỏp ỏp dụng, mụ phỏng cơ cấu tổ chức tương đồng với mụ hỡnh cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị mỡnh.
PP này được dựng phổ biến nhất, chi phớ thấp và đó được chứng nhận từ thực tế. + Trờn thực tế cú một số Mụ hỡnh chuẩn:
. Mụ hỡnh chuẩn về lý thuyết: Mụ hỡnh theo lý thuyết cú trực tuyến; Mụ hỡnh chức năng; Mụ hỡnh cơ cấu kết hợp, thờm vào cỏc bộ phận bổ trợ.
. Mụ hỡnh mẫu: Là mụ hỡnh đó cú thực tế, từ đú ỏp dụng, sửa chữa để thớch hợp vào điều kiện thực tế của đơn vị để thực hiện.
+ Tớnh tương đồng: Đi với cỏc đk cú tớnh chất đặc thự để phự hợp với nhiệm vụ, mụi trường thực tế.
Mụ hỡnh phự hợp với cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tiễn, nhưng đồng thời rất phự hợp với điều kiện thực tế riờng cú của đơn vị mỡnh.
- Phương phỏp giỏm định: Dựa vào cỏc chuyờn gia cú trỡnh độ chuyờn mụn đẻ lựa chọn cỏc quyết định hợp nhất về cơ cấu tổ chức quản lý trờn cơ sở những thành tựu và những xu hướng tiến bộ trong lĩnh vực tổ chức quản lý hiện đại.
+ Thực chất là thuờ chuyờn gia: Cú 2 cỏch là: Thuờ toàn bộ hoặc xin ý kiến tư vấn Chuyờn gia này phải cú tri thức, cú kiến thức và cú kinh nghiệm.
+ Phương phỏp này được sử dụng tương đối phổ biến
+ Nhưng chi phớ lớn và khú tỡm chuyờn gia giỏi phự hợp, vừa ý. - Phương phỏp phõn tớch khoa học:
+ Dựa trờn chức năng, nhiệm vụ, mục đớch và quy mụ của đơn vị.
+ Do đú chỳng ta mới xỏc định hệ thống chức năng quản lý, phõn tỏch thành một hệ
thống cỏc chức năng quản lý, từ chức năng quản lý phõn tỏch thành hệ thống cụng việc cho từng bộ phận và chia cụng việc từng cỏ nhõn.
+ Dựa trờn cỏc định mức cụng việc và qh quản lý khỏch quan để xỏc định cỏc bộ phận ql và cỏc mqh phối hợp qua lại .
+ Sau đú xỏc định vấn đề kinh tế, từ đú mới xỏc định tiờu chuẩn hoỏ cỏn bộ, định biờn, xõy dựng quy chế, bổ nhiệm, vận hành thử, điều chỉnh và phờ chuẩn chớnh thức. PP này ngày càng được sử dụng nhiều hơn, vỡ được ỏp dụng cho bất kỳ cơ cấu tổ chức quản lý nào, tổ chức cũ hay mới.
- Phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý: dựa trờn cơ sở quỏ trỡnh cụng nghệ thực hiện cỏc nhiệm vụ quản lý.
Cõu 16: Phõn tớch nội dung, phương phỏp tổ chức – hành chớnh? Hiện nay Nhà nước ta sử dụng phương phỏp này như thế nào?
+ Phương phỏp QL là cỏch thức tỏc động của chủ thể QL sử dụng tỏc động vào đối tượng quản lý nhằm đạt tới mục tiờu đó đề ra.
+ PP QL là pp làm việc giữa con người với con người, thỡ nú phải mang tớnh nhõn đạo. Phải phự hợp với tõm sinh lý con người, phự hợp với đạo đức, truyền thống, văn hoỏ của con người.
+ PP QL là pp điều khiển hành vi của người khỏc, chủ thể QL điều khiển hành vi đối tượng quản lý. Điều khiển hành vi của người khỏc khi xuất hiện động cơ hành động, mà động cơ hành động bao gồm: quyền lực kinh tế, quyền lực tinh thần và quyền lực chớnh trị.
* Phương phỏp tổ chức hành chớnh: Là cỏch thức mà chủ thể tỏc động đến đối
tượng bằng cỏc mệnh lệnh, qui định cú tớnh hành chớnh bắt buộc, cú tớnh kế hoạch.
Chỳ ý:
+ Sử dụng cụng cụ: Cỏc chỉ thị, mệnh lệnh, nụi quy ... văn bản mang tớnh phỏp lý. + Mục tiờu tỏc động: Là tỏc động trực tiếp vào hành vi của cỏ nhõn, nhằm điều chỉnh hành vi cỏ nhõn theo quy định hành vi của tổ chức.
- Cơ sở của PP QLHC:
+ Cỏc quy luật về tổ chức.
+ Quyền lực về tổ chức: Được nảy sinh do chức năng, nhiệm vụ.
+ Cỏc quan hệ tổ chức: Trong 1 tổ chức phải cú cấp trờn, cấp dưới; cú mệnh lệnh và sự phục tựng.
- Đặc trưng:
+ Là sự cưỡng bức, bắt buộc đơn phương, một chiều từ chủ thể đến đối tượng. + Tớnh kế hoạch
+ Cú hiệu lực ngay lỳc ban hành. - Hướng tỏc động:
+ Tỏc động về tổ chức: Người ql ban hành cỏc qui định, co cấu quy mụ, quy chế hoạt động, cỏc tiờu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức; Xỏc định mqh tổ chức. + Tỏc động về hành vi hoạt động của đối tượng ql, đưa hành động của đối tượng ql vào khuụn khổ, đảm bảo sự phối hợp đồng bộ nhịp nhành theo kế hoạch đó định.
+ Ưu:
. Xỏc lập trật tự, kỷ cương trong hệ thống.
. Nhanh chúng tạo sự thống nhất hành động trong sự đa dạng, phức tạp của đối tượng trong hệ thống.
. Giải quyết cỏc vấn đề trong ql rất nhanh.
. PP này phự hợp trong điều kiện gặp khẩn cấp, khú khăn.
Hiệu lực rất cao, nhanh, tập trung và thống nhất hành động, tạo nền tảng ổn định của tổ chức.
Thớch hợp tỡnh huống tuõn thủ tuyệt đối, phản ứng nhanh và dễ thực hiện.
+ Nhược:
. Nếu lạm dụng quỏ mức pp này sẽ rơi vào hành chớnh quan liờu.
. Tạo ra tỡnh trạng thụ động của nhõn viờn, hạn chế sự sỏng tạo của cấp dưới. . Tiềm ẩn sự phản khỏng từ cấp dưới
. Dẫn đến duy ý chớ của cấp trờn, dễ lạm dụng quyền lực. - Những điểm cần chỳ ý:
+ Điều tra, nghiờn cứu kỹ trước khi ra quyết định để hạn chế tớnh quan liờu. + Cần tỉnh tỏo khi sử dụng để trỏnh đặc quyền, đặc lợi.
+ Cần tập trung dõn chủ khi sử dụng phương phỏp này.