PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÙNG MINH
2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THƯƠNG MẠI HÙNG MINH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÙNG MINH
2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THƯƠNG MẠI HÙNG MINH MẠI HÙNG MINH
Ở công ty Cổ phần Thương mại Hùng Minh, phòng kế toán hiện nay gồm có 07 người. Trong đó có 1 kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng kế toán ), 1 quản lí ( kiêm phó phòng ), 1 kế toán tổng hợp và 4 nhân viên kế toán phụ trách các phần hành kế toán khác nhau bao gồm: kế toán TSCĐ, kế toán thanh toán, thủ kho và thủ quỹ. Tất cả đều tốt nghiệp đại học hệ chính quy, trong đó có kế toán trưởng và quản lí đã có bằng kế toán trưởng.Điều đó góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán tại công ty. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần thương mại Hùng Minh:
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Thương mại Hùng Minh
( Nguồn: Phòng kế toán công ty )
Kế toán trưởng(Trưởng phòng kế toán) Quản lí ( Phó phòng kế toán) Thủ kho Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp Thủ Quỹ
Chức năng, nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán như sau:
Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán): là người tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của công ty.
Nhiệm vụ của kế toán trưởng đó là:
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lí, phù hợp với quy mô hoạt động của công ty và theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lí kinh tế.
Cụ thể hóa các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước và công ty.
Phân công lao động kế toán hợp lí, hướng dẫn toàn bộ công việc trong phòng kế toán, đảm bảo từng bộ phận, từng nhân viên kế toán phát huy được tối đa năng lực chuyên môn, tạo nên sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán có liên quan ( ví dụ kế toán tiền với thủ quỹ…), góp phần thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty.
Kí duyệt các hóa đơn, chứng từ cần thiết có liên quan, chịu trách nhiệm lập và nộp các báo cáo quyết toán. Tổ chức bảo quản, lưu giữ tài liệu chứng từ, giữ bí mật các số liệu theo quy định của ban giám đốc.
Quản lí (kiêm phó phòng kế toán): là người cùng với trưởng phòng thực hiện các công việc được phân công, cùng với trưởng phòng tham gia vào công tác tổ chức quản lí điều hành các phần hành kế toán. Nhiệm vụ của quản lí đó là phân công lao động hợp lí, hướng dẫn các công việc kế toán cho từng bộ phận, từng nhân viên kế toán.
Kế toán tổng hợp:
Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp như sau:
Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp.
Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh
Tổng hợp và báo cáo tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng hàng ngày
Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết
Hạch toán kết chuyển doanh thu, chi phí, khấu hao TSCĐ, nghiệp vụ khác để xác định kết quả kinh doanh của công ty
Theo dõi và quản lý tổng quát công nợ toàn công ty.
Lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm cho ban giám đốc.
Lập báo cáo tài chính theo quý, năm cho ngân hàng.
Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu
Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán
Kế toán TSCĐ:
Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ như sau:
Theo dõi chi tiết cho từng loại TSCĐ theo đối tượng sử dụng và địa điểm bảo quản, sử dụng
Theo dõi và lập chứng từ cho mọi trường hợp tăng giảm TSCĐ
Tính khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng
Phát hiện tình trạng và mức độ hư hỏng (nếu có) đề xuất mua sắm mới và sửa chữa khi cần thiết
Tiến hành kiểm kê TSCĐ định kỳ hàng năm
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ chủ yếu sau:
Căn cứ chứng từ Đề nghị chuyển tiền của kế toán các bộ phận khác chuyển đến, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ giấy tờ đề xuất (Đơn xin mua hàng, bản đối chiếu công nợ, chứng từ nhập xuất kho..).
Lập ủy nhiệm chi (nếu thanh toán bằng tiền gửi), lập chứng từ vay ngân hàng (nếu giải ngân bằng vay ngân hàng) mang ra ngân hàng.
Theo dõi và cập nhật theo ngày các nghiệp vụ phát sinh tại ngân hàng.
Tính lương hàng tháng cho nhân viên toàn công ty, hạch toán chi phí lương.
Lập đơn mua hàng, hợp đồng mua, theo dõi quá trình mua hàng cho đến khi có phiếu nhập kho.
Bàn giao hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào cho kế toán bộ phận thuế.
Lập báo cáo kế hoạch thanh toán hàng tháng cho các nhà cung cấp.
Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán
Thủ quỹ: có nhiệm vụ chủ yếu như sau:
Quản lí tiền mặt, thu tiền, thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt.
Hàng tháng, vào sổ quỹ, lên báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ.
Hàng tháng, tổ chức đi thu tiền ở các cá nhân hay tổ chức còn thiếu, rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về nhập quỹ khi có yêu cầu.
Nếu để xảy ra thất thoát tiền mặt do nguyên nhân chủ quan thì thủ quỹ phải chịu trách nhiệm bồi thường.
Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của Nhà nước về quản lí tiền mặt.
Thủ kho: Nhiệm vụ chính của thủ kho như sau:
Nhập hàng hóa vào kho, sắp xếp bảo quản đúng nơi quy định
Xuất hàng hóa theo yêu cầu
Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa nhập – xuất theo chứng từ
Cập nhật thẻ kho
Báo cáo nhập xuất tồn kho cho kế toán hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
Báo cáo tình trạng hàng hóa có trong kho hàng tuần, hàng tháng
Quản lý số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho
Lập hồ sơ và lưu trữ các thông tin về việc sử dụng và tình trạng hàng hóa